Im Abschnitt Aktivität können Sie für jede Ausgabe alle Kommentare zu dieser Ausgabe, deren Workflow, deren Exportverlauf und deren Änderungsprotokoll mit den jeweiligen Aktualisierungen einsehen. Außerdem können Sie alle bisherigen Ereignisse im Zusammenhang mit dieser Ausgabe einsehen.
Vorteile
Verbesserte Zusammenarbeit, optimierte Genehmigungsprozesse und erhöhte Transparenz. Mitarbeiter kommentieren und markieren:
Die Zusammenarbeit wird erleichtert und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder verpassten Terminen verringert.
Die Notwendigkeit der ständigen Kommunikation wird reduziert und Verzögerungen werden minimiert.
Die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften wird unterstützt, und alle Beteiligten werden über den Status von Ausgaben und Rechnungen informiert.
Schneller, umfassender Überblick über den Lebenszyklus der Ausgaben, deren Exportverlauf und Änderungsprotokoll:
Die Registerkarte Aktivität > Workflow der Ausgabe gibt Aufschluss über alle Schritte, die im Rahmen der definierten Genehmigungsworkflows in Ihrem Unternehmen bisher unternommen wurden.
Auf der Registerkarte Aktivität > Export können Sie die Exportaktionen für die Ausgabe überwachen.
Die Registerkarte Aktivität > Ausgabenänderungen beinhaltet das Protokoll mit allen Änderungen, die sich auf diese Ausgabe beziehen, wie etwa die Erstellung einer Ausgabe oder das Hinzufügen eines Dokuments.
Das Anzeigen des Verlaufs einer Ausgabe in Aktivität > Alle ist besonders für Unternehmen mit Sitz in Deutschland wichtig, da die Funktion den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entspricht und Finanzteams die papierlose Buchhaltung ermöglicht.
Ausgabeaktivitäten sortieren
Im Payhawk-Portal können Sie die Ausgaben entweder nach den neuesten oder nach den ältesten Aktivitäten sortieren.
Die Sortierreihenfolge wirkt sich auf alle Aktivität-Registerkarten aus.
Standardmäßig zeigt das System die neuesten Aktivitäten ganz oben an.
Die Aktualisierungen der Sortierreihenfolge werden für die folgenden Nutzersitzungen gespeichert.
In der mobilen Payhawk-App können die Aktivitäten nicht sortiert werden und werden angefangen mit den ältesten Aktivitäten angezeigt.
Anwendungsfälle für Kommentare
Kommentare können in vielen verschiedenen Anwendungsfällen nützlich sein, zum Beispiel:
Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter (Team/Kategorie/Kundenbereich) und Führungskraft bei der Erfassung von Informationen und der Eröffnung von Diskussionen während des Genehmigungsprozesses für Ausgaben.
Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Finanzteam, wenn es keinen Genehmigungsprozess für eine Ausgabe gibt.
Die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Finanzteam, wenn die Führungskraft dem Finanzteam den Grund für die Genehmigung einer bestimmten Ausgabe mitteilt.
Die Zusammenarbeit zwischen dem Finanzteam bei finanzinternen Diskussionen darüber, wie ein bestimmter Fall oder eine bestimmte Ausgabe zu behandeln ist.
Kommentare zu Ausgaben posten und beantworten
Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen und mehr über die Ausgabe erfahren möchten, können Sie einen Kommentar dazu abgeben und die betreffenden Mitarbeiter markieren. Weitere Einzelheiten finden Sie unter So kommentieren Sie Ausgaben.
Kommentare zu Ausgaben im Portal anzeigen
So zeigen Sie die Kommentare für eine Ausgabe an:
Wechseln Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben und wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Öffnen Sie den entsprechenden Abschnitt Aktivität oder klicken Sie auf die Haftnotiz mit den Kommentaren. Standardmäßig wird die Option Kommentare aus dem Dropdown-Menü geladen.
Alternativ können Sie auch, wenn Sie eine Benachrichtigung zu einem Kommentar zu einer Ausgabe erhalten haben, zu Ihrem Posteingang > Benachrichtigungen gehen und den Kommentar auswählen.
Den Ausgabenworkflow im Portal anzeigen
Den Ausgabenworkflow können Sie einsehen, indem Sie die Dropdown-Option Workflow im Abschnitt Aktivität auswählen.
Das Änderungsprotokoll der Ausgabe im Portal anzeigen
Die Änderungen, die an der Ausgabe vorgenommen wurden, können Sie einsehen, indem Sie die Dropdown-Option Ausgabenänderungen im Abschnitt Aktivität auswählen.
Klicken Sie alternativ auf das Drei-Punkte-Menü der Ausgabe und wählen Sie die Option Verlauf anzeigen. Dadurch werden Sie zum Abschnitt Aktivität weitergeleitet. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ausgabenänderungen.
Den Exportverlauf von Ausgaben im Portal anzeigen
Den Exportverlauf einer Ausgabe können Sie einsehen, indem Sie die Dropdown-Option Export im Abschnitt Aktivität auswählen.
Alle Ausgabenaktivitäen im Portal anzeigen
Um alle zusammengefassten Aktivitäten für eine Ausgabe anzuzeigen, wählen Sie die Dropdown-Option Alle im Abschnitt Aktivität.
Kommentare und Ausgabenworkflows in der App anzeigen
Wenn Sie eine Benachrichtigung zu einem Kommentar zu einer Ausgabe erhalten haben, öffnen Sie Ihren Posteingang und tippen Sie auf die Benachrichtigung. Alternativ können Sie auch auf die Push-Benachrichtigung tippen, die Sie auf Ihrem Telefon erhalten haben.
In Ihrem Posteingang können Sie alle Kommentare zu einer Ausgabe (Aktivität > Kommentare) und zu dessen Workflow (Aktivität > Workflow) oder beides zusammen (Aktivität > Alle) einsehen.
