Payhawk ondersteunt directe integratie met DATEV Cloud Services door gebruik te maken van de Rechnungsdatenservice 1.0. Zo kun je uitgaven moeiteloos exporteren naar DATEV Unternehmen Online (DUO).
Met de integratie tussen Payhawk en DUO heb je de volledige controle over de gegevens die tussen beide systemen worden uitgewisseld.
In het schema hieronder zie je welke gegevens DUO en Payhawk onderling delen.
Zie voor meer informatie de volgende artikelen:
Betalingen doorsturen naar DUO
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen verwerkte transacties. Dit betekent dat een betaling die wel is geautoriseerd maar nog niet is verwerkt, niet wordt geëxporteerd naar DUO.
Zodra een transactie is verwerkt, worden de afwikkelingsdatum en het -bedrag automatisch als een bankboeking geëxporteerd naar de Payhawk-bankrekening in DUO.
Zie voor meer informatie het artikel over uitgaven en betalingen exporteren naar DUO.
Stortingen doorsturen naar DUO
Bij het exporteren van stortingen naar DUO creëert Payhawk twee grootboekimports met tegengestelde tekens:
Transactie met een positief teken (+)
[Debet] rekeningnummer dat overeenkomt met de saldorekening-code.
[Credit] Rekeningnummer van de bedrijfspartner dat overeenkomt met de standaard leveranciersrekening-code.
Transactie met een negatief teken (-)
[Credit] rekeningnummer dat overeenkomt met de tussenrekening-code.
[Debet] Rekeningnummer van de bedrijfspartner dat overeenkomt met de standaard leveranciersrekening-code.
Bij beide transacties is het rekeningnummer van de bedrijfspartner(Gegenkonto) de standaard leveranciersrekening-code die je niet hebt ingesteld in de Payhawk-DATEV-verbindingswizard. Om in de kolom Gegenkonto een rekeningnummer in te laten vullen, moet je je DATEV-integratie verbreken en opnieuw verbinden, en een standaard leveranciersrekening-code opgeven.
Uitgaven doorsturen naar DUO
Als een uitgave is gemarkeerd als beoordeeld via de optie markeer als beoordeeld, dan exporteert Payhawk de uitgave naar DUO.
Deze conventies zijn van toepassing op de volgende specifieke uitgaven:
Uitgaveboekingen crediteren de collectieve leveranciersrekening en debiteren de grootboekrekening, terwijl betalingsboekingen de Payhawk-bankrekening crediteren en de collectieve leveranciersrekening debiteren.
Daarom verschijnen uitgaveboekingen als een positief bedrag en betalingsboekingen als een negatief bedrag in DUO.
Het uitgavedocument wordt alleen bijgevoegd aan de uitgaveboeking.
De uitgave- en betalingsboekingen worden toegewezen op basis van het referentienummer in het uitgavedocument.
Betaalde en onbetaalde rekeningen, declaraties en kaartuitgaven kun je in DATEV markeren als betaald via het aanpasbare veld DATEV-betalingsstatus in Payhawk. Deze status moet je instellen voordat je exporteert vanuit Payhawk, omdat DATEV geen updates toestaat na de export.
Zie voor meer informatie het artikel over uitgaven en betalingen exporteren naar DUO.
Uitgaven in DATEV markeren als betaald of als onbetaald
Je kunt uitgaven in DATEV markeren als betaald of onbetaald als de betalingen pas na de uitgavenexport zijn gedaan, door het aanpasbare veld DATEV-betalingsstatus in te schakelen.
Om de DATEV-betalingsstatus te gebruiken, werk je de zichtbaarheids instellingen bij. Deze zijn standaard ingesteld op niemand. Eenmaal ingeschakeld, is dit veld beschikbaar voor elke uitgave in Payhawk en wordt de waarde weergegeven in de velden Paid status (betalingsstatus) enPaid date (betaaldatum) van de uitgave in DATEV DUO.
Voor kaartuitgaven wordt de betaaldatum de afwikkelingsdatum. Voor alle andere onbetaalde uitgaven wordt dit standaard de huidige datum.
Facturen koppelen aan betalingen
Als een inkoopfactuur wordt geëxporteerd vanuit Payhawk naar DUO en de uitgave via Payhawk al is betaald, dan maakt en exporteert Payhawk automatisch de post aan in het betalingsboek en koppelt dit aan de uitgave via het uitgavenummer en de naam van de leverancier.
Uitgaventypen die worden geëxporteerd naar DUO
Op dit moment kun je de volgende uitgaventypen vanuit Payhawk exporteren naar DUO:
Kaartuitgaven
Rekeningbetalingen
Bedrijfscontanten
Declarabele onkosten
Dagvergoedingen
Kilometervergoedingen
De rekening- en kaartuitgaven worden geëxporteerd op basis van de naam van de leverancier op de factuur. Is de uitgave echter geüpload naar Payhawk als declarabele onkosten (declaratie, dagvergoeding, kilometervergoeding), dan probeert het systeem de naam van de medewerker te vinden en de export uit te voeren op basis van de medewerker die de uitgave heeft ingediend in Payhawk.
Als Payhawk de naam van deze medewerker niet kan vinden, dan probeert het systeem de declarabele onkosten te exporteren op basis van de naam van de leverancier.
Ontbreekt ook de naam van de leverancier, dan exporteert het systeem de declarabele onkosten op basis van de standaard Business partner account (rekening bedrijfspartner) in DUO.
Gegevensvelden die worden geëxporteerd naar DUO
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar DUO:
Categorie - Toegewezen aan het rekeningstelsel in DUO.
Documentnummer
Voorvoegsel documentnummer - Met dit optionele veld geef je een voorvoegsel aan alle uitgaven die via Payhawk zijn gedaan en visualiseer je deze eenvoudig voor de export naar DUO.
Documentdatum
Serviceperiode - Zodra de beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt hiermee de documentdatum van de uitgaveboeking in het ERP-systeem overschreven.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt de datum van de uitgave gebruikt als vervaldatum.
Opmerking - De toelichting van de kaarthouder bij de uitgave wordt weergegeven in het veld Description (omschrijving) van de uitgave in DUO.
Documentafbeelding
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
Btw-tarief - Het belastingtarief verstrekt door DUO.
Trackingcategorieën - Payhawk importeert DUO-dimensies die je vervolgens kunt gebruiken als uitgavenvelden. De DATEV-betalingsstatus heeft invloed op de status betaald en betaaldatum in het ERP-systeem.
Kosten - Voor transactiekosten wordt er tijdens de verbinding met het ERP-systeem een aparte post in het betalingsboek aangemaakt binnen de daarvoor bestemde rekening.