In einigen Fällen kann Payhawk zusätzliche Dokumente oder Informationen anfordern, um die Unternehmensstruktur, Eigentumsverhältnisse oder die Einhaltung lokaler Vorschriften zu überprüfen. Dies kann erforderlich sein, wenn die ursprünglich bereitgestellten Informationen unvollständig sind oder eine weitergehende Verifizierung notwendig ist.
Beispiel 1
Ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland wird von einer Managementgesellschaft mit Sitz in Gibraltar gehalten. Da das Handelsregister in Gibraltar privat ist, muss der Antragsteller die Eigentümerstruktur der Managementgesellschaft vorlegen. In der Gesellschaft in Gibraltar gibt es drei Einzelgesellschafter, die jeweils mehr als 25 % der Anteile halten. Das Compliance-Team muss die Verifizierung der drei Gesellschafter vornehmen, unabhängig von deren Nationalität.
Beispiel 2
Ein Unternehmen mit Sitz in Östereich hat eine US-amerikanische Gesellschaft als Anteilseigner, die mehr als 40 % der Anteile hält. Selbst wenn die US-amerikanische Gesellschaft Payhawk nicht nutzt, benötigt das Compliance-Team dennoch ein Unternehmensdokument, das die End-Eigentümer oder Kontrollpersonen spezifiziert (je nach Art der juristischen Person könnte dies eine aktuelle Steuererklärung, eine Gesellschafterliste o. Ä. sein).
Beispiel 3
Ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz hat mehrere Muttergesellschaften, einige innerhalb und einige außerhalb der EU. Da bestimmte Handelsregister (sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU) keine Unternehmensgesellschafter öffentlich anzeigen, kann die vollständige Eigentümerkette nicht nachvollzogen werden. Daher benötigt das Compliance-Team von Payhawk ein Strukturdiagramm, das alle Muttergesellschaften zeigt. Für Unternehmen außerhalb der EU sind unterstützende Dokumente, wie ein Handelsregisterauszug, erforderlich.
Beispiel 4
Ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland hat eine Muttergesellschaft in den Niederlanden. In der niederländischen Muttergesellschaft halten drei Personen jeweils 33 % der Anteile. In solchen Fällen wird das Compliance-Team einen Auszug aus dem UBO-Register (Register der wirtschaftlich Berechtigten) anfordern, der die Gesellschafter ausweist, sowie persönliche Angaben und Ausweisdokumente der drei End-Eigentümer des französischen Unternehmens.
Beispiel 5
Ein deutsches Unternehmen, das börsennotiert ist, hat keine Mehrheitsgesellschafter mit mehr als 25 % des Kapitals. Das Compliance-Team wird Dokumente anfordern, die die Börsennotierung belegen, sowie Identifikationsdaten und Ausweisdokumente der Geschäftsführer des Unternehmens, die als Kontrollpersonen betrachtet werden.
Beispiel 6
Ein schweizer Unternehmen hat einen Unternehmensmanager, d. h., eine andere Gesellschaft ist als Unternehmensdirektor bestellt. In solchen Fällen werden die als Direktoren der Managementgesellschaft bestellten Personen als Unternehmensdirektoren des niederländischen Unternehmens betrachtet. Daher müssen diese Personen identifiziert und ihre Ausweisdokumente vom Compliance-Team angefordert werden.