Im Rahmen des Bestätigungsprozesses für Ausgabendetails können autorisierte Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens Rechnungszahlungen auf deren Fälligkeitstermine planen, sowohl Rechnungszahlungen als auch erstattungsfähige Ausgaben auf ein bestimmtes Datum festlegen oder diese unmittelbar nach der Autorisierung verarbeiten.
Ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen kann die Standardzahlungsausführung für Rechnungszahlungen so konfigurieren, dass sie entweder sofort oder am Fälligkeitstag der Ausgabe erfolgt. Die Standard-Zahlungseinstellung wird im Feld Zahlungsausführung angezeigt.
Standardmäßig werden erstattungsfähige Zahlungen sofort nach der Autorisierung ausgeführt. Um eine andere standardmäßige Zahlungsausführung zu definieren, lesen Sie den Artikel zur Konfiguration von Erstattungen.
Den Zeitpunkt der Ausführung geplanter Zahlungen festlegen
Geplante Zahlungen werden um 11:00 Uhr MEZ am festgelegten Tag ausgeführt.
Zahlungen von Rechnungen und Erstattungsleistungen planen
Sie können die Zahlung einer Rechnung oder einer erstattungsfähigen Ausgabe, wie z. B. Kilometergeld oder Tagesspesen, per Banküberweisung wie folgt planen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Ausgaben > Details bestätigen.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
Planen Sie im Dropdown-Menü Zahlungsart die Zahlung mithilfe einer der folgenden Optionen:
Jetzt bezahlen: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Zahlung für die Ausgabe sofort durchgeführt, nachdem sie von den in den Workflows Ihres Unternehmens definierten Benutzern genehmigt wurde.
(Nur bei Rechnungszahlungen) Fälligkeitsdatum: Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Zahlungslauf für die Ausgabe an ihrem Fälligkeitsdatum ausgelöst. Dieses wird mithilfe der OCR-Funktion von Payhawk OCR erkannt und automatisch ausgefüllt.
Beachten Sie, dass nur Fälligkeitsdaten in der Zukunft festgelegt werden können. Wenn Sie versuchen, eine Ausgabe für ein vergangenes Fälligkeitsdatum zu planen, zeigt das System einen Fehler an und das Ausführungsdatum wird auf das heutige Datum eingestellt.
Bestimmtes Datum: Wenn Sie diese Option wählen, können Sie ein Datum aus dem Kalender auswählen, an dem der Zahlungslauf für die Ausgabe ausgelöst werden soll.
Beachten Sie, dass vergangene Daten deaktiviert werden und Sie nur ein bestimmtes Datum in der Zukunft festlegen können.
Wenn Sie mit der Bestätigung der Details der Ausgabe fertig sind, klicken Sie auf Details bestätigen.
Infolgedessen wird die Ausgabe in die Registerkarte Bezahlen > Autorisieren verschoben, damit die autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen die Zahlung vornehmen oder deren Planung bestätigen können.
Die Zahlung von Rechnungen und Erstattungsleistungen im Massenverfahren planen
Sie können die Zahlung von zwei oder mehr Rechnungen oder erstattungsfähigen Ausgaben, wie z. B. Kilometergeld oder Tagegeldern, per Banküberweisung wie folgt planen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Ausgaben > Zahlung > Details bestätigen.
Wählen Sie die gewünschten Ausgaben, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zahlungsausführung die Zahlungsart (Fälligkeitsdatum für Rechnungen und Jetzt bezahlen oder Bestimmtes Datum für Rechnungen, Kilometergeld, Tagegelder und andere Erstattungen).
(Nur für Rechnungen) Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Referenz die gewünschte Referenz für die ausgewählten Rechnungszahlungen, die Teil des Sammelzahlungslaufs sind (Belegnummer, Belegdatum oder beides zusammen).
Klicken Sie in dem Dialog, der sich rechts öffnet, auf Bestätigen.
Infolgedessen werden alle geplanten Zahlungen unter der Registerkarte Bezahlen > Autorisieren für die entsprechenden Personen in Ihrem Unternehmen zur Bearbeitung freigegeben.
Weitere Informationen über das Umplanen oder das sofortige Bezahlen geplanter Rechnungen und erstattungsfähiger Ausgaben finden Sie in dem Artikel Verwaltung geplanter Zahlungen.