Payhawk werkt samen met TravelPerk om te zorgen dat je altijd inzicht hebt in je zakenreizen.
Dankzij de bestaande integratie tussen de twee systemen kan Payhawk automatisch uitgavedocumenten ophalen en verwerken die in je TravelPerk-account vanuit Payhawk zijn uitgegeven. Afhankelijk van het type betaling zal Payhawk de TravelPerk-documenten voor rekening- en kaartbetalingen op verschillende manieren ophalen en verwerken.
Documenten matchen voor kaartbetalingen
Als het TravelPerk-document bij een kaartbetaling hoort, matcht het systeem dit naadloos met de transactie en de kaarthouder. Het systeem brengt de betreffende ontvangers op de hoogte - dat wil zeggen de kaarthouder en eventuele 'beheerders reiskosten' voor deze account of groep, ongeacht of het matchen is gelukt.
Zie voor meer informatie over het inschakelen van document-matching voor kaartbetalingen vereisten voor kaartbetalingen.
Documenten matchen voor rekeningbetalingen
Met de bestaande integratie tussen Payhawk en TravelPerk kun je je wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijks facturen in TravelPerk verwerken.
De integratie verwerkt als volgt het matchen tussen beide systemen als het gaat om documenten bij rekeningbetalingen:
Als het document hoort bij een rekeningbetaling en er maar één 'beheerder reiskosten' is, dan zoekt het systeem de entiteit op en wordt er een uitgave aangemaakt voor de betreffende gebruiker als uitgave-eigenaar.
Zijn er twee of meer 'beheerders reiskosten', dan maakt het systeem voor al deze beheerders een inbox-triagemelding aan.
Zijn er geen 'beheerders reiskosten' geselecteerd, dan schakelt het systeem als volgt de Payhawk-beheerders in:
Is de verbinding ingesteld op het niveau van meerdere entiteiten, dan stelt het systeem alle Payhawk-beheerders van de groep op de hoogte.
Is de verbinding ingesteld op een enkele entiteit, dan stelt het systeem alle Payhawk-beheerders van deze entiteit op de hoogte.
Tips en trucs voor het gebruik van Payhawk met TravelPerk
Als je je zakelijke Payhawk-kaarten gebruikt, kun je de uitgave vrijwel direct verwerken en hoef je niet te wachten tot het einde van de maand (wat bij factuurbetalingen wel het geval is). Zo kun je optimaal gebruikmaken van de goedkeuringsflows in Payhawk.
Stel 'beheerders reiskosten' aan en stel ze in staat om documenten voor je TravelPerk-betalingen bij te houden en te verwerken. Zo kun je de maand sneller sluiten zonder dat je hoeft te wachten tot medewerkers de uitgaven indienen.