Met de directe integratie tussen Payhawk en Exact Online heb je de volledige controle over de gegevens die tussen beide systemen worden uitgewisseld.
Payhawk synchroniseert de gegevens zodra het systeem voor het eerst is verbonden met Exact Online. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk. Ook specificeer je de begindatum van de saldi die je wilt synchroniseren tussen Payhawk en Exact Online.
In het volgende diagram zie je de gegevens die automatisch worden gesynchroniseerd tussen de systemen.
Betalingen doorsturen naar Exact Online
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen afgewikkelde transacties. Dit betekent dat een betaling die wel is geautoriseerd maar nog niet is afgewikkeld, niet wordt geëxporteerd naar Exact Online.
Zodra de bank een transactie heeft afgewikkeld, worden de afwikkelingsdatum en het -bedrag automatisch als een bankboeking geëxporteerd naar de Payhawk-bankrekening in Exact Online. Dit gaat bijvoorbeeld om kaarttransacties en rekeningbetalingen.
Stortingen doorsturen naar Exact Online
Zodra een storting is ontvangen, stuurt Payhawk de stortingstransactie automatisch door als een bankafschrift-regel in Exact Online.
Soms is het niet wenselijk om stortingen automatisch te exporteren vanwege bepaalde vooraf gedefinieerde instellingen. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Uitgaven doorsturen naar Exact Online
Payhawk stuurt een beoordeelde uitgave door naar Exact Online als post voor het inkoopboek. Heb je een terugbetaling ontvangen (een uitgave met een negatief bedrag), dan maakt Payhawk een post aan voor het inkoopboek met een negatief bedrag en een post voor het bankboek met een positief bedrag.
Facturen koppelen aan betalingen
Als er een inkoopfactuur is ingediend en de uitgave via Payhawk is betaald, dan maakt en koppelt Payhawk automatisch een post voor het betalingsboek.
Gegevensvelden die worden geëxporteerd naar Exact Online
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het Exact Online-systeem:
Leverancier - Als de leverancier nog niet in het Exact Online-systeem is opgenomen, maakt Payhawk automatisch een nieuwe verkoper aan.
Categorie - Afgestemd met het rekeningstelsel in Exact Online.
Documentnummer
Voorvoegsel documentnummer - Met dit optionele veld geef je een voorvoegsel aan alle uitgaven die via Payhawk zijn gedaan en visualiseer je deze eenvoudig voor export naar Exact Online.
Documentdatum
Serviceperiode - Zodra de beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt hiermee de documentdatum van de uitgave in het ERP-systeem overschreven.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Opmerking - De toelichting van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld memo van de uitgave in Exact Online.
Documentafbeelding
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
Btw-tarief - Het belastingtarief verstrekt door Exact Online.
Kostenplaats, kostendrager, projecten - Payhawk importeert Exact Online-classificaties en zorgt ervoor dat deze als uitgavenvelden kunnen worden gebruikt.
Kosten - Voor transactiekosten wordt er tijdens de verbinding met het ERP-systeem een aparte post in het betalingsboek aangemaakt binnen de daarvoor bestemde rekening.
Begindatum afschrijving en einddatum afschrijving - Bij het exporteren van een uitgave worden de gegevens uit deze twee uitgavenvelden naar de gegevensvelden van en tot in het inkoopboek binnen Exact Online doorgestuurd.