Standaard exporteert Payhawk onkostennota’s naar Oracle NetSuite als Vendor Bills. Maar niet elke uitgave is een onkostennota. Daarom kun je vanaf nu ook gewone bonnetjes als journaalposten exporteren vanuit Payhawk.
Deze nieuwe optie is handig voor organisaties die hun uitgaven automatisch exporteren. Je voorkomt daarmee dat bonnetjes per ongeluk als facturen of nota’s worden doorgegeven aan de belastingdienst.
Voor meer informatie over het exporteren van uitgaven en betalingen, zie het artikel over uitgaven en betalingen exporteren van Payhawk naar Oracle NetSuite.
Export van bonnetjes als journaalposten inschakelen
Wil je bonnetjes als journaalposten naar Oracle NetSuite exporteren? Selecteer dan de juiste optie in het keuzemenu van de configuratie-wizard bij het koppelen van Payhawk aan je ERP-systeem.
Op datzelfde scherm kies je ook een 'Accounts Payable-account' in Oracle NetSuite voor de bonnetjesexport.
Bonnetjes exporteren als journaalposten
Om een uitgave vanuit Payhawk als een journaalpost naar Oracle NetSuite te exporteren, selecteer je bon (ontvangstbewijs) in het keuzemenu documenttype bij het uploaden van die uitgave.
Geëxporteerde bonnetjesgegevens in Oracle NetSuite
Zodra je een uitgave als gecontroleerd markeert, exporteert Payhawk de bon als een journal entry met de volgende categorieën in het ERP-systeem onder het tabblad Lines:
Het veld debet toont de uitgavencategorie die je in Payhawk hebt geselecteerd.
Het veld Credit toont de Accounts Payable-rekening die je in het ERP-systeem hebt geselecteerd.
De naam toont de naam van de leverancier die je hebt geselecteerd in Payhawk. Bij een terugbetaling gebruikt Payhawk de medewerker als vendor.
Naast deze specifieke velden exporteert Payhawk dezelfde gegevens als bij andere exports:
Alle classificaties worden op dezelfde manier toegepast op leveranciersfacturen (afdeling, klasse, locatie, segment, veld van het transactiegedeelte).
Er wordt een document gekoppeld in het tabblad communicatie.
Als de betaling via Payhawk is betaald en vervolgens is verrekend, zalPayhawk automatisch een factuurbetaling aanmaken en toepassen op het openstaande journaal. Het tabblad grootboekimpact toont de volgende gegevens:
Het veld debet toont de crediteurenrekening die je hebt geselecteerd in het ERP-systeem.
Het veld credit geeft de bankrekening in Payhawk weer.
