Standaard zien groepsbeheerders het groepsdashboard, dat verschillende opties biedt om de financiële situatie en operationele status van meerdere entiteiten te monitoren.
Het groepsdashboard geeft je snel toegang tot de volgende informatie:
Een lijst van al je entiteiten in Payhawk, met een overzicht van kaarten en medewerkers.
Een statuskolom (dekking) per entiteit, die aangeeft of er voldoende middelen zijn om de openstaande kosten en abonnementen te dekken.
Openstaande uitgaven en abonnementen.
Een overzicht van alle uitgaven die nog niet zijn goedgekeurd (in afwachting), niet zijn beoordeeld of nog niet zijn betaald.
Lijst van entiteiten
Via het keuzemenu van elke entiteit kun je de volgende informatie opvragen:
Aantal medewerkers in de entiteit. Toont zowel de actieve gebruikers in de entiteit als gebruikers met een openstaande uitnodiging.
Aantal kaarten van de entiteit. Toont zowel actieve kaarten als kaarten met een openstaande activatie.
De beschikbare middelen van de entiteit, weergegeven in de bijbehorende valuta.
Status: voldoende middelen
Naast de beschikbare middelen geeft de kolom dekking aan of het saldo in de bijbehorende valuta voldoende is om de uitgaven voor een geselecteerde periode te dekken.
Zo krijgen groepsbeheerders inzicht in:
Wanneer er geld moet worden gestort om aankomende uitgaven te dekken.
Het bedrag dat nodig is.
Als de huidige middelen voldoende zijn om de openstaande uitgaven en abonnementen te dekken, krijgt de status de aanduiding VOLDOENDE.
Als de openstaande uitgaven en abonnementen het beschikbare saldo overschrijden, verandert de status in ONVOLDOENDE — dit geeft aan dat er een storting nodig is.
Op basis van de informatie in het groepsdashboard kunnen groepsbeheerders het volgende doen:
De verwachte uitgaven en beschikbare middelen met elkaar vergelijken en het verschil als referentie gebruiken.
Tijd besparen door vanuit dit overzicht direct door te klikken naar het bijbehorende saldo wanneer er een storting nodig is.
Let op: de verwachte uitgaven zijn exclusief een prognose van kaartuitgaven (turnover). Beheerders kunnen waarschuwingen voor een laag saldo op entiteitsniveau gebruiken om risico's te beperken en tijdig gewaarschuwd te worden. Bij een waarschuwing verandert de status in ONVOLDOENDE.
Openstaande uitgaven en abonnementen
Het tabblad Te betalen uitgaven toont het totaalbedrag van beoordeelde, nog niet betaalde facturen en declaraties waarvan de vervaldatum vóór vandaag ligt. Klik op het totaalbedrag om alle uitgaven te bekijken die de entiteit nog moet betalen. Op deze manier krijgt de groepsbeheerder een gedetailleerder overzicht van de openstaande uitgaven van een specifieke entiteit.
Het tabblad te betalen abonnementen toont het bedrag van aankomende abonnementen die deze maand vervallen. Klik op het totaalbedrag om alle aankomende abonnementskosten van de entiteit te bekijken.
Overzicht van de bedrijfsvoering
De kolommen INDIENEN, GOEDKEUREN, BEOORDELEN en BETALEN geven groepsbeheerders inzicht in hoeveel openstaande acties er zijn per entiteit. Het aantal uitgaven per entiteit wordt in blauw weergegeven, terwijl het keuzemenu van een individuele entiteit een uitsplitsing per valuta toont. Voor meer informatie, zie de uitgavencyclus.
