Wenn Sie Mitarbeitende in Ihre Teams einladen, müssen Sie ihnen eine Payhawk-Rolle zuweisen und gegebenenfalls ihre Berechtigungen erweitern, indem Sie sie zusätzlich als Teammanager oder Assistenten der Geschäftsführung zuweisen. Diese Rollen und Rollenerweiterungen definieren die Berechtigungen Ihrer Mitarbeitenden und deren Zugriff auf die Ausgaben- und Kostendaten des Unternehmens innerhalb von Payhawk.
Allgemeine Sichtbarkeitsregeln in Payhawk
Die Zuweisung einer Payhawk-Rolle an einen Mitarbeitenden definiert dessen spezifische Sichtbarkeitsrechte. Payhawk schränkt den Zugriff auf Ausgaben, Anträge und Ausgabenberichte auf der Grundlage bestimmter Bedingungen ein:
Mitarbeitende, denen die Rolle Payhawk-Mitarbeitende zugewiesen wurde, können nur Ausgaben oder Anträge einsehen, die sie persönlich eingereicht haben.
Mitarbeitende, denen die Rolle Teammanager zugewiesen wurde, haben Zugriff auf Ausgaben, Karten und Anfragen, die mit ihren Teams in Verbindung stehen.
Mitarbeitende, denen die Rolle Assistent der Geschäftsführung zugewiesen wurde, haben Zugriff auf die Ausgaben, Karten und Anfragen der Führungskraft, der sie zugewiesen wurden.
Bestimmte Rollen, wie Payhawk-Administratoren, können Ausgaben im Namen anderer Mitarbeitenden einreichen.
Änderungen, die an der Payhawk-Rolle eines Mitarbeitenden vorgenommen werden, wirken sich nur auf seine Sichtbarkeit für zukünftige Ausgaben aus. Bestehende Workflows und Genehmigungen für bereits eingereichte Ausgaben bleiben davon unberührt.
Ausgaben, die ohne ordnungsgemäße Teamzuweisung eingereicht werden, können die Genehmigungsworkflows unterbrechen. Standardmäßig werden diese Ausgaben zur Genehmigung an Payhawk-Administratoren weitergeleitet. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel über Workflow-Fallbacks.
Team-basierte Sichtbarkeit
Der Zugriff eines Mitarbeitenden auf teambezogene Ausgaben, Karten und Anträge in Payhawk wird durch die ihm zugewiesene Rolle, seine Zugehörigkeit zu bestimmten Teams und dadurch bestimmt, ob ihm die Rollenerweiterung Teammanager zugewiesen wurde. Weitere Informationen finden Sie in den Details zu dem Payhawk Rollenerweiterungen.
Rollenwechsel und Kontomodifikationen
Wenn die zugewiesene Payhawk-Rolle eines Mitarbeitenden geändert wird (z. B. von „Mitarbeitende” zu „Buchhalter”), werden die Sichtbarkeitsrechte des Mitarbeitenden entsprechend aktualisiert. Die Genehmigungsworkflows sind jedoch nur für Ausgaben betroffen, die nach der Änderung eingereicht werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass bestehende Workflows für zuvor eingereichte Ausgaben intakt bleiben und nicht unterbrochen werden.
Änderungen an den Kontoeinstellungen, wie z. B. Änderungen der Zahlungsmethoden oder der Kartenzuordnung, können die Anzeige der Ausgabenberichte vorübergehend beeinträchtigen. Um Störungen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen korrekt verknüpft und auf dem neuesten Stand sind.
Best Practices für die Einreichung von Ausgaben und die richtige Weiterleitung
Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um einen genauen Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Ausgaben korrekt zur Genehmigung weitergeleitet werden:
Die Mitarbeitenden müssen immer alle Pflichtfelder ausfüllen, insbesondere das Feld Team, bevor sie eine Ausgabe einreichen. Fehlende oder falsche Informationen können sowohl die Sichtbarkeit als auch den Genehmigungsworkflow stören.
Wenn eine Ausgabe falsch weitergeleitet wurde, müssen die Eigentümer die Rückgabe beantragen, die erforderlichen Felder aktualisieren und die Ausgabe erneut einreichen. Dadurch wird ein aktualisierter Genehmigungsworkflow auf der Grundlage der korrigierten Informationen ausgelöst.