Basierend auf dem definierten Genehmigungsworkflow in Ihrem Unternehmen sind Sie möglicherweise als Genehmigender für die von Ihren Teammitgliedern eingereichten Spesenanträge vorgesehen.
Sobald ein von Ihnen zu genehmigender Ausgabenantrag eingereicht wurde, werden Sie per E-Mail benachrichtigt und außerdem wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihren Posteingang in Payhawk gesendet.
Besonderheiten
Basierend auf dem definierten Workflow werden nach der Genehmigung eines Ausgabenantrags alle relevanten Genehmigenden entlang der Genehmigungskette für diese Ausgabenart ordnungsgemäß benachrichtigt.
Sobald Sie einen Ausgabenantrag abgelehnt haben, wird der Mitarbeiter, der den Antrag gestellt hat, mit einer Push-Benachrichtigung auf seinem Telefon und einer E-Mail benachrichtigt. Er kann dort auch den Grund für die Ablehnung des Ausgabenantrags einsehen.
Abhängig von den vordefinierten Genehmigungsablaufs in Ihrem Unternehmen erhalten die Genehmigenden von aufgeteilten Einzelposten gleichzeitig einen Ausgabenantrag für den jeweiligen Betrag. Im Ausgabenantrag können die Genehmigenden die Details zu den anderen Einzelposten und Genehmigenden sehen.
Wenn eine Ausgabe zurückgegeben oder abgelehnt wird, wird die Begründung für die Aktion, die Sie angegeben haben (zusammen mit der Aktion selbst), als Kommentar protokolliert und kann auf der Registerkarte Aktivität > Kommentare eingesehen werden.
Die Rückgabe an den Mitarbeiter und die Ablehnung werden ebenfalls als Aktivität protokolliert und können auf der Registerkarte Aktivität > Workflow eingesehen werden.
Zugang zu Ausgabenanträgen
Sie können von Ihrem Telefon oder Computer aus über die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie erhalten haben, auf einen Ausgabenantrag zugreifen.
Alternativ können Sie entweder die Payhawk-App auf Ihrem Smartphone öffnen oder sich über Ihren Browser beim Payhawk-Webportal anmelden, um über Ihren Posteingang auf den Antrag zuzugreifen.
Genehmigung von Bankzahlungsanträgen für Bestellungen
Wenn Sie eine Zahlung via Banküberweisung für eine Lieferantenrechnung genehmigen, die mit einer Bestellung verknüpft ist, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung bezüglich Betragsabweichungen, die über den 2- oder 3-Wege-Abgleich von Payhawk und auf Grundlage der vordefinierten Abweichungsregeln Ihres Unternehmens festgestellt wurden. Der Inhalt einer solchen Benachrichtigung kann daher variieren.
Genehmigung von Ausgabeanträgen für budgetierte Beträge
Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind oder Ausgabenanträge für Ausgaben genehmigen, die Ihr Unternehmen budgetiert hat, dann können Sie sich die Budgetdetails anzeigen lassen und auch das Budget und die Ausgabe selbst aufrufen, um weitere Details einzusehen.
Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind oder Ausgabenanträge für Ausgaben genehmigen, die Ihr Unternehmen budgetiert hat, und der Ausgabeantrag sich auf eine Bestellung bezieht, können Sie sich die Budgetdetails anzeigen lassen und außerdem das Budget und den Bestellantrag selbst aufrufen, um weitere Details einzusehen.
Wenn Sie das Risiko eingehen, das Budget zu überschreiten oder dies bereits getan haben, zeigt das System eine Warnung an, die Sie beachten sollten.
Genehmigung von Ausgabenanträgen in der Smartphone-App
So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag über die Payhawk Smartphone-App:
Tippen Sie in der Payhawk Smartphone-App auf Posteingang.
Wählen Sie unter Ausstehend den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Genehmigen.
Ablehnung von Ausgabenanträgen in der Smartphone-App
So lehnen Sie einen Ausgabenantrag ab:
Rufen Sie in der Payhawk Smartphone-App Ihren Posteingang auf.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Ausgabe zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Ausgabenantrag ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie den Ausgabenantrag zurück, damit der Mitarbeiter ihn aktualisieren und erneut einreichen kann:
Tippen Sie auf die Option An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Tippen Sie auf Zurücksenden.
So lehnen Sie den Ausgabenantrag ab und löschen ihn:
Wählen Sie die Option Ablehnen und löschen aus.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung der Ausgabe.
Tippen Sie auf Ablehnen.
Genehmigung von Ausgabenanträgen im Portal
So genehmigen Sie einen Ausgabenantrag:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal den Posteingang auf.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf Genehmigen.
Ablehnung von Ausgabenanträgen im Portal
So lehnen Sie einen Ausgabenantrag ab:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal den Posteingang auf.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenantrag aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Ausgabe zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Ausgabe ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie den Ausgabenantrag zurück, damit der Mitarbeiter ihn aktualisieren und erneut einreichen kann:
Klicken Sie auf die Option An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
So lehnen Sie den Ausgabenantrag ab und löschen ihn:
Wählen Sie die Option Ablehnen aus.
Fügen Sie den Grund für die Ablehnung der Ausgabe unter Anmerkung hinzu.
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Wenn Sie einen Kartenausstellungsantrag ablehnen, wird die Ausstellung nicht gelöscht, sondern der Grund wird dem Buchhalter angezeigt.
Wenn Sie einen Antrag für andere Arten von Ausgaben ablehnen, wird die Ausstellung durch diese Aktion vollständig gelöscht, es sei denn, sie wurde ohne Genehmigung bezahlt.
