Je kunt de koppeling tussen Payhawk en TravelPerk niet alleen per organisatie instellen, maar ook voor je groep entiteiten.
Meer informatie over hoe Payhawk onkostendocumenten van TravelPerk verwerkt voor kaartbetalingen en facturen vind je in het artikel met een overzicht van de integratie.
Documentverwerking op groepsniveau
Binnen TravelPerk kun je geen groep bedrijven selecteren voor synchronisatie met Payhawk. Daarom haalt Payhawk automatisch alle documenten op die zijn uitgegeven aan je TravelPerk-account en koppelt deze aan de juiste entiteit op basis van de ontvangen factuur. Als een factuur bij een entiteit hoort die niet in Payhawk staat, dan moeten je Payhawk-gebruikers dit document handmatig negeren.
Alleen Travel Expense-managers kunnen facturen verwerken. Als er geen Travel Expense-manager is geselecteerd voor een entiteit en die entiteit ontvangt een bankoverschrijving, dan wordt het document doorgestuurd naar de groepsbeheerders in Payhawk om het te verwerken.
Als sommige entiteiten binnen Payhawk geen toegewezen Travel Expense-manager hebben, maar wel facturen van TravelPerk ontvangen, zorg dan dat je een groep Payhawk-gebruikers aanwijst met toegangsrechten om de onkostendocumenten voor die entiteiten te beheren.
Vereisten voor kaartbetalingen op groepsniveau
Voor meer informatie, zie het artikel over de vereisten voor kaartbetalingen bij het koppelen van individuele entiteiten met TravelPerk.
De groep verbinden met TravelPerk
Zo koppel je je groep in Payhawk aan TravelPerk:
Ga in het Payhawk-webportaal naar je groepsdashboard.
Ga naar instellingen > koppelingen > TravelPerk.
Klik op verbinden.
Klik in het volgende scherm op doorgaan. Je wordt nu doorgestuurd naar TravelPerk.
Log in en autoriseer Payhawk om je uitgaven op te halen.
Vervolgens word je teruggestuurd naar de stap Choose Travel Expense-managers (beheerders reiskosten kiezen) in het verbindingsproces. Selecteer in de keuzelijst Travel Expense-managers de verantwoordelijken voor uitgaven via facturen en kaartbetalingen.
Om aan te geven of Travel Expense-managers inzage krijgen in onkostendocumenten voor kaartbetalingen, vink je het selectievakje aan.
Door deze optie in te schakelen, kunnen Travel Expense-managers onafhankelijk van de medewerker die de uitgave heeft ingediend de transactiedocumenten verwerken die niet automatisch zijn gekoppeld.
Klik op doorgaan.