Sie können Ihre Unternehmensausgaben nun effizient sortieren und organisieren, indem Sie die in Kategorien gruppierten verfügbaren Ausgabenfilter und -attribute anwenden.
Mithilfe von Filtern können Sie Unternehmensausgaben anhand von Ausgabendaten wie einer Ausgabenkategorie oder einem Lieferanten oder anhand von Kriterien gruppieren, zum Beispiel nach der Person, die die Ausgabe erstellt hat, ob die Ausgabe überprüft wurde oder nicht, der Person, die sie genehmigt hat, usw.
Vorteile
Die Ausgabenfilter können aggregiert werden, sodass Sie die Ergebnisse verfeinern und anpassen und den Lebenszyklus Ihrer Ausgaben besser verstehen können. Durch die Anwendung der Filterattribute Genehmigungsstatus können Sie beispielsweise Ausgaben herausfiltern, deren Genehmigung aussteht, die zurückgeschickt wurden oder die noch nicht eingereicht wurden, und die Mitarbeiter daran erinnern, sie zu bearbeiten.
Durch die Verwendung von Ausgabenfiltern und das Speichern der gefilterten Ausgabenansichten können Sie sich Zeit und Mühe sparen und Ihrem Finanzteam ermöglichen, seine Aufgaben auf intelligente und transparente Weise zu verfolgen und zu bearbeiten. So können verschiedene Buchhalter beispielsweise verschiedene Ausgabenkategorien verfolgen.
Sie können mit den gefilterten Ausgaben Massen-Ausgabenvorgänge durchführen. Beispielsweise können Sie Ausgaben, die einen bestimmten Betrag nicht überschreiten, herausfiltern, sie auswählen und alle auf einmal bezahlen. Sie können die herausgefilterten Ausgaben auch anhand der gewünschten Kriterien herunterladen.
Besonderheiten
Ausgabenfilter wie Leistungszeitraum und Dokumentennummer sind erst verfügbar, nachdem Sie die entsprechenden Ausgabenfelder in der Einstellungen-App aktiviert haben.
Der Ausgabenfilter Fälligkeitsdatum kann angewendet werden, um Ausgaben anzuzeigen, deren Zahlung geplant ist, wenn geplante Zahlungen für Ihr Unternehmen aktiviert wurden.
Für besseres Tracking und mehr Transparenz können Sie verschiedene Exportieren-Filter verwenden und diese kombinieren, um Ihre Ausgaben und Zahlungen zu sortieren, unter anderem nach Exportstatus, der exportierenden Person, dem Exportdatum, dem ERP-System, in das sie exportiert wurden sowie der externen Ausgaben- und Zahlungs-ID.
Sie können Ihre Ausgaben auch nach der Genehmigung filtern, die für einen Genehmigungs-Workflow-Schritt ansteht (z. B. Genehmigung durch den Teamleiter), und nach einem Genehmiger (z. B. Jacob Jones).
Ausgaben durchsuchen
Sie können Ihre Unternehmensausgaben nach folgenden Kriterien durchsuchen:
Allgemeine Daten: Titel der Ausgabe, Name des Mitarbeiters, Notiz, Belegnummer.
Spesenfelddaten: Kategorie, Name des Steuersatzes, Steuersatzcode, benutzerdefinierte Felder.
Lieferantendaten: Name des Lieferanten, Umsatzsteuernummer des Lieferanten.
Währungs- und Betragsdaten: bezahlte Währung, Nettobetrag, Gesamtbetrag, Gesamtbasisbetrag.
So suchen Sie nach einer bestimmten Ausgabe:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Ausgaben.
Klicken Sie auf das Symbol Suchen. Wählen Sie im Eingabefeld die gewünschten Suchkriterien aus.
Die Suchoption gilt für die Ausgaben auf der aktuell geöffneten Registerkarte Ausgaben. Um alle Ausgaben zu durchsuchen, stellen Sie sicher, dass Sie die Registerkarte Alle geöffnet haben.
Filter auf Ausgaben und Zahlungen anwenden
So sortieren Sie Ihre Unternehmensausgaben nach einem oder mehreren spezifischen Kriterien:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Ausgaben.
Klicken Sie auf + Filter hinzufügen.
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü das Attribut, nach dem Sie Ihre Ausgaben filtern möchten. Für dieses Beispiel wählen Sie Genehmigungsstatus.
Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Filterkriterien, die für den Genehmigungsstatus einer Ausgabe gelten sollen.
Wählen Sie zum Beispiel die Optionen Nicht eingereicht und Ausstehende Genehmigung. Daher filtert Nicht eingereicht nach allen Ausgaben, die noch nicht von Mitarbeitern eingereicht wurden. Ausstehende Genehmigung filtert nach allen Ausgaben, die eingereicht wurden und auf ihre Genehmigung warten.
Klicken Sie auf Fertig.
Sobald Sie die Unternehmensausgaben nach den gewünschten Kriterien gefiltert haben, können Sie die gefilterte Ansicht speichern, um später bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.