Jetzt können Sie direkt ein Dokument für bezahlte bzw. unbezahlte Rechnungen weiterleiten, die Sie per E-Mail erhalten haben. Nutzen Sie hierfür die E-Mail-Adressen der Beleg-Mailboxen paid@payhawk.me bzw. unpaid@payhawk.me.
Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur Nutzung der Beleg-Mailbox von Payhawk finden Sie in den FAQ zur Beleg-Mailbox.
Vorteile
Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie den Genehmigungsprozess für Ausgaben dank weniger Klicks beschleunigen.
Vermeiden Sie das mühsame manuelle Herunterladen von Zahlungsbelegen und deren Hochladen in Ihr persönliches Payhawk-Konto, indem Sie sie an die getätigten Ausgaben anhängen.
Besonderheiten
Aus Sicherheitsgründen akzeptiert die Beleg-Mailbox nur E-Mails, die von den E-Mail-Adressen der Payhawk-Benutzer gesendet werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die E-Mail mit dem Zahlungsbeleg von der E-Mail-Adresse weiterleiten, die Sie bei der Erstellung Ihres persönlichen Payhawk-Kontos verwendet haben.
Die Beleg-Mailbox kann bis zu 10 Bilder bzw. PDF-Dokumente verarbeiten, die als E-Mail-Anhang gesendet werden.
Wenn keine Anhänge vorhanden sind, analysiert Payhawk automatisch den E-Mail-Text und erstellt ein Dokument für Sie – zum Beispiel für Ihre Uber-Quittungen.
Speicherort der Beleg-Mailbox
Um die benötigte E-Mail-Adresse für die Beleg-Mailbox im Payhawk-Webportal zu finden und zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren persönlichen Profil-Avatar und wählen im Dialogfeld die Option Beleg-Mailbox aus.
Um die benötigte E-Mail-Adresse für die Beleg-Mailbox in der mobilen Payhawk-App zu finden und zu kopieren, klicken Sie auf Ihren persönlichen Profil-Avatar und wählen im Dialogfeld die Option Rechnungs-Postfach aus.
Senden von Zahlungsbelegen für bezahlte Ausgaben
Um eine bereits bezahlte Rechnung einer bestehenden Kartenausgabe zuzuordnen, leiten Sie die erhaltene Rechnung an paid@payhawk.me weiter. Payhawk ordnet das Dokument dann automatisch der vorhandenen Ausgabe zu. Sie müssen nur noch die Ausgabe einreichen.
Senden von Zahlungsbelegen für unbezahlte Ausgaben
Um einen Ausgabenbeleg für einen offenen Betrag einzureichen, leiten Sie die erhaltene Rechnung an unpaid@payhawk.me weiter. Anhand der E-Mail-Adresse des Absenders erkennt Payhawk das Unternehmen und den Mitarbeitenden und erstellt eine neue Ausgabe für eine Banküberweisung im System. Der Datenextraktionsalgorithmus mit integrierter OCR extrahiert automatisch die Ausgabendaten und trägt sie ein. Nach der Prüfung wird die Ausgabe zur Zahlung durch die autorisierten Personen im Unternehmen angewiesen.
Überprüfen der erfolgreichen Verarbeitung von Zahlungsbelegen
Für jeden Ausgabenbeleg, den Sie an die Beleg-Mailbox senden, schickt Ihnen Payhawk automatisch eine Bestätigungs-E-Mail imselben Thread zurück, sodass Sie alle Kontextinformationen zum Einreichungsstatus des Belegs haben.
Wenn Sie die Benachrichtigungen im Thread nicht erhalten, überprüfen Sie, ob der Unterhaltungsmodus für Ihren E-Mail-Client aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in den Konfigurationshandbüchern zu Gmail oder Outlook 365.
Wenn der Ausgabenbeleg erfolgreich einer bezahlten Ausgabe zugeordnet wurde, sendet Payhawk Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung im Thread. Um die Details der Ausgabe zu sehen, klicken Sie in der E-Mail auf den Link Ausgabe anzeigen. Sie erhalten auch eine Benachrichtigung im Posteingang Ihres Payhawk-Kontos auf der Registerkarte Alle.
Wenn für den Ausgabenbeleg erfolgreich eine neue Ausgabe für eine Banküberweisung erstellt wurde, sendet Payhawk Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung im Thread. Um die Details der Ausgabe zu sehen, klicken Sie in der E-Mail auf den Link Ausgabe anzeigen. Sie erhalten auch eine Benachrichtigung im Posteingang Ihres Payhawk-Kontos auf der Registerkarte Alle.
Wenn der Ausgabenbeleg keiner bezahlten Ausgabe zugeordnet werden konnte oder, im Falle einer entitätenübergreifenden Verwaltung, die Entität nicht erkannt wird, sendet Payhawk Ihnen eine E-Mail in diesem Thread. Klicken Sie auf den Link Gehen Sie zum Posteingang, um im Posteingang Ihres Payhawk-Kontos zur Registerkarte Ausstehend zu gelangen und den Ausgabenbeleg anzuhängen.
Wenn Payhawk den Ausgabenbeleg aus irgendeinem Grund nicht verarbeiten kann, erhalten Sie eine Systemnachricht mit einer Erklärung, deren Vorlage je nach verwendetem E-Mail-Client variiert.
Mögliche Gründe für eine fehlgeschlagene Verarbeitung sind eine nicht erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der E-Mail-Adresse des Absenders oder die Überschreitung der zulässigen Anzahl von 10 angehängten Ausgabenbelegen. Wenden Sie sich an Ihre Payhawk-Administratoren, oder beheben Sie das Problem und senden Sie den Ausgabenbeleg erneut.
In den seltenen Fällen, in denen Payhawk oder ein Mitarbeitender das Dokument der falschen Ausgabe oder Entität zugeordnet hat, können Sie die Ausgabe verschieben, indem Sie zur App Ausgaben wechseln und die Funktion Zu einer anderen Ausgabe wechseln nutzen.
Anzeigen des Verlaufs von Mailbox-Anfragen
Wenn Sie sich vergewissern möchten, dass Ihre gesendeten Zahlungsdokumente auch wirklich alle erfolgreich verarbeitet werden, filtern Sie Ihre Posteingangs-E-Mails anhand des Postafchanfragen.
