Budgetten en prognoses spelen een cruciale rol bij het ondersteunen van het planningsproces binnen een organisatie en bij het bijhouden van de uitvoering van dat plan door de werkelijke besteding te vergelijken met het budget of met de prognose.
Het aan Payhawk toegevoegde budget of prognose is bedoeld om op basis van winst en verlies te worden berekend, en niet op basis van de cashflow. Je kunt ook aanvullende prognoses blijven toevoegen naarmate het fiscaal jaar vordert - bijvoorbeeld eind Q1, Q2 en Q3.
Budgetten aanmaken
Maak als volgt je budget aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar budgetten.
Selecteer in het drop-down menu de optie nieuw > nieuw fiscaal jaar.
Selecteer in het dialoogvenster de uitgavevelden (budgetdimensies) die van toepassing zijn op je budget.
De velden die je hier selecteert, worden opgenomen in het sjabloonbestand waar ze elk hun eigen kolom krijgen. Ook worden deze budgetdimensies in alle toekomstige prognoses vooraf geselecteerd en opgenomen in de betreffende sjabloonbestanden.
Kies onder selecteer een fiscaal jaar de maand en het jaar waarvoor je budget zal worden berekend.
Klik op de link met het sjabloonbestand om het te downloaden.
Ga naar de map downloads op je computer, open het bestand en vul de benodigde gegevens in.
Ga vervolgens terug naar het Payhawk-webportaal en upload onder bestand uploaden het sjabloonbestand met de ingevulde budgetgegevens.
Klik op verzenden.
Budgetten bijwerken
Je kunt de naam, budgeteigenaren en dimensies van bestaande budgetten rechtstreeks in Payhawk bewerken.
Als een budgetdimensie oorspronkelijk meerdere waarden bevatte, kun je deze bijwerken. Bevatte een budgetdimensie oorspronkelijk een enkele waarde, dan kun je deze wel bijwerken maar geen nieuwe toevoegen.
Werk als volgt je budget bij:
Ga in het Payhawk-webportaal naar budgetten en selecteer het gewenste budget.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer bewerken.
Werk in het dialoogvenster de gegevens naar behoefte bij:
Geef het budget onder budgetnaam een nieuwe naam.
Selecteer onder budgeteigenaar/-eigenaren de gewenste medewerkers.
Werk onder dimensies de dimensiewaarde bij voor budgetten met dimensies met een enkele waarde of de waarden voor budgetten met dimensies met meerdere waarden.
Budgetten verwijderen
Als je een budget verwijdert, worden ook alle prognoses voor het fiscaal jaar verwijderd.
Ga naar budgetten, klik op het drop-down menu [jaar] en selecteer fiscale jaren beheren.
Klik in het dialoogvenster op het icoon prullenbak .
Klik vervolgens op verwijderen om je keuze te bevestigen.
Bestaande budgetten downloaden
Bij het downloaden van een bestaand budget worden zowel de geprognosticeerde als de werkelijke besteding opgehaald.
Download als volgt een bestaand budget:
Ga in het Payhawk-webportaal naar budgetten.
Selecteer het gewenste budget en klik op downloaden.
Uitsplitsen van budgetten
Je kunt je budgetten uitsplitsen op basis van dimensie, afhankelijk van de gedefinieerde budgetdimensies:
Ga naar budgetten en selecteer het gewenste budget of prognose.
Ga naar de sectie uitgegeven door.
Kies in het drop-down menu de gewenste dimensie om de informatie te sorteren.
Het sjabloonbestand
Het sjabloonbestand bevat twee sheets:
De sheet sjablooninstructies bevat richtlijnen over welke budgetinformatie je moet verstrekken, welke waarden zijn toegestaan en wat hun verwachte indeling is.
Je werkelijke budgetgegevens vind je in de sheet sjabloon. Welke informatie je hier aantreft, hangt af van de budgetdimensie die je vooraf hebt geselecteerd voordat je het sjabloonbestand hebt gedownload - naast de algemene budgetinformatie wordt er voor elke budgetdimensie een kolom bijgevoegd.
Je moet de volgende algemene budgetinformatie opgeven:
Budgetnaam
Budgeteigenaren
Valuta
Bedragen voor de gebudgetteerde perioden
Budgethiërarchie (indien van toepassing)
Elke rij in het sjabloonbestand staat voor een enkel budget. Om meerdere waarden toe te voegen voor dezelfde dimensie binnen een budget, heb je twee opties:
Dupliceer de rij en zorg dat alle gegevens hetzelfde blijven behalve voor de dimensiewaarde.
Maak een nieuwe rij aan, behoud dezelfde budgetnaam, voer alleen de nieuwe dimensiewaarde in en laat de andere kolommen leeg.
Payhawk voegt de gegevens automatisch samen op basis van de budgetnaam en koppelt alle rijen aan hetzelfde budget. Als het samenvoegen mislukt omdat er onjuiste of ontbrekende informatie is ingevoerd, genereert het systeem een foutmelding die je moet oplossen.