Genehmigen und Ablehnen von Ausgabenanträgen

Je nach der unter definierten Genehmigungskette in Ihrem Unternehmen sind Sie möglicherweise als Genehmigender für die von Ihren Teammitgliedern eingereichten Spesenanträge vorgesehen.

Sobald ein von Ihnen zu genehmigender Ausgabenantrag eingereicht wurde, werden Sie per E-Mail benachrichtigt und außerdem wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihren Posteingang bei Payhawk gesendet.

Hinweise zur Genehmigung und Ablehnung von Ausgabenanträgen

Je nach Art der Genehmigungskette werden nach der Genehmigung eines Ausgabenantrags alle relevanten Genehmigenden entlang der Genehmigungskette für diese Ausgabenart ordnungsgemäß benachrichtigt.
Sobald Sie einen Ausgabenantrag abgelehnt haben, wird der Mitarbeiter, der den Antrag gestellt hat, mit einer Push-Benachrichtigung auf seinem Telefon und einer E-Mail benachrichtigt. Er kann auch den Grund für die Ablehnung des Ausgabenantrags einsehen.
Abhängig von den vordefinierten Genehmigungsablaufs in Ihrem Unternehmen erhalten die Genehmigenden von aufgeteilten Einzelposten gleichzeitig einen Ausgabenantrag für den jeweiligen Betrag. Im Ausgabenantrag können die Genehmigenden die Details zu den anderen Einzelposten und Genehmigenden sehen.

Zugang zu Ausgabenanträgen

Sie können von Ihrem Telefon oder Computer aus über die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie erhalten haben, auf einen Ausgabenantrag zugreifen.
Alternativ können Sie entweder die Payhawk-App auf Ihrem Smartphone öffnen oder sich über Ihren Browser beim Payhawk-Webportal anmelden, um über Ihren Posteingang auf den Antrag zuzugreifen.

Genehmigung von Bankzahlungsanträgen für Bestellungen

Wenn Sie eine Zahlung via Banküberweisung für eine Lieferantenrechnung genehmigen, die mit einer Bestellung verknüpft ist, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung bezüglich Betragsunstimmigkeiten, die über den 2- oder 3-Wege-Abgleich von Payhawk und auf Grundlage der vordefinierten Unstimmigkeitenregeln Ihres Unternehmens festgestellt wurden. Der Inhalt einer solchen Benachrichtigung kann daher variieren.

Genehmigung von Ausgabenanträgen in der Smartphone-App

So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag über die Payhawk Smartphone-App:

Tippen Sie in der Payhawk Smartphone-App auf Posteingang.
Wählen Sie unter Ausstehend den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Genehmigen.

Ablehnung von Ausgabe-Anträgen in der Smartphone-App

So lehnen Sie eine Spesenabrechnung in der Payhawk Smartphone-App ab:

Gehen Sie in der Payhawk Smartphone-App auf Posteingang.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie den Kaufantrag zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Ausgabenantrag ablehnen und löschen möchten.

So senden Sie den Ausgabenantrag zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
1. Tippen Sie auf die Option An Mitarbeiter zurückschicken.
2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
3. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurückschicken.
So lehnen Sie den Ausgabenantrag ab und löschen ihn:
1. Wählen Sie die Option Ablehnen und löschen aus.
2. Geben Sie im sich öffnenden Dialog unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung ein.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung.
4. Tippen Sie auf die Schaltfläche Ablehnen, um die nicht bezahlte Ausgabe abzulehnen und zu löschen.

Genehmigung von Ausgabenanträgen im Webportal

So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag über das Payhawk-Webportal:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Posteingang.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Genehmigen. Dadurch können die Buchhalter die Ausgabe bearbeiten.

Ablehnung von Ausgabenanträgen im Webportal

So lehnen Sie einen Ausgabenantrag über das Payhawk-Webportal ab:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Posteingang.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie den Kaufantrag zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Ausgabenantrag ablehnen und löschen möchten.

So senden Sie den Ausgabenantrag zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
1. Klicken Sie auf die Option An Mitarbeiter zurückschicken.
2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
3. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurückschicken.
So lehnen Sie den Ausgabenantrag ab und löschen ihn:
1. Wählen Sie die Option Ablehnen aus.
2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Entscheidung ein.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung.
4. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Ablehnen.

Wenn Sie einen Kartenausstellungsantrag ablehnen, wird die Ausstellung nicht gelöscht, sondern der Grund wird dem Buchhalter angezeigt.
Wenn Sie einen Antrag für andere Arten von Ausgaben ablehnen, wird die Ausstellung durch diese Aktion vollständig gelöscht, es sei denn, sie wurde ohne Genehmigung bezahlt.