Aanvragen zijn cruciaal voor een transparant en georganiseerd inkoopproces, waardoor bedrijven uitgaven effectief kunnen volgen en controleren. Ze bieden een duidelijk overzicht van aangevraagde goederen of diensten en stroomlijnen de communicatie tussen inkopers en leveranciers.
Voor gedetailleerde informatie over de levenscyclus van een aanvraag bij Payhawk, waaronder stadia, beschikbare acties, rollen en verantwoordelijkheden, raadpleeg je het overzicht van aanvragen voor accountants.
De aanvraaginstellingen configureren
Je kunt in Payhawk verschillende instellingen configureren voor de aanvragen en inkooporders (mits ingeschakeld voor je bedrijf).
Aanvraagtypen
Aanvraagtypen worden gedefinieerd in instellingen > aanvragen > typen. Je kunt specifieke aanvraagtypen configureren die medewerkers kunnen gebruiken bij het indienen van aanvragen, bijvoorbeeld software. Elk aanvraagtype bevat een set standaardvelden en je kunt ook aangepaste velden definiëren om specifieke informatie te verzamelen die relevant is voor dat betreffende type. Bovendien kun je bestaande aangepaste velden koppelen om de aanvraag nog beter af te stemmen op de behoeften van je bedrijf.
Inkooporders
Inkooporders, indien ingeschakeld voor je bedrijfsaccount bij Payhawk, worden gedefinieerd in instellingen > aanvragen > inkooporders. Je kunt details van inkooporders configureren, zoals indieningsrechten voor medewerkers, nummering van inkooporders, bedrijfslogo en centrale factureringse-mail.
Ontvangstbewijs
Ontvangstbewijzen worden gedefinieerd in instellingen > aanvragen > ontvangstbewijs. Je kunt de onkostencategorieën configureren voor je aanvragen of inkooporders waarvoor een ontvangstbevestiging nodig is.
Regels voor afwijkingen
Regels voor afwijkingen worden gedefinieerd in instellingen > aanvragen > regels. Je kunt regels configureren die van toepassing zijn als er bijvoorbeeld een afwijking optreedt tussen de aangevraagde en ontvangen hoeveelheden, en in gevallen waarin aanvragen automatisch kunnen worden gesloten.
Matching op basis van twee of drie documenten
Als de factuur en (eventueel) het ontvangstbewijs van de leverancier is binnengekomen, controleert het Payhawk-systeem de documenten op afwijkingen.