Mit den Ausgabenrichtlinien von Payhawk können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie für konfigurierte Ausgabenlimits und Karteneinstellungen für leitende Angestellte, Führungskräfte und Mitarbeiter verwalten.
Alle Karten, für die eine Ausgaberichtlinie festgelegt wurde, unterliegen den festgelegten Regeln dieser Richtlinie.
Vorteile
Auf Gruppenebene können Sie Ausgabenkontrollen festlegen und gleichzeitig alle Karten als Einheit verwalten, ohne dass Sie sich mit individuellen Kontrollen befassen müssen.
Für die automatische Genehmigung von Anträgen können Sie ein Limit festlegen oder benutzerdefinierte Regeln definieren, bei denen mehrere Mitarbeiter für die Genehmigung der einzelnen Schwellenwerte verantwortlich sind. Außerdem können Sie feste Ausgabenrichtlinien definieren und ein monatliches Limit von Null für die Mitarbeiter festlegen, wodurch jeder Antrag genehmigt wird, sobald er das System durchläuft.
Dank der unterstützten erweiterten Kartenkontrollen lassen sich die Ausgabenrichtlinien in Payhawk so anpassen, dass zum Beispiel bestimmte Händler auf eine schwarze Liste gesetzt oder Ausgaben in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region nicht zugelassen werden.
Ausgabelimits
Ausgabenlimits in Payhawk bestimmen, wie viel ein Karteninhaber pro einzelner Transaktion ausgeben kann. Diese Limits können für individuelle Karten oder als Teil der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Weitere Informationen zu den Ausgabenlimits in Payhawk und die komplette Liste mit diesen Limits finden Sie im Abschnitt über Ausgabenlimits für individuelle Karten.
Kartenkontrollen
In Payhawk können Sie die Ausgabe von Unternehmensgeldern durch Kontrollen zulassen oder sperren. Diese Limits können für individuelle Karten oder als Teil der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Weitere Informationen zu den Kartenkontrollen in Payhawk und die komplette Liste mit diesen Kontrollen finden Sie im Abschnitt über Kartenkontrollen für individuelle Karten.
Übersicht über die automatische Kartensperrung
Die automatische Sperrung ist in Payhawk ein erweiterter Mechanismus für Ausgabenrichtlinien. Ist diese Option aktiviert, werden die mit dieser Ausgabenrichtlinie verknüpften Karten automatisch gesperrt, wenn die Karteninhaber ihre Ausgaben nicht innerhalb eines vordefinierten Zeitraums eingereicht haben.
Um die automatische Kartensperre zu aktivieren, müssen Sie Folgendes definieren:
Was Payhawk als "verspätete" Ausgabe behandelt. Das heißt, die Anzahl der Tage, die die Belege für eine Ausgabe nicht eingereicht wurden.
Die Anzahl der verspäteten Ausgaben, die Sie akzeptieren möchten, bevor Sie die Karte sperren.
Nachdem Sie das Limit für die automatische Kartensperrung aktiviert haben, wird das System alle neuen Ausgaben für die Karten, denen diese Ausgabenrichtlinie zugewiesen ist, überwachen.
Um eine unbeabsichtigte Sperrung von Karten zu vermeiden, wird die automatische Kartensperrung nur auf neue Ausgaben angewendet.
Als Ergebnis:
Karteninhaber, die ihre Ausgaben verspätet getätigt haben, erhalten ab sofort sowohl im Payhawk-Webportal als auch in der mobilen App Warnungen, die sie auffordern, die fehlenden Dokumente einzureichen.
Wenn die Karteninhaber sich dem Schwellenwert für die maximalen vordefinierten verspäteten Ausgaben nähern, werden sie 24 Stunden im Voraus über ihr Telefon und per E-Mail darüber benachrichtigt.
Wenn Karteninhaber den maximalen Schwellenwert erreichen, werden sie darüber informiert, dass ihre Karten gemäß der Ausgabenrichtlinie ihres Unternehmens gesperrt wurden.
Um die Karten zu entsperren, müssen Karteninhaber ihre verspäteten Ausgaben einreichen. Wenn die verspäteten Ausgaben unter den Schwellenwert der Ausgabenrichtlinie fallen, entsperrt Payhawk ihre Karten automatisch. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zu Unternehmensrichtlinien für Karteninhaber.
Die automatische Kartensperrung kann nur auf die Karten einzelner Mitarbeiter angewendet werden.