Finance-teams kunnen via de app exporteren uitgaven- en betalingsgegevens exporteren voor verwerkte transacties en vervolgens die gegevens gebruiken voor boekhoudkundige doeleinden om ze te delen met externe ERP-systemen en boekhoudsoftware.
Payhawk-beheerders moeten een boekhoudsjabloon inschakelen via de Payhawk-account van de betreffende entiteit voordat het finance-team het sjabloon via de app exporteren kan selecteren en gebruiken.
Als je Excel- of CSV-sjablonen al hebt aangepast, zijn sommige features voor de vooraf gedefinieerde boekhoudsjablonen mogelijk niet beschikbaar.
Nieuwe sjablonen toevoegen
Schakel als volgt het gewenste sjabloon voor boekhoudkundige exports in:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > exports > templates.
Klik op de knop + sjabloon toevoegen.
Selecteer in het dialoogvenster de gewenste sjabloonindeling door te klikken op de knop gebruik deze.
Geef een naam op voor het sjabloon en klik op toevoegen.
Nadat je je selectie hebt bevestigd, wordt het boekhoudsjabloon toegevoegd aan de lijst met sjablonen onder de sectie ACTIEF.
Mapping van rekeningen voor boekhoudsjablonen
Om de boekhoudgegevens van het gespecificeerde exportsjabloon te delen met je externe ERP-systeem of boekhoudsoftware, moet je de externe ID-waarden invullen om mapping van de rekeningen tussen beide systemen mogelijk te maken.
Ga naar het tabblad instellingen > exports > mapping rekeningen.
Vul de corresponderende externe ID's in voor de vermelde Payhawk-uitgaventypen, geldrekeningen, specifieke rekeningen en entiteitsnamen.
Vul onder aangepaste mapping alle aanpasbare velden in die je in Payhawk hebt aangemaakt en die je samen met het boekhoudsjabloon wilt exporteren. Voeg meer aanpasbare velden in door te klikken op de knop + toevoegen.
Als je klaar bent, klik je op wijzigingen opslaan zodat de mappinggegevens kunnen worden toegepast op het sjabloon.
Boekhoudsjablonen archiveren
Als je een boekhoudsjabloon niet meer nodig hebt, kun je deze archiveren.
Ga naar instellingen > exports > templates.
Klik op het optiemenu (drie stippen) van het boekhoudsjabloon dat je wilt archiveren en selecteer de optie archiveren.
Het gearchiveerde sjabloon wordt verplaatst naar de sectie instellingen > exports > templates > GEARCHIVEERD.
Alternatieve methode:
Ga naar instellingen > exports > templates.
Selecteer het gewenste sjabloon door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer archiveren.
Boekhoudsjablonen heractiveren
Herstel een gearchiveerd boekhoudsjabloon als volgt naar de actieve status:
Ga naar de sectie instellingen > exports > templates > GEARCHIVEERD.
Klik op het optiemenu (drie stippen) van het boekhoudsjabloon dat je wilt activeren en selecteer de optie heractiveren.
Het herstelde sjabloon wordt verplaatst naar de sectie instellingen > exports >templates > ACTIEF.
Boekhoudsjablonen een nieuwe naam geven
Geef als volgt een boekhoudsjabloon een nieuwe naam:
Ga naar instellingen > exports > templates.
Selecteer het gewenste sjabloon door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer rename.
Werk in het dialoogvenster de naam bij en klik op rename.
Boekhoudsjablonen verwijderen
Om een boekhoudsjabloon dat gebruik is voor ingeplande export te verwijderen, moet je een ander sjabloon configureren voor gebruik bij de ingeplande export.
Verwijder als volgt een boekhoudsjabloon permanent:
Ga naar instellingen > exports > templates.
Klik op het optiemenu (drie stippen) van het gewenste sjabloon en selecteer de optie verwijderen.
Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan en klik op template verwijderen.
Of:
Ga naar instellingen > exports > templates.
Selecteer het gewenste sjabloon door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer verwijderen.
Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan en klik op template verwijderen.
Sjablonen publiceren en inschakelen
Om ervoor te zorgen dat de Payhawk-accountants bij je bedrijf boekhoudsjablonen kunnen gebruiken, moet je deze publiceren. Zo wordt de nieuwste versie beschikbaar voor gebruik in de app Exporteren.
Ga naar instellingen > exports > templates.
Selecteer het gewenste sjabloon door erop te klikken.
Klik op de knop template publiceren. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
De geschiedenis van sjabloonupdates weergeven
Je vindt alle wijzigingen die Payhawk-beheerders aanbrengen in een boekhoudsjabloon, in het geschiedenislogboek van dat sjabloon.
Ga naar instellingen > exports > templates.
Selecteer het gewenste sjabloon door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) in de rechterbovenhoek en selecteer geschiedenis bekijken. Het dialoogvenster met de sjabloongeschiedenis verschijnt op het scherm.
Vanaf hier kun je een vorige versie herstellen of een vorige versie dupliceren en instellen als nieuw sjabloon.
Vorige sjabloonversies herstellen
Klik in het dialoogvenster waar de sjabloongeschiedenis wordt weergegeven op het optiemenu (drie stippen) bij de versie die je wilt herstellen en selecteer deze versie herstellen. De huidige versie wordt bijgewerkt en de handeling wordt opgenomen in het geschiedenislogboek.
Boekhoudsjablonen dupliceren
Je kunt een bestaand boekhoudsjabloon gebruiken en er een andere bovenop bouwen. In dergelijke gevallen kun je het bestaande sjabloon dupliceren.
Klik in het dialoogvenster waar de sjabloongeschiedenis wordt weergegeven op het optiemenu (drie stippen) bij de versie die je wilt dupliceren en selecteer de optie dupliceren als nieuwe template. De huidige versie wordt toegevoegd aan de lijst van actieve sjablonen.
