Payhawk exportiert nur abgerechnete Transaktionen in den Berichten, die Sie im System erstellen können, sowie wenn das System Daten an integrierte ERP-Systeme wie Oracle NetSuite, Xero, DUO (DATEV) und QuickBooks Online überträgt.
Autorisierte Kartentransaktionen
In manchen Fällen wird eine Kartenausgabe in Ihrem Konto als Genehmigt und der Zahlungsstatus als Zahlung ausstehend gekennzeichnet. Die Transaktion wurde in diesem Fall von Ihrer Bank oder Ihrem Kartenaussteller genehmigt, aber noch nicht vollständig vom Händler bearbeitet.
Bei einem Einkauf mit Ihrer Kredit- oder Debitkarte bittet der Händler Ihre Bank um eine Bestätigung, ob genügend Guthaben oder Kredit vorhanden ist. Die Transaktion wird dann als Genehmigt gekennzeichnet.
Auch wenn der Betrag noch nicht an den Händler überwiesen wurde, wird er vorübergehend zurückgehalten. Hierdurch wird Ihr verfügbarer Saldo reduziert, bis die Transaktion abgeschlossen ist. Die Transaktion wird dann vom Händler zur Abrechnung eingereicht, damit er das Geld erhält. Einige Händler benötigen mehr Zeit, um diesen Prozess abzuschließen, und halten die Zahlung bis zum Abschluss in einem Ausstehende Abrechnung Status. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Warum steht meine Kartentransaktion noch aus?.
Besonderheiten bei autorisierten Kartentransaktionen
Kartennetzwerke arbeiten mit einem „Just-in-Time“-System, um die Transaktionsdetails innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens an den Händler weiterzugeben. Verarbeitet der Händler die Informationen nicht rechtzeitig, so bleibt die Autorisierung zwar für Sie sichtbar, aber möglicherweise nicht für den Händler.
In einem solchen Fall wird die Sperrung Ihres Guthabens innerhalb von maximal 7 Tagen (je nach den Richtlinien des Kartennetzwerks) automatisch aufgehoben, und das Geld wird Ihrem Konto wieder gutgeschrieben. Dieses Verfahren wird vom Kartennetz verwaltet und Payhawk kann es weder beschleunigen noch darauf Einfluss nehmen.
Abgerechnete Kartentransaktionen
Abgerechnete Kartentransaktionen bilden die letzte Stufe des Zahlungsprozesses, bei dem das Geld für einen Kauf erfolgreich vom Konto des Karteninhabers auf das Konto des Händlers überwiesen wurde. Die Transaktion ist also nicht mehr ausstehend, und die Zahlung ist erfolgt.
Auswirkungen auf die Rechnungslegung bei nicht abgerechneten Transaktionen
Aus irgendeinem Grund kann es sein, dass diese Autorisierung nicht abgerechnet wird. Dies bedeutet, dass die Transaktion nicht durchgeführt abgewickelt und das Geld nicht ausgezahlt wurde.
Dies hat zur Folge, dass die Zahlung nicht abgestimmt werden kann. Wenn Sie also bereits eine Abstimmung vorgenommen haben, weil Sie dachten, dass die Zahlung durchgeführt wurde, müssen Sie eine Menge zusätzlicher Arbeit manuell erledigen. Das ist der Grund, warum Payhawk nur abgerechnete Kartentransaktionen in Berichte und in ERP-Systeme exportiert.
Abgerechnete Transaktionen in Payhawk anzeigen
Zur Überprüfung des Stadiums einer Kartentransaktion:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie auf Dashboard > Ausgaben.
Wählen Sie die Ausgabe aus, die Sie überprüfen möchten. Neben dem Betrag wird der Status Bezahlt für abgerechnete Kartentransaktionen angezeigt.
Außerdem können Sie den Status der Ausgabe im Abschnitt Zahlungs-Details einsehen.
Für abgerechnete Kartenzahlungen verwendet das System das Etikett Abgerechnet im Abschnitt Zahlung der Ausgabe.
Für beglichene Überweisungen verwendet das System das Etikett Erfolg im Abschnitt Zahlung der Ausgabe.