Bij het exporteren van onkosten van Payhawk naar Oracle NetSuite bevatten de geëxporteerde onkostengegevens de documentdatum ('bill' of 'journal Date' in Oracle NetSuite).
Als de documentdatum en de serviceperiode die zijn gekozen in Payhawk in verschillende maanden vallen, verschijnt er standaard een foutmelding en mislukt de export als je probeert te exporteren in NetSuite.
Je kunt zowel de documentdatum als de serviceperiode exporteren wanneer deze in verschillende maanden vallen door de instelling Allow transaction date outside the posting period in NetSuite in te schakelen onder de Accounting preferences-instellingen.
Wanneer de instelling Allow transaction date outside the posting period is ingeschakeld en de serviceperiode in Payhawk valt in een gesloten boekingsperiode in Oracle NetSuite, stelt Payhawk de Default Posting period in op de Current period of de First open period, afhankelijk van de instelling onder Accounting preferences.
Bijvoorbeeld: stel dat het vandaag 17 november 2023 is, je hebt een factuur van 15 september 2023 (Document date), en je stelt in Payhawk een serviceperiode in op 15 oktober 2023.
Afhankelijk van de configuratie die je in Oracle NetSuite hebt ingesteld, zijn de volgende scenario’s mogelijk:
Scenario 1.
Als ALLOW TRANSACTION DATE OUTSIDE OF POSTING PERIOD is ingesteld op DISALLOW, mislukt de export met een foutmelding in Payhawk.
Scenario 2.
Als ALLOW TRANSACTION DATE OUTSIDE OF POSTING PERIOD is ingesteld op ALLOW:
Als de Posting (Service) period die in NetSuite is ingesteld op oktober open is, dan is de Document date 15 september 2023 en de Posting period is dan oktober 2023.
Als de Posting (Service) period die in NetSuite is ingesteld op oktober gesloten is, leest Payhawk de instelling DEFAULT POSTING PERIOD WHEN TRANSACTION DATE IN CLOSED PERIOD als volgt uit:
Als Current Period:
Als de huidige periode open is: dan is de Document date 15 september en is de postingperiode (serviceperiode) de huidige maand (november).Als de huidige periode gesloten is, dan mislukt de export.
Als First Open Period:
Als november open is: dan is de Document date 15 september en is de postingperiode (serviceperiode) november.
Als november gesloten is: dan is de Document date 15 september en is de postingperiode (serviceperiode) december (als dat de eerste open periode is).
Omdat de serviceperiode voor betalingen niet handmatig kan worden geselecteerd, past Payhawk de hierboven beschreven logica toe:
Payhawk gebruikt de Settlement date als de Bill payment (payment date) in NetSuite en voor de posting period van de betaling gebruikt Payhawk de Service period van de uitgave door de beschreven logica te gebruiken voor het bepalen van de posting period.
Als de settlement van de betaling plaatsvindt na de posting period van de uitgave, gebruikt Payhawk de settlement date zowel als Bill payment date als Posting period.