Die direkte Integration zwischen Payhawk und QuickBooks Online ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn die Verbindung zu QuickBooks Online zum ersten Mal hergestellt wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder assoziiert ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk. Sie geben auch das Startdatum der Salden an, die Sie zwischen Payhawk und QuickBooks Online synchronisieren möchten.
Das folgende Diagramm gibt einen Überblick über die Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Weiterleiten von Zahlungen an QuickBooks Online
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur verrechnete Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht beglichen wurde, exportiert Payhawk sie nicht nach QuickBooks Online.
Sobald eine Transaktion von der Bank abgewickelt wurde, werden das Abwicklungsdatum und der Betrag automatisch in das Payhawk-Bankkonto in QuickBooks Online als eine Rechnungszahlung exportiert.
Weitere Informationen zur Integration von Payhawk-QuickBooks Online-Konten finden Sie im Artikel über das Synchronisieren von Konten mit QuickBooks Online.
Übertragen von Einzahlungen nach QuickBooks
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, überträgt Payhawk die Einzahlungstransaktion automatisch als Bankeinzahlungstransaktion an QuickBooks Online.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Ausgaben an QuickBooks Online weiterleiten
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, überträgt Payhawk diese Ausgabe als Rechnung an QuickBooks Online.
Für die Erstattung von Ausgaben verwendet Payhawk den Mitarbeiter als Lieferanten.
Verknüpfen von Rechnungen und Zahlungen
Wenn eine Rechnung gebucht und über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch eine Rechnungszahlung.
Exportierte Datenfelder in QuickBooks Online
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das QuickBooks Online-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant nicht im QuickBooks Online-System vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich um einen neuen Lieferanten handeln könnte, und zeigt die Möglichkeit an, ihn von Payhawk aus zu erstellen oder, wenn die Benutzerrolle Mitarbeiter ist, dies von einer Administratorrolle aus anzufordern.
Kategorie - Sie können Payhawk-Kategorien dem QuickBooks Online-Kontenplan, Artikeln oder beidem zuordnen.
Dokumentennummer
Dokumentennummer-Präfix - Mit diesem optionalen Feld können Sie allen Ausgaben, die über Payhawk getätigt werden, ein Präfix zuweisen und sie so für den Export in QuickBooks Online leicht sichtbar machen.
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald der Administrator das Leistungszeitraum-Datum in Payhawk ändert, wird das Dokumentendatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis - Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in QuickBooks Online angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
Steuersatz - Der von QuickBooks Online bereitgestellte Steuersatz.
Tracking-Kategorien - Payhawk importiert QuickBooks Online-Klassen und -Standorte und ermöglicht es, diese als Ausgabenfelder zu verwenden.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungserfassungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.