Als je bedrijf groeit en je organisatie veel nieuwe medewerkers heeft, kan het lastig worden om je personeelsdossiers goed bij te houden. Met Payhawk kun je snel je personeelsdossiers doorzoeken en onder andere de Payhawk-rol, het team, e-mailadressen en terugbetaalgegevens bijwerken.
Rekeninggegevens van een medewerker bijwerken
Werk als volgt de Payhawk-rol of externe ID van een medewerker bij:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar het tabblad dashboard > werknemers > actief.
Selecteer de gewenste medewerker door op zijn of haar naam te klikken.
Werk de Payhawk-rol van de medewerker bij door in de sectie profiel > account de gewenste rol te selecteren in het drop-downmenu rol.
Werk de externe ID van de medewerker bij door in de sectie profiel > account de gewenste ID in te vullen in het veld externe ID.
Teams voor medewerkers toevoegen en verwijderen
Je kunt teams voor actieve Payhawk-gebruikers toevoegen en verwijderen:
Ga naar het tabblad dashboard > werknemers > actief.
Selecteer de gewenste medewerker door op zijn of haar naam te klikken.
Klik onder afdelingen op bewerken.
Selecteer in het drop-downmenu in het dialoogvenster het team waar je de medewerker aan toe wilt voegen.
Ook kun je een team waar een medewerker lid van is verwijderen door je muis naar het gewenste team te bewegen en op X te klikken.
Hier kun je medewerkers alleen als teamleden toewijzen aan teams. Om medewerkers aan teams toe te voegen als teammanagers, zie het artikel over teammanagers toewijzen aan je team.
De terugbetaalgegevens van een medewerker bijwerken
Je kunt ook de terugbetaalgegevens bijwerken van medewerkers die actieve Payhawk-gebruikers zijn, dat wil zeggen, die zich hebben geregistreerd bij Payhawk.
Het e-mailadres van een werknemer bijwerken
Als een medewerker zich registreert bij Payhawk, moet hij of zij een e-mailadres opgeven waarmee men in het systeem wordt geïdentificeerd en waar men meldingen ontvangt over het uitgeven van nieuwe betaalkaarten, teruggestuurde uitgaven, enzovoort.
Je kunt als Payhawk-beheerder de e-mailadressen van Payhawk-boekhouders en -medewerkers zo nodig handmatig wijzigen:
Ga naar dashboard > werknemers > werknemers.
Selecteer de gewenste medewerker door erop te klikken.
Klik in het dialoogvenster op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie e-mail wijzigen.
Voer in het volgende dialoogvenster het nieuwe e-mailadres van de medewerker in.
Klik op opslaan.
Afwezigheidsmodus voor medewerkers in- en uitschakelen
Je kunt namens een medewerker die op vakantie of ziek is de afwezigheidsmodus inschakelen en zijn of haar verantwoordelijkheden delegeren naar een ander teamlid:
Ga naar dashboard > werknemers > werknemers.
Selecteer de gewenste medewerker door erop te klikken.
Ga naar het tabblad afwezig en schakel de knop in.
In het volgende dialoogvenster:
Kies je de start- en einddatum van de afwezigheid.
Selecteer je in het drop-downmenu het teamlid dat gedurende de gedefinieerde periode verzoeken gericht aan de afwezige medewerker zal ontvangen.
Als je per ongeluk de verkeerde medewerker hebt geselecteerd, beweeg je je muis naar de naam en klik je op de knop X.
Houd er rekening mee dat aanvragen die goedgekeurd moeten worden op de startdatum van de afwezigheid, opnieuw verzonden worden naar de medewerkers waar je de werkverantwoordelijkheden aan hebt gedelegeerd.
Klik op wijzigingen opslaan.
Om de afwezigheidsmodus voor een medewerker uit te schakelen, schakel je de knop in het tabblad afwezig uit.
Medewerkers zoeken
Je kunt medewerkers zoeken op voor- of achternaam (zolang het gaat om een actieve medewerker of zolang de naam ten tijde van de uitnodiging is toegevoegd), op e-mailadres en op de rol.
Zoek als volgt in de medewerkerslijst:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar dashboard > werknemers > werknemers.
Klik op de zoekbalk (vergrootglas) en voer je zoekterm in. Het systeem geeft nu een lijst weer van alle relevante resultaten.
