Mit den Karten von Payhawk können Sie Ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe ersparen und behalten gleichzeitig den Überblick über die Ausgaben in Ihrem Unternehmen.
Sie haben die Möglichkeit, den Kartentyp auszugeben, der für die Anwendungsfälle, die Sie und Ihre Mitarbeiter täglich bewältigen müssen, am besten geeignet ist, das auf Ihre Erfahrungswerte abgestimmte Ausgabenlimit festzulegen und die Kartenkontrollen zu definieren, die Sie für individuelle Karten oder Karteninhaber und auf Unternehmensebene benötigen.
Kartentypen
Sie können die benötigten Payhawk-Karten je nach Anwendungsfall und Anforderungen auswählen.
Individuelle Mitarbeiterkarten
Entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie die Karte ausgeben, die den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter entspricht.
Name | Typ | Beschreibung |
Standard | Physisch | Payhawk-Plastikkarten für regelmäßige kontaktlose oder POS-Zahlungen. |
Standard | Virtuell | Digitale Payhawk-Karten für sichere Online-Zahlungen, die sofort nach der Ausgabe aktiv sind.
Virtuelle Standardkarten können ebenfalls als temporäre Karten für einen bestimmten Zweck verwendet werden und lassen sich auf einen benutzerdefinierten aktiven Zeitraum beschränken – zum Beispiel für eine Geschäftsreise oder für projektbezogene Zahlungen. |
Premium Metal | Physisch | Payhawk-Karten aus gebürstetem 18g-Metall mit Premium-Versicherung für regelmäßige kontaktlose oder POS-Zahlungen. |
Einmalige Nutzung | Virtuell | Digitale Payhawk-Karten für sichere einmalige Online-Zahlungen an einen bestimmten Anbieter, die sofort nach der Ausgabe aktiv sind.
Karten zur einmaligen Nutzung werden sofort nach der Transaktion geschlossen. |
American Express | Virtuell |
Kreditkarten
Damit Sie Kreditkarten für Ihr Konto ausgeben können, muss Ihr Unternehmen ein Antragsverfahren für eine Kreditlinie bei Payhawk durchlaufen. Anschließend können Sie jede der verfügbaren individuellen Karten ausgeben, außer American Express-Karten, und diese mit Ihrer Kreditlinie als Finanzierungsquelle verknüpfen.
Teamkarten
Sie können in Payhawk ein gemeinsames Limit für ein Team definieren, das nicht notwendigerweise einem hierarchisch gegliederten Team innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur entspricht. Ein Beispiel: Sie haben eine Gruppe von Mitarbeitern aus den Bereichen IT, Marketing, Finanzen und Vertrieb, die gemeinsam an einem einzigen Projekt arbeiten. In einem solchen Fall lassen sich die Karten dieser Mitarbeiter zum gemeinsamen Budget hinzufügen, sodass sie Teil der Teamkarte für dieses Projekt werden.
Verknüpfte Karten
Zurzeit können Sie Karten, die in Ihrem Unternehmen mit Sitz in den USA vorhanden sind, mit Payhawk verknüpfen und als Finanzierungsquelle für virtuelle American Express-Karten nutzen, die Sie dann über Payhawk ausgeben und verwalten können.
Individuelle Limits und Richtlinien für Kartenausgaben
Bei der Ausgabe einer Payhawk-Karte müssen Sie auswählen, ob die Karte über ein individuelles monatliches Limit verfügen soll (eigenständiges Limit) oder ob sie zu einer bereits bestehenden Ausgabenrichtlinie in Ihrem Unternehmen hinzugefügt werden soll.
Eigenständige Limits ermöglichen Ihnen die Flexibilität, individuelle monatliche Limits für Karten festzulegen. Sie eignen sich für wiederkehrende Zahlungen, die leicht abzuschätzen sind und keine komplexen Genehmigungen erfordern, z. B. für Ausgaben für das Büro oder die Bezahlung von Abonnements.
Limits, die auf den Ausgabenrichtlinien des jeweiligen Unternehmens basieren, bieten sich für Organisationen an, die ihre Karteninhaber auf der Grundlage ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einteilen möchten. So kann beispielsweise eine übergeordnete Verwaltungsrichtlinie definiert werden, die ein Limit für hohe Ausgaben vorsieht. Immer wenn Sie eine Karte auswählen, die zu dieser Richtlinie gehört, werden die Limits automatisch durchgesetzt.
Ausgabelimits
Die Ausgabenlimits in Payhawk legen fest, welchen Betrag ein Karteninhaber mit seiner Karte ausgeben kann, basierend auf einer Bedingung oder Dauer – zum Beispiel pro Transaktion (Karten zur einmaligen Nutzung), pro Tag (Tageslimit) und so weiter.
In Abhängigkeit von Ihren Anforderungen können Sie in Payhawk eine der folgenden Optionen für das Ausgabenlimit wählen:
Wiederkehrendes Limit – Hiermit können Sie die verfügbaren Geldmittel und den Zeitraum festlegen, für den sie eingesetzt werden können, zum Beispiel pro Woche (wöchentlich), pro Monat (monatlich), pro Jahr (jährlich).
Limiteinstellungen – Legen Sie die Art und Weise fest, wie ein wiederkehrendes Limit angewendet wird. Etwa ob ein Mehrbetrag erlaubt ist (Übertrag) oder nicht (festes Limit).
In Payhawk können Sie Ausgabenlimits für die folgenden Anwendungsfälle definieren:
In der folgenden Tabelle finden Sie die Ausgabenlimits, die Sie in Payhawk festlegen können. Diese Limits können für einzelne Karten oder als Teil der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Ausgabenlimit | Definition | Karte | Richtlinie |
Wöchentlich wiederkehrende Limits | Der Geldbetrag, der auf der Karte zur Verfügung steht und den der Karteninhaber pro Woche ausgeben kann.
Wenn die verfügbaren Geldmittel zu Beginn der Woche unter dem wiederkehrenden Limit liegen, wird die Karte automatisch wieder aufgeladen. | ✔ | ✔ |
Monatlich wiederkehrendes Limit | Der Geldbetrag, der auf der Karte zur Verfügung steht und den der Karteninhaber pro Monat ausgeben kann.
Wenn die verfügbaren Geldmittel zu Beginn des Monats unter dem wiederkehrenden Limit liegen, wird die Karte automatisch wieder aufgeladen. | ✔ | ✔ |
Jährlich wiederkehrende Limits | Der Geldbetrag, der auf der Karte zur Verfügung steht und den der Karteninhaber pro Jahr ausgeben kann.
Wenn die verfügbaren Geldmittel zu Beginn des Jahres unter dem wiederkehrenden Limit liegen, wird die Karte automatisch wieder aufgeladen. | ✔ | ✔ |
Tägliches Limit | Hiermit können Karteninhaber 24 Stunden lang kumulativ einen bestimmten Betrag ausgeben, unabhängig von dem auf der Karte verfügbaren Limit. | ✔ | ✔ |
Einzeltransaktionslimit | Hiermit können Karteninhaber nur einen vorher festgelegten Betrag pro Transaktion ausgeben.
Eine Transaktion, die über den angegebenen Betrag hinausgeht, wird nicht ausgeführt, unabhängig vom aktuell verfügbaren Betrag auf der Karte. | ✔ | ✔ |
„Erhöhen auf“-Limit | Hiermit können Karteninhaber ungenutzte Geldmittel aus dem vorherigen Zeitraum übertragen. | ✔ | ✔ |
„Erhöhen um“-Limit | Hiermit können Karteninhaber ihr Limit um den festgelegten Betrag erhöhen, sodass sich ihre Geldmittel im Laufe der Zeit ansammeln. | ✔ | ✔ |
„Einstellen auf“-Limit | Stellt jedes Mal das ursprüngliche Limit wieder her und erlaubt keine Übertragung von Mittelanforderungen. | ✔ | ✔ |
Kartenkontrollen
In Payhawk können Sie mit den Kartenkontrollen die Ausgabe von Unternehmensgeldern erlauben oder verweigern. Dazu gehören z. B. das Sperren eines Händlers oder einer Händlerkategorie, das ständige oder bedingte (auf Anfrage) Zulassen von Bargeldabhebungen, Zeit und Tag (Festlegung eines Tages oder Zeitrahmens für Transaktionen), Region und Land (Festlegung von Standorten für Transaktionen) usw.
In Payhawk können Sie Kartenkontrollen für die folgenden Anwendungsfälle definieren:
In der folgenden Tabelle finden Sie die Kartenkontrollen, die Sie in Payhawk festlegen können. Diese Kontrollen können für einzelne Karten oder als Teil der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt werden.
Kartenkontrolle | Definition | Karte | Richtlinie |
Online-Zahlungen | Indem Sie diese Funktion aktivieren, gestatten Sie den Karteninhabern, ihre Karte für die Bezahlung der gewünschten Waren oder Dienstleistungen im Internet zu verwenden. | ✔ | ✔ |
Bargeldabhebungen | Im Rahmen des Kartenlimits können Sie den Karteninhabern erlauben, bei Bedarf Barmittel des Unternehmens an Geldautomaten abzuheben oder dies nur nach ausdrücklicher Genehmigung eines Bargeldabhebungsantrags zu tun. | ✔ | ✔ |
Mittelanforderung | Dadurch kann ein Karteninhaber vor der automatischen Aufladung zusätzliche Geldmittel anfordern, wenn die verfügbaren Geldmittel auf der Karte aufgebraucht sind oder nicht ausreichen.
Außerdem können Sie die Ausgaben kontrollieren, indem Sie:
| ✔ | ✔ |
Übertragung von Mittelanforderungen | Hiermit können Karteninhaber Restbeträge aus früheren Mittelanforderungen übertragen, auch wenn die Geldmittel den zulässigen Höchstbetrag überschreiten. | ✔ | ✔ |
Land und Region | Verhindert, dass Karteninhaber ihre Ausgaben in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region tätigen. | ✔ | ✔ |
Datum und Zeit | Gestattet es Karteninhabern, ihre Karten nur in einer bestimmten Zeitzone zu benutzen.
Standardmäßig wird die Zeitzone automatisch vom Browser erkannt. | ✔ | ✔ |
Händlerkategorie | Erlaubt oder blockiert die von Payhawk definierten Händlerkategorien. | ✔ | ✔ |
Händler | Setzt bestimmte Lieferanten auf eine schwarze Liste, sodass Karteninhaber keine Zahlungen an sie leisten können. | ✔ | ✔ |
Automatisches Sperren von Karten | Wenn der Karteninhaber in einem bestimmten Zeitraum mehr als eine festgelegte Anzahl von verspäteten Ausgaben hat, wird die Karte automatisch gesperrt. | ✔ | ✔ |
Benutzerdefinierter aktiver Zeitraum | Für standardmäßige virtuelle Karten können Sie einen eigenen Zeitraum festlegen, nach dem diese automatisch geschlossen werden. | ✔ | ✔ |