Je kunt met Payhawk je budgetten importeren vanuit je financiële plannings- en -analysetool (FP&A), delen met de budgeteigenaren, het verbruik in realtime bewaken en indien nodig prognoses opstellen.

Ook kun je je bestaande budgetten importeren door het sjabloonbestand te downloaden, je budgetgegevens volgens de benodigde indeling in te vullen, de budgeteigenaar toe te wijzen door zijn of haar e-mailadres in het bestand op te nemen en vervolgens het bestand weer te uploaden naar het systeem.

Alle aankoopverzoeken en onkostendeclaraties die in het systeem aan een budget zijn gekoppeld, worden automatisch aan dat budget toegewezen zodra de uitgave op basis van de bijbehorende budgetdimensies is goedgekeurd of beoordeeld. Op dezelfde manier beïnvloeden goedgekeurde inkooporders op basis van hun velden de toegewezen besteding van een budget.

Een bedrijfsbegroting is een gedetailleerd financieel plan waarin de verwachte omzetten, uitgaven en kapitaaluitgaven van een bedrijf in een specifieke fiscale periode uiteen worden gezet.

Bij budgetteren gaat het erom hoeveel een bedrijf mag uitgeven, op welke manier en waaraan. Daarmee is het een van de belangrijkste strategische hulpmiddelen waarmee bedrijven hun doelen kunnen bereiken. Met een goed doordacht budget kan je bedrijf ervoor zorgen dat de financiële middelen worden ingezet ter ondersteuning van de algehele strategische doelstellingen, zoals kostenbesparingen, omzetgroei of marktuitbreiding.

De budgetfunctie in Payhawk is bedoeld om samen te werken met je FP&A-tools door te fungeren als verlengstuk en budgeteigenaren inzicht te geven in hun budgetten en een realtime-overzicht van het verbruik.

De onderstaande diagrammen visualiseren hoe en waar de budgetten van Payhawk passen in het grotere geheel van je bedrijfsbegroting.

De app budgetten in Payhawk is een centrale hub waar je je budget kunt importeren, prognoses kunt maken en direct in het webportaal een nieuw budget kunt aanmaken. Ook kun je een nieuwe prognose maken op basis van een bestaand budget.

Om uitgaven op te nemen in een budget of prognose, moeten ze zijn goedgekeurd of beoordeeld.

Het systeem geeft bij het toewijzen van uitgaven voorrang aan de serviceperiode. Als de serviceperiode niet beschikbaar is, gebruikt het systeem de documentdatum. Als beide ontbreken, wijst het systeem de uitgave toe aan het juiste budget op basis van de datum waarop de uitgave is gemaakt.

Elk Payhawk-budget bestaat uit een verbruikt bedrag, een toegewezen besteding en beschikbaar saldo.

Het deel van het budget dat al is verbruikt. Payhawk-beheerders en budgeteigenaren kunnen in de app budgetten het budgetverbruik weergeven als percentage en in absolute waarden. Je hebt bijvoorbeeld een budget van 100 euro en je hebt 20 euro al uitgegeven. Je budgetverbruik is dan 20 euro of 20% van het totale budget.

Kaartuitgaven, rekeningen, kilometervergoedingen, dagvergoedingen en terugbetalingen worden geregistreerd als verbruikt budget zodra een uitgave is goedgekeurd of beoordeeld. Het budget wordt elke keer dat dit in het systeem plaatsvindt opnieuw berekend.

Als een factuur gekoppeld is aan een aankoop, wordt het toegewezen bedrag op basis van het aankoopbedrag pro rata aangepast. Heb je bijvoorbeeld een aankoop van 1000 euro, dan is de toegewezen besteding 1000 euro. Is er een gekoppelde factuur van 300 euro goedgekeurd, dan wordt het verbruikte bedrag 300 euro en de toegewezen besteding verminderd naar 700 euro.

De toegewezen besteding is het bedrag dat je op gegeven moment hebt toegezegd, maar dat nog niet van je rekening is afgeschreven, waaronder goedgekeurde eenmalige of periodieke aankopen en afschrijvingen:

Het saldo dat overblijft nadat het verbruikte bedrag en de toegewezen besteding zijn afgetrokken van het gebudgetteerde of geprognosticeerde saldo.

Met uitzondering van bovenliggende budgetten moet elk budget in Payhawk voorzien zijn van dimensies. Alle budgetten kunnen gedurende de gehele fiscale periode worden aangepast en gereviseerd.

Budgetdimensies zijn de parameters of kenmerken op basis waarvan de budgetprognose wordt gemaakt. Payhawk-beheerders bepalen alle budgetdimensies in het sjabloonbestand dat ze importeren in Payhawk.

Elk budget moet tenminste een dimensie bevatten, maar dit kunnen er ook meer zijn. Zo kan een marketingbudget bijvoorbeeld de dimensies team, regio, (subteams) en categorie gebruiken.

Een budget kan een enkele dimensie bevatten (bijvoorbeeld locatie) met meerdere waarden (bijvoorbeeld Lissabon, Berlijn en Barcelona). Raadpleeg het artikel over budgetbeheer voor meer informatie over hoe je in het sjabloonbestand aan dezelfde budgetdimensie meerdere waarden toevoegt.

Prognoses zijn iteraties op een budget voor een fiscaal jaar. Je kunt ze gedurende dat fiscaal jaar een onbeperkt aantal keren aanmaken - zo kun je bijvoorbeeld budgeteigenaren wijzigen, nieuwe prognoses toevoegen of bestaande prognoses verwijderen. Als je een nieuwe prognose wilt aanmaken in Payhawk, kun je het sjabloonbestand downloaden, de gewenste gegevens invullen en het bestand weer uploaden. Eerdere prognoses verschijnen binnen het betreffende verbruiksbedrag.

Een voorbeeld: je hebt voor elke maand van 2024, 100 euro gebudgetteerd, maar merkt op 1 april dat je tussen januari en maart 420 euro hebt uitgegeven in plaats van 300 euro. Nu moet je je budget voor de periode april tot en met december bewerken om te voorkomen dat je teveel uitgeeft. Je kunt je nieuwe prognose in Payhawk Q2 2024 Gereviseerd noemen, en in Q3 dat sjabloon gebruiken om een nieuwe revisie te maken.