Payhawk ermöglicht Ihnen den manuellen Import Ihrer bestehenden Lieferanten mithilfe der Excel-Vorlagendatei und erlaubt Ihnen auch den Export Ihrer bestehenden Lieferantendatenbank aus Payhawk.
Wenn Sie eine aktive ERP-Integration mit Payhawk haben, können Sie keine Lieferanten manuell importieren.
Besonderheiten
Wenn Sie Ihre Lieferanten manuell in Payhawk eintragen, aktualisiert das System die bestehende Lieferantendatenbank (falls vorhanden), indem es die Lieferantennamen, Steuernummern und externen IDs abgleicht:
Wenn eine Übereinstimmung dieser Felder zwischen den vorhandenen und den importierten Lieferanten gefunden wird, aktualisiert Payhawk die vorhandenen Lieferanten.
Wenn für einen bestehenden Lieferanten keine Übereinstimmung gefunden wird, löscht Payhawk diesen bestehenden Lieferanten.
Wenn keine Übereinstimmung mit bestehenden Daten in einer Dateizeile gefunden wird, erstellt Payhawk einen neuen Lieferanten für diese Zeile.
Die Excel-Vorlage
Die Excel-Vorlagendatei für den manuellen Import von Lieferanten in Payhawk enthält die Unterblätter Lieferanten und Zusätzliche Felder und enthält außerdem kurze Anweisungen zu den erforderlichen Feldern für den Lieferantenimport, um den Prozess zu erleichtern:
Lieferanten - Das Unterblatt ermöglicht es Ihnen, mehrere Lieferanten auf einmal zu importieren. Hier können Sie die Kontakt- und Bankdaten des Lieferanten, die Steuernummer und weitere Lieferantendetails angeben.
Zusätzliche Felder - In diesem Unterblatt können Sie die Namen und möglichen Werte für die zusätzlichen (benutzerdefinierten) Lieferantenfelder angeben, zum Beispiel Projektname, Externe Referenz oder Rabattcode. Wenn Sie mögliche Werte für ein zusätzliches Feld angeben, wird das Feld wie eine Werteliste behandelt. Wenn nicht, wird das Feld als Freitextfeld behandelt.
Sie können in der Importvorlagendatei keine Felder zur Kategorisierung von Ausgaben angeben.
Importieren von Lieferanten mit der Excel-Vorlage
So importieren Sie Ihre Lieferanten in Payhawk mit der Excel-Vorlage:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Lieferanten importieren.
Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf den Link der Vorlagendatei, um die Vorlagendatei lokal herunterzuladen.
Füllen Sie die erforderlichen Daten für den Lieferantenimport in die Datei ein.
Gehen Sie zurück zu Payhawk und laden Sie die Datei mit Ihren Lieferantendaten hoch. Klicken Sie auf Weiter.
Auf dem nächsten Bildschirm wird eine Zusammenfassung der hochgeladenen Daten angezeigt. Bestätigen Sie den Import im System und klicken Sie auf Import.
Beachten Sie, dass Payhawk eine Warnmeldung anzeigt, wenn erforderliche Lieferantendaten fehlen oder falsch sind, z. B. doppelte Lieferantennamen, Steuernummern oder externe IDs.
Ist der Import abgeschlossen, wird auf dem Bildschirm eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Imports und der aktuelle Status der App Lieferanten angezeigt. Klicken Sie auf Fertig.
Exportieren von Lieferanten in Excel
Sie können Ihre Lieferanten auch manuell exportieren:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Lieferanten exportieren. Daraufhin wird eine Excel-Datei erstellt und automatisch lokal auf Ihren Computer heruntergeladen.
