Inkooporders (PO's) voegen een extra laag van controle en zichtbaarheid toe aan het uitgavenbeheerproces van je bedrijf. Wanneer deze functie is ingeschakeld in Payhawk, kunnen aanvragen automatisch PO-documenten en unieke PO-nummers genereren, en matchingsproces met drie documenten en ontvangstbewijzen ondersteunen om de nauwkeurigheid tussen de bestelling, levering en factuur te garanderen.
Als Payhawk Beheerder kun je de PO-instellingen configureren en regels voor afwijkingen definiëren die aansluiten bij het interne beleid van je bedrijf.
Algemene instellingen inkooporders
Via het tabblad instellingen > aanvragen > inkooporders kun je de basisinstellingen voor inkooporders definiëren, zoals opgeven wie inkooporders ter goedkeuring kan indienen en de nummeringconventie voor inkooporders definiëren.
Zo configureer je de basisinstellingen voor inkooporders voor je bedrijf:
Ga naar het tabblad inkooporders:
Selecteer in het uitklapmenu in het gedeelte rollen welke medewerkers in je bedrijf inkoopaanvragen ter goedkeuring kunnen indienen.
Definieer in het gedeelte aanpassingen het voorvoegsel en de opmaak voor automatisch gegenereerde inkoopordernummers, zoals PO-[automatisch gegenereerd nummer].
(Optioneel) Je kunt een centraal factuuradres opgeven dat automatisch wordt gekoppeld aan inkooporders, zodat leveranciers direct facturen kunnen sturen.
(Optioneel) Voeg je bedrijfslogo toe, zodat dit automatisch wordt weergegeven op alle inkooporders.
(Optioneel) Je kunt extra factureringsgegevens toevoegen aan inkooporders door de schakeloptie aanvullende informatie in te schakelen. Geef het gedeelte een titel en verstrek de informatie die je op de inkooporders wilt weergeven.
Klik op wijzigingen opslaan om je instellingen te bevestigen.
Ontvangstbewijzen voor onkostencategorieën
Op het tabblad instellingen > aanvragen > ontvangstbewijs kun je voor inkooporders van een bepaalde categorie kassabonnen eisen. De onkostencategorieën in dit tabblad worden gedefinieerd in instellingen > onkostenvelden, en kunnen worden beheerd in instellingen > onkostenvelden > ingebouwde velden > categorie.
Als je een ontvangstbewijs voor een onkostencategorie verplicht stelt, wordt voor die categorie het drievoudige matchingsproces geactiveerd en moet het finance-team de gegevens van de aankoop, de factuur van de leverancier en het ontvangstbewijs controleren alvorens de betaling uit te voeren.
Zo selecteer je de categorieën die voor inkooporders een ontvangstbewijs vereisen.
Ga naar het tabblad ontvangstbewijs om de gedefinieerde onkostencategorieën en subcategorieën voor je bedrijf te bekijken. Schakel de selectievakjes in voor de categorieën waarvoor je een ontvangstbewijs nodig hebt.
Klik op wijzigingen opslaan.
