Je kunt via het Excel-sjabloonbestand handmatig bestaande leveranciers in Payhawk importeren en je leveranciersdatabase uit Payhawk exporteren.
Als je beschikt over een actieve ERP-integratie met Payhawk, kun je leveranciers niet handmatig importeren.
Details
Als je je leveranciers handmatig invoert in Payhawk, werkt het systeem de bestaande leveranciersdatabase bij door de namen, belastingnummers en externe ID's van de leverancier te matchen:
Als er tussen de bestaande en geïmporteerde leveranciers een match wordt gevonden in deze velden, dan werkt Payhawk de bestaande leveranciers bij.
Als er geen match wordt gevonden voor een bestaande leverancier, verwijdert Payhawk de bestaande leverancier.
Als er geen match wordt gevonden voor bestaande gegevens in een bestandsrij, maakt Payhawk voor die rij een nieuwe leverancier aan.
Het Excel-sjabloon
Het sjabloonbestand in Excel voor het uitvoeren van een handmatige import van leveranciers naar Payhawk bevat de subbladen leveranciers en aanvullende velden en bevat ook korte instructies over de vereiste importvelden per leverancier om het proces te faciliteren:
Leveranciers - Via het subblad kun je meerdere leveranciers tegelijk importeren. Specificeer hier de contact- en bankgegevens van de leverancier, evenals het belastingnummer en overige leveranciersgegevens.
Aanvullende velden - Via het subblad kun je de namen en mogelijke waarden specificeren voor de aanvullende (aanpasbare) leveranciersvelden, bijvoorbeeld projectnaam, externe referentie of kortingscode. Als je mogelijke waarden specificeert voor een aanvullend veld, wordt het veld behandeld als waardenlijst. Zo niet, dan wordt het veld behandeld als vrij in te vullen tekstveld.
Je kunt in het importsjabloonbestand geen uitgavencategorisatievelden specificeren.
Leveranciers importeren met het Excel-sjabloon
Importeer als volgt je leveranciers in Payhawk met het Excel-sjabloonbestand:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Leveranciers importeren.
Klik op het volgende scherm op de link Sjabloonbestand om het sjabloonbestand lokaal te downloaden.
Vul de benodigde gegevens in voor de leveranciersimport in het bestand.
Ga terug naar Payhawk en upload het bestand met je leveranciersgegevens. Klik op Doorgaan.
Op het volgende scherm wordt een samenvatting weergegeven van de geüploade gegevens. Bevestig de import in het systeem en klik op Importeren.
Houd er rekening mee dat Payhawk een waarschuwingsbericht weergeeft als er benodigde leveranciersgegevens ontbreken of onjuist zijn, zoals duplicaat leveranciersnamen, belastingnummers of externe ID's.
Als de import is voltooid, geeft het scherm een samenvatting van wat er met de import is bereikt en wordt de huidige staat van de app Leveranciers weergegeven. Klik op Gereed.
Leveranciers exporteren in Excel
Je kunt je leveranciers ook handmatig exporteren:
Ga naar Dashboard > Leveranciers.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie Leveranciers Exporteren. Er wordt een Excel-bestand gegenereerd en automatisch lokaal gedownload.
