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Konfigurieren der Spesenart Tagespauschalen
Konfigurieren der Spesenart Tagespauschalen

Aktivieren oder Deaktivieren von Tagesspesen für Entitäten und Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Tagesspesenrichtlinien in Payhawk.

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Verfasst von Desislava
Vor über einer Woche aktualisiert

Die Einstellungen für die Ausgabenart „Tagespauschalen“ können Sie in Payhawk entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren.

Tagespauschalen aktivieren und deaktivieren

So aktivieren (oder deaktivieren) Sie Tagespauschalen-Ausgabenarten für Ihr Unternehmen:

  1. Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.

  2. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten.

  3. Wählen Sie Tagespauschalen.

  4. Um den Mitarbeitern Ihres Unternehmens die Möglichkeit zu geben, Tagespauschalen-Ausgaben zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter. In diesem Beispiel werden die Tagespauschalen-Ausgaben aktiviert.

    Alternativ können Sie den Schalter deaktivieren, um Tagespauschalen für Ihr Unternehmen zu deaktivieren.

  5. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Aktivieren, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Tagespauschalen-Richtlinien erstellen

Sie können eine Tagespauschalen-Richtlinie für eine bestimmte Dauer erstellen, abhängig von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

So erstellen Sie eine Tagespauschalen-Richtlinie:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten > Tagespauschalen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinien auf + Neue Richtlinie.

  3. Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld den Namen und die Dauer für die neue Richtlinie ein. Nun werden die Ausgaben, die diesen Zeitintervallen entsprechen, die von Ihnen in der jeweiligen Richtlinie festgelegten Tagessätze widerspiegeln.

    Beachten Sie, dass Sie die Tagespauschalen-Richtlinie nicht erstellen können, wenn es bereits eine Richtlinie mit überlappenden Daten gibt.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Tagespauschalen-Richtlinie zu erstellen.

  5. Laden Sie auf dem nächsten Bildschirm die Excel-Datei mit den vordefinierten Tagessätzen herunter, indem Sie auf den Link für unsere Vorlage klicken.

    Weitere Informationen zu den in der Vorlagendatei enthaltenen Standardberechnungen finden Sie im Abschnitt über Tagespauschalen-Berechnungen mit der Payhawk-Vorlage.

  6. Öffnen Sie die Excel-Datei lokal und bearbeiten Sie die Informationen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen. Speichern Sie die Datei.

  7. Klicken Sie zurück in Payhawk auf Tagessätze importieren.

Hängen Sie im nächsten Dialogfeld Ihre lokal aktualisierte Excel-Datei an. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Infolgedessen werden die Tagessätze, die Sie gerade hochgeladen haben, im Rahmen der neu erstellten Tagespauschalen-Richtlinie verteilt.

Payhawk-Vorlage für die Berechnung von Tagespauschalen

Die Payhawk-Vorlage im Excel-Format für Tagessätze basiert auf den offiziellen deutschen Tagessätzen seit 2022, welche als Standardwerte festgelegt sind. Sie enthält die folgenden Spalten:

  • Destination (Zielort). Dies ist das Land oder der Ort, an den der Mitarbeiter reist.

    • Wenn der Mitarbeiter an einem Tag mehrere Standorte bereist, verwendet Payhawk den zuletzt besuchten Standort an diesem Tag und verwendet dessen Tagessatz.

    • Wenn der Mitarbeiter einen Ort auswählt, für den es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Tagessatz für das entsprechende Land.

    • Wenn der Mitarbeiter ein Land auswählt, für das es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Standard-Tagessatz Sonstige am Ende der Liste.

  • Destination Code (Zielort-Code). Dies ist der Code für das Land bzw. den Ort.

  • Half day (Halber Tag). Dieser Satz wird angewendet, wenn sich der Arbeitnehmer zwischen 8 und 24 Stunden an einem Ort aufhält. Wenn Ihr Unternehmen keinen separaten Tagessatz für diese Dauer verwendet, können Sie die Werte aus der Spalte „Full day“ übernehmen.

    Wenn Ihre Reise zwischen 8 und 24 Stunden dauert, sich aber über zwei Kalendertage erstreckt, werden die Tagessätze vom Typ First/Last day angewendet. Wenn Sie z. B. heute am späten Nachmittag an Ihrem Zielort ankommen und morgen mittags abreisen, wird der heutige Tag als der erste Tag Ihrer Reise und der morgige Tag als der letzte Tag Ihrer Reise gewertet. Daher gelten die Tagessätze vom Typ First/Last day für jeden Tag.

  • First/Last day (Erster/Letzter Tag). Dieser Tagessatz wird für den ersten und letzten Tag der Reise des Mitarbeiters angewendet. Wenn Ihr Unternehmen keinen separaten Tagessatz für diese Dauer verwendet, können Sie die Werte aus der Spalte „Full day“ übernehmen.

  • Full day (Ganzer Tag). Dieser Tagessatz gilt für alle Aufenthalte von mindestens 24 Stunden.

    Erstreckt sich die Geschäftsreise über zwei oder mehr Kalendertage, werden die Tagessätze vom Typ First/Last day und Full day wie folgt angewandt:

    • Für eine zweitägige Reise sind zwei Tagessätze vom Typ First/Last day erforderlich.

    • Für eine dreitägige Reise sind zwei Tagessätze vom Typ First/Last day und ein Satz vom Typ Full day erforderlich.

  • Frühstück. Mittagessen. Abendessen.

    • In einigen Unternehmen und Ländern gibt es Selbstbeteiligung. Wenn Mahlzeiten kostenlos angeboten werden, mit einer Unternehmenskarte bezahlt werden oder wenn Mahlzeiten als Teil einer erstattungsfähigen Reise oder Unterkunft bereitgestellt werden, muss ein bestimmter Prozentsatz von der Pauschale pro Kalendertag abgezogen werden – zum Beispiel ein kostenloses Frühstück, das vom Hotel, in dem der Mitarbeiter übernachtet, bereitgestellt wird, oder ein kostenloses Abendessen, das im Rahmen einer Konferenz angeboten wird.

    • Die in der Vorlage verwendeten Selbstbeteiligungssätze für den Ganztagessatz sind wie folgt: Frühstück 20 %, Mittagessen 40 %, Abendessen 40 %.

Tagespauschalen-Richtlinien bearbeiten und löschen

So bearbeiten Sie eine bestehende Tagespauschalen-Richtlinie:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten > Tagespauschalen.

  2. Rufen Sie die gewünschte Tagespauschalen-Richtlinie auf und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü. Wählen Sie die Option Richtlinie bearbeiten.

  3. Passen Sie die Angaben im sich öffnenden Dialogfeld an und klicken Sie auf Änderungen speichern.

So löschen Sie eine bestehende Tagespauschalen-Richtlinie:

  1. Rufen Sie die gewünschte Tagespauschalen-Richtlinie auf und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü. Wählen Sie die Option Löschen.

  2. Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Bestätigungskästchen und klicken Sie auf Richtlinie löschen.

Wenn Sie versuchen, den Gültigkeitszeitraum einer Tagespauschalen-Richtlinie zu ändern oder eine Tagespauschalen-Richtlinie zu löschen, während Sie noch offene Ausgaben haben, für die sie gilt, zeigt Payhawk eine Warnung an und lässt Sie nicht fortfahren, bis diese Ausgaben abgerechnet sind.

Bestehende Tagessätze aktualisieren

Um Ihre bestehenden angewendeten Tagessätze für eine Tagespauschalen-Richtlinie zu aktualisieren, können Sie sie im Excel-Format herunterladen, anpassen und neu importieren.

  1. Rufen Sie die gewünschte Tagespauschalen-Richtlinie auf und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü. Wählen Sie die Option Tagessätze als .xlsx herunterladen. Dadurch wird die Excel-Datei mit Ihren aktuellen Tagessätzen für die Richtlinie lokal gespeichert.

  2. Aktualisieren Sie die Details und speichern Sie die Datei.

  3. Klicken Sie zurück in Payhawk auf das Drei-Punkte-Menü. Wählen Sie die Option Tagessätze importieren.

  4. Laden Sie im sich öffnenden Dialogfeld Ihre lokale Datei hoch und klicken Sie auf Änderungen speichern.

    Beachten Sie, dass Payhawk bereits bestehende unbezahlte Tagespauschalen-Ausgaben mit den alten Tagessätzen automatisch aktualisiert.

Alternativ können Sie die vorhandenen Tagessätze bearbeiten, löschen und herunterladen, indem Sie die Verwalten-Option für die Richtlinie auswählen, auf das Drei-Punkte-Menü klicken und dann die gewünschte Option auswählen.

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