Afhankelijk van de gedefinieerde workflow binnen je bedrijf, kan je worden toegewezen als goedkeurder voor uitgave-aanvragen die door je teamleden worden ingediend.
Wanneer een uitgave-verzoek ter goedkeuring is ingediend, word je hiervan per e-mail op de hoogte gesteld en ontvang je ook een e-mailmelding in je Postvak-IN in Payhawk.
Details
Op basis van de gedefinieerde workflow worden na goedkeuring van een uitgave-verzoek alle relevante goedkeurders in de goedkeuringsketen van dat uitgavetype op de hoogte gesteld.
Zodra je een uitgave-verzoek hebt afgewezen, wordt de medewerker die het verzoek heeft ingediend hiervan via een pushmelding op zijn of haar telefoon en per e-mail op de hoogte gebracht. Ook de reden van je afwijzing is hierbij te zien.
Afhankelijk van de vooraf gedefinieerde goedkeuringsflows binnen je bedrijf, ontvangen de goedkeurders van uitgaven met gesplitste regelitems tegelijkertijd een uitgave-aanvraag voor het betreffende bedrag. In het uitgave-verzoek kunnen goedkeurders de details van de andere regelitems en goedkeurders bekijken.
Bij het terugsturen of afwijzen van een uitgave, wordt de reden voor de actie die je hebt aangegeven (samen met de actie zelf) geregistreerd als een opmerking. Deze kan worden bekeken vanuit het tabblad Activiteit > Opmerkingen.
De acties Terugsturen aan medewerker en Afwijzen worden ook geregistreerd als een activiteit en zijn via het tabblad Activiteit > Workflow in te zien.
Toegang tot uitgave-verzoeken
Je kunt via de melding die per e-mail binnenkomt, op je telefoon of computer een uitgave-verzoek openen.
Je kunt ook de mobiele Payhawk-app op je telefoon openen of via je browser inloggen op het Payhawk-webportaal en het verzoek openen vanuit je Payhawk Postvak-IN.
Bankbetalingsverzoeken voor inkooporders goedkeuren
Bij het goedkeuren van een betaling van een leveranciersfactuur die is gekoppeld aan een inkooporder, krijg je mogelijk een waarschuwing over bedragverschillen op basis van de twee- of drievoudige matching door Payhawk en op basis van de vooraf gedefinieerde discrepantieregels bij je bedrijf. De inhoud van het bericht kan daarom variëren.
Uitgave-verzoeken goedkeuren voor gebudgetteerde bedragen
Als je budgeteigenaar bent of een goedkeurder van uitgave-verzoeken voor uitgaven die je bedrijf heeft gebudgetteerd, kun je de details van het budget inzien en het budget en de uitgave zelf bekijken voor meer details.
Als je budgeteigenaar bent of een goedkeurder van uitgave-verzoeken voor uitgaven die je bedrijf heeft gebudgetteerd, en het uitgave-verzoek heeft te maken met een inkooporder, kun je de details van het budget inzien en het budget en de uitgave zelf bekijken voor meer details.
Als je het budget dreigt te overschrijden of dit al hebt gedaan, geeft het systeem een waarschuwing.
Uitgave-verzoeken goedkeuren in de mobiele app
Een uitgave-verzoek goedkeuren in de mobiele Payhawk-app:
Tik in de mobiele Payhawk-app op Postvak-IN.
Selecteer onder In behandeling het gewenste uitgave-verzoek door erop te tikken
Tik op Goedkeuren.
Uitgave-verzoeken afwijzen in de mobiele app
Een uitgave-verzoek afwijzen:
Ga in de mobiele Payhawk-app naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste uitgave-verzoek door erop te tikken.
Tik op Afwijzen. Hierdoor verschijnt het scherm Verzoek afwijzen. Hier kies je of je de uitgave terugstuurt, zodat de aanvrager deze kan bijwerken, of dat je deze direct afwijst en verwijdert.
Ga als volgt te werk om het uitgave-verzoek dat de werknemer moet bijwerken en opnieuw moet indienen, terug te sturen:
Tik op de optie Terugsturen naar medewerker.
Voer onder Opmerking de reden van de afwijzing in met daarbij de aanvullende informatie die de medewerker nog moet verschaffen.
Tik op Terugsturen.
Het uitgave-verzoek afwijzen en verwijderen:
Kies de optie Afwijzen en verwijderen.
Voer onder Opmerking in wat de reden is dat je de uitgave afwijst.
Tik op Afwijzen.
Uitgave-verzoeken goedkeuren in de portal
Een uitgave-verzoek goedkeuren:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste uitgave-verzoek door erop te klikken.
Klik in het volgende scherm op Goedkeuren.
Een uitgave-verzoek afwijzen in de portal
Je wijst een uitgave-verzoek als volgt af:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste uitgave-verzoek door erop te klikken.
Klik in het volgende scherm op Afwijzen. Hierdoor verschijnt het dialoogvenster Verzoek afwijzen. Hier kies je of je de uitgave terugstuurt zodat de aanvrager deze kan bijwerken, of dat je deze direct afwijst en verwijdert.
Ga als volgt te werk om het uitgave-verzoek dat de werknemer moet bijwerken en opnieuw moet indienen, terug te sturen:
Klik op de optie Terugsturen naar medewerker.
Voer onder Opmerking de reden van de afwijzing in met daarbij de aanvullende informatie die de medewerker nog moet indienen.
Klik op Terugsturen.
Een uitgave-verzoek afwijzen en verwijderen:
Kies de optie Afwijzen en verwijderen.
Voer onder Opmerking in wat de reden is dat je de uitgave afwijst.
Klik op Afwijzen en verwijderen.
Als je een verzoek voor een kaartuitgave afwijst, wordt de uitgave niet verwijderd, maar voorzien van de reden zodat de boekhouder dit kan zien.
Als je een verzoek voor andere uitgavetypen afwijst, wordt de uitgave verwijderd tenzij er zonder goedkeuring voor is betaald.
