In Payhawk können Sie sowohl einzelne Ausgaben genehmigen als auch mehrere Ausgaben mit einem einzigen Mausklick auswählen und sie dann gebündelt genehmigen.
Sie können unbezahlte Ausgaben auch ablehnen und aus Ihrer Ausgabenliste entfernen sowie bezahlte Ausgaben ablehnen und um eine nachträgliche Überprüfung bitten.
Falls Sie falsche Angaben zu den Ausgaben feststellen, können Sie die Ausgabe auch an den Mitarbeiter zurücksenden, der sie eingereicht hat, und um eine Aktualisierung bitten.
Besonderheiten
Die Registerkarte Ausgabe > Genehmigen ist nur sichtbar, wenn ein Payhawk-Administrator aktiviert hat, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens Ausgaben einreichen dürfen.
Sie können Ausgaben genehmigen, wenn ein Payhawk-Administrator Sie im Rahmen der Unternehmensworkflows zu den Rollen oder Personen mit Genehmigungsrechten hinzugefügt hat.
Wenn eine Ausgabe an den Mitarbeiter zurückgesendet oder abgelehnt und gelöscht wird, wird der Grund für die Aktion, auf die Sie hingewiesen haben, als Kommentar protokolliert und kann auf der Registerkarte Aktivität > Kommentare eingesehen werden.
Die Rückgabe an den Mitarbeiter oder die Aktion zur Ablehnung und Löschung werden ebenfalls als Aktivität protokolliert und können auf der Registerkarte Aktivität > Workflow eingesehen werden.
Einzelne Ausgaben genehmigen
So genehmigen Sie eine einzelne Ausgabe:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Ausgaben > Genehmigen.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Genehmigen. Daraufhin wird die Ausgabe in die Registerkarte Überprüfen verschoben.
Massengenehmigungen von Ausgaben durchführen
Sie können mehrere Ausgaben auf einmal genehmigen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Ausgaben > Genehmigen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ausgaben, die Sie genehmigen möchten.
Nun wird in dem Dialog, der neben der Ausgabenliste geladen wird, eine Zusammenfassung aller ausgewählten Ausgaben angezeigt.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Ausgaben an Mitarbeiter zurücksenden
Sie können eine Ausgabe an den Mitarbeiter zurücksenden, der sie eingereicht hat, indem Sie sie ablehnen und löschen, wenn Sie ein Genehmiger sind, oder indem Sie direkt die Option Löschen auswählen, auch wenn Sie nicht der Genehmiger sind, sofern Sie dazu autorisiert sind und die entsprechenden Rechte haben.
Aus buchhalterischen Gründen können Sie Ausgaben nur an Mitarbeiter zurücksenden, wenn diese noch nicht überprüft wurden.
Wenn Sie Genehmiger sind, senden Sie eine Ausgabe wie folgt an den Mitarbeiter zurück, der sie eingereicht hat:
So senden Sie eine Ausgabe an den Mitarbeiter zurück:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Wählen Sie im folgenden Dialog An Mitarbeiter zurücksenden aus.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
Wenn Sie kein Genehmiger sind, jedoch autorisiert wurden, senden Sie eine Ausgabe wie folgt an den Mitarbeiter zurück, der sie eingereicht hat:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Genehmigen (oder Überprüfen).
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Rücksendung der Ausgabe sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
Unbezahlte Ausgaben ablehnen und löschen
So lehnen Sie eine unbezahlte Ausgabe ab:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Klicken Sie im folgenden Dialog auf Ablehnen und löschen.
Fügen Sie den Grund für die Ablehnung der Ausgabe unter Anmerkung hinzu.
Markieren Sie das Kontrollkästchen, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Bezahlte Ausgaben ablehnen und löschen
So lehnen Sie eine bezahlte Ausgabe ab, zum Beispiel eine Kartenzahlung:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Wählen Sie im folgenden Dialog die Option Ablehnen aus.
Fügen Sie den Grund für die Ablehnung der Ausgabe unter Anmerkung hinzu.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird die Ausgabe in die Registerkarte Überprüfen verschoben.
Der Grund für die Rückgabe einer abgelehnten bezahlten Ausgabe in der Registerkarte Überprüfung ist, dass, obwohl das Geld vom Konto abgegangen ist, die Ausgabe immer noch entsprechend vom Finanzteam bearbeitet werden muss – zum Beispiel, um von der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters oder über eine Banküberweisung des Mitarbeiters auf das Bankkonto des Unternehmens gedeckt zu werden.
