De directe integratie tussen Payhawk en Oracle NetSuite stelt je in staat volledige controle te houden over de gegevens die tussen de twee systemen worden uitgewisseld.
Payhawk voert een gegevenssynchronisatie uit bij de eerste koppeling met Oracle NetSuite. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk. Je geeft ook de startdatum op vanaf wanneer je de saldi wilt synchroniseren tussen Payhawk en Oracle NetSuite.
Master data en aanpasbare velden
Onderstaande diagram toont welke stamgegevens en aangepaste velden automatisch tussen beide systemen worden gesynchroniseerd.
Beoordeelde uitgaven en verwerkte betalingen
Onderstaand diagram toont welke gegevens over beoordeelde uitgaven en verwerkte betalingen worden uitgewisseld tussen Payhawk en Oracle NetSuite.
Betalingen doorsturen naar Oracle NetSuite
Vanwege boekhoudkundige vereisten exporteert Payhawk alleen verwerkte transacties. Dit betekent dat als een betaling is geautoriseerd, maar nog niet is verrekend, Payhawk deze niet naar Oracle NetSuite exporteert. Zodra een transactie door de bank is afgewikkeld en de uitgave is gecontroleerd, exporteert Payhawk de betaling automatisch.
Voor meer informatie over de integratie van Payhawk en Oracle NetSuite accounts, kun je terecht in ons artikel over accounts synchroniseren met Oracle NetSuite.
Stortingen doorsturen naar Oracle NetSuite
Standaard wordt een storting, zodra deze is ontvangen, automatisch door Payhawk als stortingstransactie naar Oracle NetSuite gestuurd.
Soms is het niet wenselijk om stortingen automatisch te exporteren vanwege bepaalde vooraf gedefinieerde instellingen. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Uitgaven doorsturen naar Oracle NetSuite
Zodra een uitgave is gemarkeerd als markeren als beoordeeld, zal Payhawk deze uitgave naar Oracle NetSuite pushen.
Deze conventies zijn van toepassing op de volgende specifieke uitgaven:
Kaartuitgaven worden geëxporteerd als Vendor Bills.
Contante uitgaven worden geëxporteerd als Vendor Bills.
Leveranciersbankuitgaven worden geëxporteerd als Vendor Bills.
Terugbetalingen kunnen naar Oracle NetSuite worden geëxporteerd als Bill Credits. Geïmporteerde Bill Credits worden niet toegepast op de Vendor Bills.
Tijdens de koppeling tussen Payhawk en Oracle NetSuite kun je kiezen of je Reimbursable expenses wilt exporteren als Vendor Bills of als Expense Reports. Deze instelling geldt voor alle onkosten die in aanmerking komen voor terugbetaling, kilometervergoedingen en dagvergoedingen.
Als je ervoor kiest om vergoedingen te exporteren als leveranciersfacturen, dan zal Payhawk de werknemer aanmaken als leverancier en deze leverancier gebruiken voor alle vergoedbare kosten.
Als je ervoor kiest om vergoedingen te exporteren als onkostendeclaraties, zal Payhawk tijdens het exporteren in de werknemerrecords in Oracle NetSuite zoeken naar een werknemer met dezelfde externe ID.
Als de werknemer geen externe ID heeft in Payhawk, zoekt Payhawk in Oracle NetSuite op basis van een e-mailadres en medewerkersnaam.
Als de medewerker niet kan worden gevonden via je zoekopdracht, dan krijg je een foutmelding.
Payhawk ondersteunt facturen met betrekking tot verlegging voor zowel SuiteTax als standaard belastinginstelling.
Voor standaard belastingconfiguratie moet de reverse charge-belastingcode een tarief van 0% hebben om met Payhawk te kunnen werken.
Bij SuiteTax worden facturen met een reverse charge-belastingcode automatisch berekend in Oracle NetSuite. Op factuurniveau exporteert Payhawk het nettobedrag zowel als nettobedrag als totaalbedrag naar Oracle NetSuite. Het systeem negeert het zelf berekende belastingbedrag zodat SuiteTax de belasting correct kan berekenen.
Facturen koppelen aan betalingen
Wanneer een inkoopfactuur is geboekt en de uitgave via Payhawk is betaald, maakt Payhawk automatisch een betaaljournaalpost aan en koppelt deze aan de factuur.
Gegevensvelden geëxporteerd naar Oracle NetSuite
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het Oracle NetSuite-systeem:
Supplier – Als de leverancier nog niet bestaat in Oracle NetSuite, toont Payhawk een melding dat dit mogelijk een nieuwe leverancier is. De gebruiker krijgt dan de optie om de leverancier aan te maken via Payhawk. Als de gebruiker een medewerkersrol heeft, kan hij/zij een aanvraag doen bij iemand met een beheerdersrol.
Categorie - Toegewezen aan het Oracle NetSuite-rekeningschema.
Documentnummer
Documentdatum
Service period (1Posting period in Oracle NetSuite) – Standaard overschrijft Payhawk de Document date van de uitgave die wordt geboekt in het ERP-systeem zodra een Payhawk-beheerder de datum van de Service period in Payhawk wijzigt, tenzij de optie Allow transaction date outside the posting period in Oracle NetSuite is ingeschakeld.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, gebruikt Payhawk de onkostendatum als vervaldatum.
Opmerking — De toelichting van de kaarthouder voor de uitgave wordt weergegeven in het veld beschrijving van de uitgave in Microsoft Dynamics 365 Finance.
Documentafbeelding
Bedrag — Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
Btw-tarief — Het belastingtarief dat wordt verstrekt door Oracle NetSuite.
Classifications – Payhawk importeert de classificaties uit Oracle NetSuite en stelt je in staat deze te gebruiken als uitgavevelden.
Fees – Wanneer er kosten verbonden zijn aan de transactie, wordt er tijdens de koppeling met het ERP-systeem een aparte betalingsjournaalpost aangemaakt op de daarvoor ingestelde rekening.
Amortization start (datum) en Amortization end (datum) – Wanneer de twee systemen zijn gekoppeld, worden de afschrijvingssjablonen uit Oracle NetSuite gesynchroniseerd met de gegevens uit het ingebouwde uitgaveveld Amortization in Payhawk.
Voor journaalposten op regelniveau – De geselecteerde waarde voor Amortization schedule bij een uitgave in Payhawk wordt bij export opgenomen in de journaalpost onder Amortization Schedule, alleen op de uitgaveregel (debet). Bij het exporteren van een uitgave worden de data uit de velden Amortization start en Amortization end meegegeven aan de overeenkomstige datumvelden in Oracle NetSuite.
Voor Vendor bills of Bill credits op regelniveau – De geselecteerde waarde voor Amortization schedule bij een uitgave in Payhawk wordt bij export opgenomen in de journaalpost onder Amortization Schedule, alleen op de uitgaveregel (debet). Bij het exporteren van een uitgave worden de data uit de velden Amortization start en Amortization end meegegeven aan de overeenkomstige datumvelden in Oracle NetSuite.
Voor te vergoeden uitgaven – Als een te vergoeden uitgave is ingesteld om te worden geëxporteerd als een Expense Report in Oracle NetSuite, en een van de velden voor Amortization (schema, begindatum of einddatum) is ingevuld in Payhawk, dan worden deze velden overgeslagen bij de export. Expense Reports ondersteunen namelijk geen afschrijvingsschema’s of afschrijvingsdatums.