Wenn Sie Ihre Unternehmensstruktur in Payhawk einrichten und Mitarbeiter zu Ihren Teams einladen, werden Sie vom System aufgefordert, deren Rollen zu definieren. Die zugewiesene Rolle bestimmt deren Zugriffsrechte und Sichtbarkeit der Ausgaben- und Kostendaten Ihres Unternehmens innerhalb der Plattform.
Standard-Rollen in Payhawk
Wenn Sie einen Mitarbeiter einladen, müssen Sie ihm eine der Standardrollen zuweisen, die Payhawk standardmäßig zur Verfügung stellt, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.
Rolle | Rechte |
Mitarbeiter | Die Mitarbeiter von Payhawk sind Inhaber von firmeneigenen Payhawk-Karten. Sie können ihre Ausgaben einreichen und kategorisieren sowie Details zu ihren Karten und allen damit verbundenen Abonnements einsehen. |
Buchhalter | Payhawk-Buchhalter verfügen über alle Berechtigungen der Payhawk-Mitarbeiter und zusätzlich über weitere Funktionen. Sie können Ausgaben verwalten und prüfen, extrahierte Daten bearbeiten und Ausgabeninformationen für Berichts- oder Buchhaltungszwecke exportieren. |
Administrator | Payhawk-Administratoren haben uneingeschränkten Zugriff, einschließlich aller Rechte, die Payhawk-Buchhaltern gewährt werden. Darüber hinaus können sie Firmenkarten ausstellen und deaktivieren, Kartenlimits anpassen, Ausgabenrichtlinien konfigurieren und durchsetzen, Bargeldabhebungen aktivieren oder deaktivieren, neue Mitarbeiter zur Plattform einladen und die Abrechnung sowie andere administrative Einstellungen von Payhawk verwalten. |
Andere Rollen bei Payhawk
Zusätzlich zu den Standardrollen, die Mitarbeitern in Payhawk zugewiesen sind, können Sie weitere Rollen zuweisen, die Ihren internen Arbeitsabläufen und organisatorischen Anforderungen entsprechen.
Mit Payhawk können Sie Rollen erstellen, die sich auf Ihre Unternehmensstruktur beziehen, z. B.:
Teammanager
Manager der zweiten Ebene
Warengruppenmanager
Benutzerdefinierter Feldmanager
Bestimmte Mitarbeiter für benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows
Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über Workflow-Genehmiger.
Allgemeine Sichtbarkeitsregeln in Payhawk
Indem Sie einem Mitarbeiter in Payhawk eine Rolle zuweisen, definieren Sie seine spezifischen Sichtbarkeitsrechte. Payhawk schränkt den Zugriff auf Ausgaben, Einkäufe und Spesenabrechnungen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen ein:
Ein Mitarbeiter kann nur Ausgaben oder Kaufanfragen einsehen, die er persönlich eingereicht hat (d. h. er ist der Eigentümer) oder die mit einem Team verbunden sind, dem er als Teamleiter zugewiesen wurde.
Änderungen an Benutzerrollen wirken sich nur auf die Sichtbarkeit zukünftiger Ausgaben aus. Bestehende Workflows und Genehmigungen für bereits eingereichte Ausgaben bleiben davon unberührt.
Ausgaben, die ohne korrekte Teamzuordnung eingereicht werden, können den Genehmigungsworkflow unterbrechen. Standardmäßig werden diese Ausgaben zur Genehmigung an Payhawk-Administratoren weitergeleitet. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel über Workflow-Fallbacks.
Benutzerrollen und teambasierte Sichtbarkeit
In Payhawk spielen sowohl Rollen als auch Teamzuordnungen eine wichtige Rolle bei der Bestimmung dessen, was Mitarbeiter auf der Plattform sehen können. Die Sichtbarkeit von Ausgaben wird durch die Benutzerrolle eines Mitarbeiters und seine Zugehörigkeit zu bestimmten Teams bestimmt:
Mitarbeiter können Ausgaben oder Kaufanfragen einsehen, die sie eingereicht haben, sowie solche, die mit den von ihnen geleiteten Teams verbunden sind.
Wenn ein Mitarbeiter nicht zu dem mit einer Ausgabe verbundenen Team gehört oder dieses verwaltet, hat er keinen Zugriff auf die Ausgabe.
Bei Abwesenheit können Genehmigungen im Workflow delegiert werden, jedoch werden die Sichtbarkeitsrechte nicht übertragen. Daher müssen delegierte Genehmigende die Genehmigungen direkt im Payhawk-Posteingang abschließen.
Bestimmte Rollen, wie Payhawk-Administratoren oder designierte Teammanager, können Ausgaben im Namen anderer Mitarbeiter einreichen.
Rollenwechsel und Kontomodifikationen
Wenn eine Payhaw-Rolle geändert wird (z. B. von „Mitarbeiter” zu „Buchhalter”), werden die Sichtbarkeitsrechte des Benutzers entsprechend aktualisiert. Genehmigungsworkflows sind jedoch nur für Ausgaben betroffen, die nach der Änderung eingereicht werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass bestehende Workflows für zuvor eingereichte Ausgaben intakt bleiben und nicht unterbrochen werden.
Änderungen an den Kontoeinstellungen, wie z. B. Änderungen der Zahlungsmethoden oder der Kartenzuordnung, können die Anzeige der Spesenabrechnungen vorübergehend beeinträchtigen. Um Störungen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen korrekt verknüpft und auf dem neuesten Stand sind.
Bewährte Verfahren für die Einreichung von Ausgaben und die korrekte Weiterleitung
Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um einen genauen Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Ausgaben korrekt zur Genehmigung weitergeleitet werden:
Die Mitarbeiter müssen immer alle Pflichtfelder ausfüllen, insbesondere das Feld Team, bevor sie eine Ausgabe einreichen. Fehlende oder falsche Informationen können sowohl die Sichtbarkeit als auch den Genehmigungsworkflow stören.
Wenn eine Ausgabe falsch weitergeleitet wurde, müssen die Eigentümer die Rückgabe beantragen, die erforderlichen Felder aktualisieren und die Ausgabe erneut einreichen. Dadurch wird ein aktualisierter Genehmigungsworkflow auf der Grundlage der korrigierten Informationen ausgelöst.