Dieser Artikel enthält Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit dem Beleg-Mailbox in Payhawk.
Kann ich Weiterleitungsregeln für das Beleg-Mailbox festlegen?
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen von einem Lieferanten erhalten, können Sie in Ihrem Posteingang Weiterleitungsregeln einrichten, so dass Payhawk alle diese Rechnungen automatisch erhalten kann. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Weiterleitungsregeln für das Payhawk-Beleg-Mailbox einrichten.
Was ist, wenn mein Benutzer Teil mehrerer Konten ist?
Wenn Ihr Benutzer Teil mehrerer Konten ist, liest Payhawk die Rechnung durch seine OCR- (Optical Character Recognition) und Datenextraktionsalgorithmen, um das richtige Konto und die richtige Ausgabe zu finden. Die erfolgreiche Verarbeitung von Ausgabenbelegen über das Beleg-Mailbox wird unterstützt, auch wenn Sie Teil mehrerer Einheiten sind.
Was kann ich tun, wenn der Ausgabenbeleg nicht erfolgreich bearbeitet wird?
Manchmal kann Ihr Ausgabenbeleg jedoch nicht erfolgreich bearbeitet werden, wenn Sie z. B. an mehreren Payhawk-Konten beteiligt sind und nicht klar ist, welches von ihnen ausgewählt werden soll.
Um Ihre ausstehende Beleg-Mailbox und Ihren Ausgabenbeleg manuell zu bearbeiten:
Öffnen Sie über das Payhawk-Webportal oder die mobile App Ihren Posteingang.
Suchen Sie die Beleg-Mailbox mit dem Dokument, das Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf An vorhandene Ausgabe anhängen.
Wählen Sie die Entität, in deren Namen die Ausgabe getätigt wurde. Klicken Sie auf + Als neue Ausgabe hinzufügen.
Wählen Sie die Zahlungsmethode für die Ausgabe, z. B. wenn sie mit dem Geld des Mitarbeiters bezahlt wurde, markieren Sie Erstattung, und klicken Sie auf Ausgabe [Nummer] hinzufügen.
Daraufhin wird das Dokument verarbeitet und erscheint auf der Registerkarte Alle, auf der Sie alle automatisch verarbeiteten Dokumente finden können.
Was kann ich tun, wenn meine E-Mail mehrere Anhänge enthält?
Payhawk behandelt jeden der Anhänge als separate Ausgabe. Dies bedeutet, dass:
Wenn die E-Mail an unpaid@payhawk.me gesendet wird, erstellt Payhawk eine Banküberweisung für jedes Dokument.
Wenn die E-Mail an paid@payhawk.me gesendet wurde, wird Payhawk versuchen, sie mit einer bestehenden Ausgabe abzugleichen, egal ob mit oder ohne Beleg.
Wenn der Versuch fehlschlägt, können Sie den Upload des Kostendokuments manuell bearbeiten.
Was kann ich tun, wenn ich eine unbezahlte Rechnung an die E-Mail-Adresse des Postfachs für bezahlte Belege schicke?
Auch wenn das Dokument für eine unbezahlte Ausgabe an die E-Mail-Adresse paid@payhawk.me Beleg-Mailbox gesendet wurde, können Sie eine neue Ausgabe erstellen, an die Sie Ihr Dokument anhängen möchten.
Kann ich eine Weiterleitungsregel für den Posteingang meiner Firmenrechnungen einrichten?
Wenn Sie eine gemeinsame Unternehmens-E-Mail für die Bearbeitung all Ihrer Rechnungen haben, wenden Sie sich an Ihren Payhawk-Kundenbetreuer, der Sie bei der Konfiguration unterstützt.
Woher sollen die Mitarbeiter wissen, wohin sie die Ausgabenbelege schicken sollen?
Das Beleg-Mailbox ist unter dem persönlichen Profil jedes Mitarbeiters verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Finden des Mailbox für Belege und Kopieren der E-Mail-Adressen für bezahlte und unbezahlte Ausgaben.