In Payhawk können Sie sowohl einzelne Ausgaben genehmigen als auch mehrere Ausgaben mit einem einzigen Mausklick auswählen und sie dann gleichzeitig genehmigen.
Sie können auch unbezahlte Ausgaben ablehnen und aus Ihrer Ausgabenliste entfernen sowie bezahlte Ausgaben ablehnen und um eine nachträgliche Überprüfung bitten.
Wenn Ihnen falsche Ausgabeninformationen auffallen, können Sie die jeweilige Ausgabe auch an den Mitarbeiter zurückschicken, der sie eingereicht hat, und um eine Aktualisierung bitten.
Besonderheiten
Die Registerkarte Ausgabe > Genehmigen ist nur sichtbar, wenn ein Payhawk-Administrator aktiviert hat, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens Ausgaben einreichen dürfen.
Sie können Ausgaben genehmigen, wenn ein Payhawk-Administrator Sie im Rahmen der Unternehmensworkflows zu den Rollen oder Personen mit Genehmigungsrechten hinzugefügt hat.
Einzelne Ausgaben genehmigen
So genehmigen Sie eine einzelne Ausgabe:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Genehmigen.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen. Daraufhin wird die Ausgabe in den Registerkarte Überprüfen verschoben.
Massengenehmigungen von Ausgaben durchführen
Sie können mehrere Ausgaben auf einmal genehmigen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Genehmigen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ausgaben, die Sie genehmigen möchten.
Nun wird in dem Dialogfeld, das neben der Ausgabenliste geladen wird, eine Zusammenfassung aller ausgewählten Ausgaben angezeigt.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Unbezahlte Ausgaben ablehnen
So lehnen Sie eine unbezahlte Ausgabe ab:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Fügen Sie den Grund für die Ablehnung der Ausgabe hinzu.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen und löschen.
Bezahlte Ausgaben ablehnen
So lehnen Sie eine bezahlte Ausgabe ab, zum Beispiel eine Kartenzahlung:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Option Ablehnen und fügen Sie eine Anmerkung mit dem Grund für die Ablehnung hinzu.
Klicken Sie auf Ablehnen, um Ihre Wahl zu bestätigen. Daraufhin wird die Ausgabe auf die Registerkarte Überprüfen verschoben.
Der Grund für dieses Verhalten bei bezahlten Ausgaben ist, dass, obwohl das Geld vom Konto abgegangen ist, die Ausgabe immer noch entsprechend vom Finanzteam bearbeitet werden muss – zum Beispiel, um von der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters oder über eine Überweisung des Mitarbeiters auf das Bankkonto des Unternehmens gedeckt zu werden.
Ausgaben an Mitarbeiter zurückschicken
Sie können eine Ausgabe an den Mitarbeiter zurückschicken, der sie eingereicht hat, indem Sie sie ablehnen und löschen, wenn Sie ein Genehmiger sind, oder indem Sie direkt die Option Löschen auswählen, auch wenn Sie nicht der Genehmiger sind, sofern Sie dazu autorisiert sind und die entsprechenden Rechte haben.
Aus buchhalterischen Gründen können Sie Ausgaben nur an Mitarbeiter zurückschicken, wenn sie noch nicht überprüft wurden.
Wenn Sie Genehmiger sind, schicken Sie eine Ausgabe wie folgt an den Mitarbeiter zurück, der sie eingereicht hat:
Nachdem Sie auf das Drei-Punkte-Menü der gewünschten Ausgabe geklickt und die Option Ablehnen gewählt haben, klicken Sie auf Rücksendung an Mitarbeiter.
Fügen Sie den Grund für das Zurückschicken der Ausgabe hinzu.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück.
Wenn Sie kein Genehmiger sind, jedoch autorisiert wurden, schicken Sie eine Ausgabe wie folgt an den Mitarbeiter zurück, der sie eingereicht hat:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Genehmigen (oder Überprüfen).
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Rücksendung an Mitarbeiter.
Fügen Sie den Grund für das Zurückschicken der Ausgabe hinzu.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück.
