Dankzij de directe integratie tussen Payhawk en QuickBooks Online heb je volledige controle over de gegevensuitwisseling tussen beide systemen.
Payhawk voert een gegevenssynchronisatie uit zodra het systeem voor het eerst wordt gekoppeld aan QuickBooks Online. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk. Je geeft ook de begindatum op van de saldi die je wilt synchroniseren tussen Payhawk en QuickBooks Online.
Het volgende diagram geeft een overzicht van de gegevens die automatisch tussen de systemen worden gesynchroniseerd.
Betalingen exporteren naar QuickBooks Online
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen verwerkte transacties. Als een betaling wel is goedgekeurd, maar nog niet is afgewikkeld, exporteert Payhawk deze niet naar QuickBooks Online.
Zodra een transactie door de bank is afgewikkeld, worden de afwikkelingsdatum en het bedrag automatisch geëxporteerd naar de bankrekening van Payhawk in QuickBooks Online als een bill payment.
Voor meer informatie over de integratie van Payhawk-QuickBooks Online rekeningen, zie het artikel over rekeningen synchroniseren met QuickBooks Online.
Stortingen exporteren naar QuickBooks Online
Standaard exporteert Payhawk een ontvangen storting automatisch als een bank deposit transaction in QuickBooks Online.
Soms is het niet wenselijk om stortingen automatisch te exporteren vanwege bepaalde vooraf gedefinieerde instellingen. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Uitgaven exporteren naar QuickBooks Online
Zodra een uitgave is beoordeeld, exporteert Payhawk de uitgave naar QuickBooks Online als een bill.
Bij terugbetalingsuitgaven gebruikt Payhawk de medewerker als vendor.
Facturen koppelen aan betalingen
Wanneer een factuur wordt gepost en deze is betaald via Payhawk, zal Payhawk automatisch een factuurbetaling aanmaken en koppelen.
Gegevensvelden geëxporteerd naar QuickBooks Online
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het QuickBooks Online systeem:
Leverancier - Als de leverancier niet in het QuickBooks Online-systeem staat, waarschuwt Payhawk de gebruiker dat dit mogelijk een nieuwe leverancier is en wordt de optie getoond om deze aan te maken vanuit Payhawk of – als de gebruiker de rol Werknemer heeft – om dit aan te vragen bij een gebruiker met de beheerdersrol.
Categorie - Je kunt Payhawk-categorieën toewijzen aan de QuickBooks Online-rekeninglijst, items of beide.
Documentnummer
Voorvoegsel documentnummer – In dit optionele veld kun je een voorvoegsel opgeven voor alle uitgaven via Payhawk, zodat je ze gemakkelijk herkent bij export naar QuickBooks Online.
Documentdatum
Serviceperiode — Zodra de beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt hiermee de documentdatum van de uitgaveboeking in het ERP-systeem overschreven.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Opmerking – De toelichting van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld Description van de uitgave in QuickBooks Online.
Documentafbeelding.
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
Belastingtarief - Het belastingtarief van QuickBooks Online.
Tracking-categorieën – Payhawk importeert QuickBooks Online 'Classes', 'Locations', 'Customers' en 'Projects', en stelt je in staat deze te gebruiken als velden bij uitgaven.
Kosten - Voor transactiekosten wordt er tijdens de verbinding met het ERP-systeem een aparte post in het betalingsboek aangemaakt binnen de daarvoor bestemde rekening.
Wisselkoers - Bij het exporteren van gegevens naar QuickBooks Online gebruikt Payhawk de FX koers zoals gedefinieerd in QuickBooks Online. Echter, als het onkosten-item en de betaling niet dezelfde valuta hebben, past Payhawk zijn eigen interne wisselkoers toe. Als het onkosten-item bijvoorbeeld in USD is en in euro's wordt betaald, wordt het bedrag door Payhawk zelf omgerekend als de gegevens naar QuickBooks Online worden geëxporteerd.