Wenn Sie eine aktive Verbindung zu einem HR-System haben, werden die Daten Ihrer Mitarbeiter automatisch in Payhawk übernommen, wodurch sich der manuelle Aufwand für das Onboarding von neuen Mitarbeitern und das Offboarding von ausgeschiedenen Mitarbeitern verringert und Ihre Stammdaten in allen Systemen konsistent bleiben.
Überschreiben von Mitarbeiterdaten
Sofern in Ihrem HR-System vorhanden werden folgende Mitarbeiterdaten in Payhawk überschrieben:
Vor- und Nachnamen.
Telefonnummern – Wenn eine Telefonnummer geändert wurde, wird der Mitarbeiter bei der nächsten Anmeldung bei Payhawk aufgefordert, die neue Nummer zu verifizieren.
Dieser Prozess gilt auch für die nachfolgende Datensynchronisierung.
Aus Sicherheitsgründen werden im HR-System geänderte E-Mail-Adressen nicht automatisch in Payhawk überschrieben. Die Payhawk-Administratoren werden über die Diskrepanz benachrichtigt und können dann entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Hinzufügen von Mitarbeitern
Sobald die Verbindung zwischen Payhawk und Ihrem HR-System hergestellt ist, werden alle Mitarbeiter, denen Sie den Zugang erlaubt haben, automatisch zu Payhawk hinzugefügt und erhalten eine E-Mail-Einladung vom System.
Bei der ersten Synchronisierung der Daten aus dem HR-System werden die bestehenden Payhawk-Benutzer anhand ihrer E-Mail-Adressen mit den Mitarbeitern im HR-System abgeglichen. Wenn beim Datenabgleich ein Payhawk-Benutzer nicht mit einer bestimmten E-Mail-Adresse verknüpft werden kann, wird der Mitarbeiter automatisch als neuer Benutzer hinzugefügt und ihm wird einen Einladungslink für die Anmeldung bei Payhawk gesendet.
Mitarbeiter von der Synchronisation ausschließen
Sie können Mitarbeiter in Ihrem HR-System davon abhalten, mit Payhawk synchronisiert zu werden, sobald die Verbindung zwischen den beiden Systemen hergestellt ist. Dazu müssen Sie die gewünschten Zugangsdaten in Ihrem HR-System so konfigurieren, dass sie von Payhawk nicht für den Abgleich verwendet werden.
Da die Beschränkungseinstellungen für jedes HR-System unterschiedlich sind, lesen Sie die Dokumentation und Ressourcen zu Merge:
Entfernen von Mitarbeitern
Bei der ersten Datensynchronisierung werden Payhawk-Benutzer, die nicht mit ihren E-Mail-Adressen im HR-System vorhanden sind, als externe Benutzer betrachtet und den Payhawk-Administratoren als nicht übereinstimmend gemeldet. Wenn sie keinen Zugriff auf das System haben sollen, können Sie sie manuell entfernen.
Bei nachfolgenden Datensynchronisierungen führt das Entfernen von Mitarbeitern aus dem HR-System dazu, dass Benutzer aus dem Payhawk-Konto, mit dem sie verknüpft sind, entfernt und ihre Karten für dieses Konto gesperrt werden.
Um eine ordnungsgemäße Entfernung von Mitarbeitern aus dem Payhawk-System zu gewährleisten, wird empfohlen, die Mitarbeiter in Ihrem HR-System zu kündigen oder zu deaktivieren, anstatt sie zu entfernen.
Häufigkeit der Synchronisierung und Berichte
Nach der ersten Synchronisierung der Personaldaten löst Payhawk automatisch alle 24 Stunden eine tägliche Synchronisierung aus.
Nach jeder Personaldatensynchronisierung erhalten Payhawk-Administratoren:
Eine E-Mail mit einer Liste der neuen Mitarbeiter, die zu Payhawk hinzugefügt wurden.
Eine E-Mail für jeden deaktivierten Payhawk-Benutzer mit den jeweiligen Details – zum Beispiel seinen Karten.