Het groepsdashboard en de functionaliteit voor multi-entiteitenbeheer in Payhawk stellen je in staat om teams en teaminstellingen op groepsniveau te beheren. Zo kun je groepsteams aanmaken, een naam geven aan je groepsstructuur en de rechten van teammanagers beheren.
Groepsteams aanmaken
Als je nog geen teams hebt binnen je entiteiten, kun je direct beginnen met het aanmaken van groepsteams:
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams.
Klik in het volgende scherm op + nieuw.
Vul in het dialoogvenster de naam van het nieuwe team in en kies eventueel een bovenliggend team. Klik op aanmaken.
Selecteer in het volgende scherm de teamleden en teammanagers via de bijbehorende keuzemenu’s.
Groepsteams hernoemen
Zo wijzig je een teamnaam:
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams en selecteer het gewenste team.
Klik op het menu met de drie puntjes en kies bewerken.
Werk in het dialoogvenster de teamnaam bij en klik op opslaan.
Groepsleden toevoegen of verwijderen
Om nieuwe leden aan je groepsteam toe te voegen, selecteer je ze via het keuzemenu.
Om teamleden uit je groepsteam te verwijderen, ga je met je muis over de betreffende naam en klik je op x.
Teammanagers toevoegen of verwijderen
Om nieuwe teammanagers aan je groepsteam toe te voegen, selecteer je ze via het keuzemenu.
Groepsbeheerders kunnen een teammanager toewijzen zonder diegene uit te nodigen voor alle entiteiten waarvoor ze goedkeuring moeten geven.
Om teammanagers uit je groepsteam te verwijderen, ga je met je muis over de betreffende naam en klik je op x.
Groepsteam verwijderen
Zo verwijder je een groepsteam:
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams en selecteer het gewenste team.
Klik op het menu met de drie puntjes en kies team verwijderen.
Klik in het dialoogvenster op verwijderen.
Teams verplaatsen naar andere groepsteams
Je kunt teams en subteams ook verplaatsen, bijvoorbeeld om ze onder een ander groepsteam te hangen of om ze los te maken van een bestaand team:
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams en ga met je muis over het gewenste team of subteam.
Klik op het pijltje.
In het schermpje dat opent, kun je het volgende doen:
Als je een team als subteam van een ander team wilt instellen, selecteer je het bovenliggende team via het keuzemenu.
Wil je een subteam losmaken en als hoofdteam instellen? Selecteer dan geen in de keuzelijst.
Klik op doorgaan.
Groepsteams samenvoegen
Op groepsniveau kun je teams alleen samenvoegen als ze geen subteams hebben.
Na het samenvoegen:
Worden de teamleden van het samengevoegde team toegevoegd aan de teamleden van het doelteam.
Worden de teammanagers van het samengevoegde team toegevoegd aan de teammanagers van het doelteam.
Zo voeg je teams samen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams en ga met je muis over het gewenste team of subteam.
Klik op het pijltje.
Selecteer in het dialoogvenster via het keuzemenu het doelteam waarmee je wilt samenvoegen.
Kies vervolgens de optie teams samenvoegen.
Klik op doorgaan.
Een aanpasbare naam instellen voor je groepsteamstructuur
Je kunt aanpasbare namen gebruiken voor je Payhawk-teams die aansluiten bij de structuur van jouw groep.
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > instellingen > teams.
Zet de optie aanpasbare organisatienaam gebruiken aan.
Vul de gewenste naam in bij de velden naam (enkelvoud) en naam (meervoud).
Klik op bijwerken.
Elke entiteit kan lokaal een aanpasbare organisatienaam instellen.
Zichtbaarheid en externe ID’s van teams instellen
Binnen de groepsinstellingen kun je bepalen welke teams zichtbaar zijn voor specifieke entiteiten, en teams verbergen die niet relevant zijn. Daarnaast kun je teams toewijzen aan specifieke entiteiten en kiezen of je één externe ID gebruikt voor alle entiteiten, of een unieke ID per entiteit instelt.
Ga in het Payhawk-webportaal naar groepsdashboard > medewerkers > teams en selecteer het gewenste team.
Klik in het gedeelte zichtbaarheid per entiteit op bewerken.
Selecteer in het dialoogvenster de entiteiten waarvoor het team zichtbaar moet zijn, en deselecteer de entiteiten waarvoor dat niet geldt.
Om per entiteit een unieke externe ID in te stellen, doe de schakelaar Externe ID aan en vul per entiteit de juiste gegevens in.
Om dezelfde externe ID voor alle entiteiten te gebruiken, doe de schakelaar uit en vul de ID één keer in.
Klik op opslaan.
Vervangers toewijzen voor goedkeurders over entiteiten heen
Medewerkers die als goedkeurder zijn aangewezen, kunnen een vervanger instellen die hun taken overneemt tijdens afwezigheid — ongeacht tot welke entiteit zij behoren.
Standaard staat de optie om vervangers uit andere entiteiten in te schakelen op groepsniveau uit. Deze moet expliciet worden geactiveerd door een Payhawk-beheerder. Groepsbeheerders, die al toegang hebben tot alle entiteiten, kunnen echter altijd vervangers aanstellen over entiteiten heen.
De afwezigheidsfunctie voor de groep inschakelen:
Ga naar groepsdashboard > instellingen > teams.
Zet de schakelaar vervanger bij afwezigheid toestaan vanuit andere entiteiten aan.
