Basierend auf den definierten Genehmigungsabläufen in Ihrem Unternehmen können Sie als Genehmiger für Käufe benannt werden, die von Ihren Teamkollegen eingereicht werden.
Jedes Mal, wenn eine Ausgabe eingereicht wird, die Ihre Genehmigung erfordert, erhalten Sie einen Ausgabenantrag in Ihrem Payhawk-Posteingang und eine Benachrichtigung per E-Mail.
Über Ihren Payhawk-Posteingang können Sie folgende Schritte bezüglich nicht bezahlter Ausgaben unternehmen:
Ausgabenanträge genehmigen
Ausgabenanträge an den jeweiligen Mitarbeiter zur Aktualisierung zurücksenden
Ausgabenanträge ablehnen und die Ausgaben löschen
Besonderheiten
Für Buchhaltungszwecke:
Ausgaben können nur an Mitarbeiter zurückgesandt werden, bevor sie geprüft werden.
Geprüfte Ausgaben können nur dann zur erneuten Prüfung zurückgegeben werden, wenn sie noch nicht bezahlt wurden.
Bezahlte Ausgaben können nicht gelöscht werden.
Nach der Genehmigung einer Ausgabe werden alle relevanten Genehmiger, die dem festgelegten Workflow für diesen Ausgabentyp unterliegen, benachrichtigt.
Wenn Sie eine Ausgabe zurücksenden oder löschen, erhält der Antragsteller eine Push-Benachrichtigung auf seinem Handy und eine E-Mail.
Außerdem kann der Grund für die Aktion in der Meldung eingesehen werden.
Der Grund für die Aktion wird als Kommentar unter Aktivität > Kommentare protokolliert und unter Aktivität > Workflow aufgezeichnet.
Die Registerkarte Ausgabe > Genehmigen ist nur sichtbar, wenn ein Payhawk-Administrator aktiviert hat, dass Mitarbeite Ausgaben einreichen dürfen. Sie können Ausgaben genehmigen, wenn Ihnen ein Payhawk-Administrator eine Genehmigungsrolle innerhalb der Workflows des Unternehmens zugewiesen hat.
Bei Ausgaben mit geteilten Einzelposten erhalten Genehmiger gleichzeitig Anträge zu den ihnen zugewiesenen Beträgen. Hierbei folgen sie den vordefinierten Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens. Außerdem kann jeder Genehmiger die Einzelheiten zu den anderen Positionen und ihren jeweiligen Genehmigern einsehen.
Über die Ausgaben-App können Genehmiger und autorisierte Benutzer eine Ausgabe ohne Genehmigungsrechte an ihren Eigentümer (den einreichenden Mitarbeiter) zurücksenden.
Zugang zu Ausgabenanträgen zur Genehmigung
Sie können einen Ausgabenantrag in Ihrem Payhawk-Posteingang aufrufen, indem Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, die Sie erhalten haben.
Alternativ können Sie auch über Ihren Posteingang > Anträge > Ausstehen einen Ausgabenantrag aufrufen.
Genehmigung von Ausgabenanträgen, die mit Einkäufen verbunden sind
Wenn Sie eine Zahlung einer Rechnung für eine Lieferantenrechnung genehmigen, die mit einem Einkauf verknüpft ist, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung bezüglich Betragsunstimmigkeiten, die über den 2- oder 3-Wege-Abgleich von Payhawk und auf Grundlage der vordefinierten Unstimmigkeitenregeln Ihres Unternehmens festgestellt wurden. Der Inhalt einer solchen Benachrichtigung kann variieren.
Genehmigung von Ausgabenanträgen, die mit Budgets verbunden sind
Wenn Sie Budgetverantwortlicher oder Genehmiger für budgetierte Ausgaben in Ihrem Unternehmen sind, können Sie Budgetdetails im Ausgabenantrag einsehen und von dort aus sowohl zum Budget als auch zur Ausgabe wechseln, um weitere Informationen zu erhalten.
Falls Sie Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten, oder dies bereits getan haben, zeigt das System zu Ihrer Information eine Warnung an.
Ausgabenanträge genehmigen
So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Tippen Sie auf Genehmigen.
So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Ausgabenanträge an den Mitarbeiter zurücksenden
So senden Sie eine nicht bezahlte Ausgabe aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App an den Antragsteller zurück:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus und tippen Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:
Wählen Sie An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion und alle Details ein, die Sie vom Mitarbeiter erwarten, bevor er den Kauf erneut einreicht.
Tippen Sie auf Zurücksenden.
So senden Sie eine nicht bezahlte Ausgabe aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal an den Antragsteller zurück:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie den gewünschte Ausgabenantrag aus und klicken Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:
Wählen Sie An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion und alle Details ein, die Sie vom Mitarbeiter erwarten, bevor er den Kauf erneut einreicht.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
Ausgabenanträge ablehnen und nicht bezahlte Ausgaben löschen
Mit der Option Ablehnen und löschen wird der Antrag abgelehnt und die Ausgabe mit den folgenden Besonderheiten entfernt:
Wenn Sie einen Kartenausstellungsantrag ablehnen, wird die Ausstellung nicht gelöscht, sondern der Grund für Ihre Aktion wird dem Buchhalter angezeigt.
Wenn Sie einen Antrag für andere Arten von Ausgaben ablehnen, wird der Antrag abgelehnt und die Ausgabe gelöscht, es sei denn, sie wurde bereits ohne Genehmigung bezahlt.
So lehnen Sie einen Ausgabenantrag ab und löschen eine nicht bezahlte Ausgabe aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus und tippen Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie im darauffolgenden Dialogfeld wie folgt vor:
Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Tippen Sie auf Ablehnen.
So lehnen Sie einen Ausgabenantrag ab und löschen eine nicht bezahlte Ausgabe aus Ihrem Payhawk-Posteingang Webportal:
Wechseln Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie den gewünschte Ausgabenantrag aus und klicken Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie im darauffolgenden Dialogfeld wie folgt vor:
Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
