Payhawk-kaarten kunnen op de volgende manieren verlopen:
Plastic fysieke kaarten vervallen 4 jaar na de datum van uitgifte.
Premium-metalen kaarten vervallen 5 jaar na de datum van uitgifte.
Virtuele Payhawk-kaarten verlopen 4 jaar na de datum van uitgifte.
Kaarten die vóór 2024 zijn uitgegeven, verlopen 3 jaar na de datum van uitgifte.
Het systeem monitort alle actieve Payhawk-kaarten. Wanneer een kaart bijna is verlopen, krijg je hierover vooraf e-mail. Vanaf de vervaldatum worden de vervallende kaarten automatisch gesloten door het systeem.
Bijzonderheden
Het kaartnummer van de opnieuw uitgegeven kaart is hetzelfde als die van de verlopen kaart.
Payhawk geeft je bedrijfskaarten gratis opnieuw uit. Zonder verzendkosten. Zodra de heruitgegeven kaart geactiveerd is, wordt de verlopen kaart gesloten. Zorg er daarom voor dat je alle bestaande abonnementen overzet naar je nieuwe kaart.
Alle opnieuw uitgegeven kaarten zijn beschikbaar op het account van de kaarthouder vóór de vervaldatum van de verlopen kaarten.
Om te voorkomen dat kaarten verlopen op de vervaldatum geeft Payhawk alle openstaande kaarten die binnenkort verlopen, automatisch opnieuw uit. Om te voorkomen dat kaarten automatisch opnieuw worden uitgegeven, moet je ze voor de vervaldatum sluiten.
Het heruitgifteproces voor fysieke kaarten
Wanneer je fysieke Payhawk-kaarten bijna verlopen:
Twee maanden voor de vervaldatum ontvangen Payhawk-beheerders een notificatie-e-mail van Payhawk. In de e-mail staan het aantal en type kaarten die heruitgegeven moeten worden, het verzendadres en de naam van de geautoriseerde ontvanger die in Payhawk is geregistreerd. Raadpleeg voor meer informatie het artikel over hoe je het standaard verzendadres van je bedrijf kunt bijwerken.
Anderhalve maand voor de vervaldatum ontvangen Payhawk beheerders een herinneringsmail van Payhawk over de kaarten die verlopen.
Een maand voor de vervaldatum zal Payhawk fysieke kaarten die verlopen zijn opnieuw uitgeven. Payhawk-beheerders krijgen hierover een melding van het systeem. De opnieuw uitgegeven fysieke kaarten worden verzonden naar het verzendadres en de ontvanger die in het systeem zijn opgegeven.
Na ontvangst van de opnieuw uitgegeven kaarten moeten kaarthouders de kaartgegevens bijwerken van eventuele actieve abonnementen die nog zijn gekoppeld aan de verlopen kaarten. Verlopen Payhawk-kaarten worden automatisch gesloten door het systeem op hun vervaldatum.
Het heruitgifteproces voor virtuele kaarten
Wanneer je virtuele Payhawk-kaarten bijna verlopen:
Twee maanden voor de vervaldatum ontvangen Payhawk-beheerders een e-mailbericht van Payhawk met het aantal en het type kaarten dat opnieuw moet worden uitgegeven.
Anderhalve maand voor de vervaldatum ontvangen Payhawk beheerders een herinneringsmail van Payhawk over de kaarten die verlopen.
Een maand voor de vervaldatum worden kaarthouders op de hoogte gebracht van verlopen kaarten die op hun naam zijn uitgegeven.
Binnen de maand voor de vervaldatum van de kaarten:
Kunnen kaarthouders hun kaarten op elk gewenst moment opnieuw uitgeven via het Payhawk-webportaal en de mobiele app.
Van de verlopende >heruitgave gepland kunnen Payhawk beheerders op elk gewenst moment via het Payhawk webportaal bedrijfskaarten die verlopen opnieuw uitgeven. Alle opnieuw uitgegeven kaarten zijn te zien onder het kopje verlopende >heruitgegeven tabblad.
Wanneer een kaart proactief opnieuw wordt uitgegeven door een kaarthouder of Payhawk-beheerder, stelt Payhawk de kaarthouder en de Payhawk-beheerders binnen je organisatie hiervan op de hoogte.
Als de verlopen virtuele kaarten niet proactief opnieuw zijn uitgegeven door kaarthouders of Payhawk-beheerders, worden ze een dag voor hun vervaldatum automatisch opnieuw uitgegeven door het systeem. Ze zijn dan direct actief en zichtbaar in de accounts van hun kaarthouders.
Meldingen van gebruikers
Een medewerker krijgt een melding dat zijn kaart op het punt staat te verlopen, als de kaart opnieuw is uitgegeven en wanneer een opnieuw uitgegeven fysieke kaart is verzonden naar het standaard verzendadres van je organisatie.
Wanneer een medewerker een kaart selecteert die op het punt staat te verlopen, worden de gebruikersmeldingen zichtbaar in de mobiele app en het webportaal van Payhawk.
In tegenstelling tot virtuele kaarten die direct na de heruitgifte beschikbaar komen, moeten werknemers hun opnieuw uitgegeven fysieke kaarten activeren in de mobiele app voordat ze deze kunnen gaan gebruiken.