Dank der leistungsstarken Workflow-Funktionen von Payhawk können Sie umfassende benutzerdefinierte Workflows auf der Basis von Ausgabenarten, Genehmigern und Genehmigungsbedingungen erstellen und anpassen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Dabei behalten Sie stets den Überblick über jeden definierten Schritt und jeden zugewiesenen Mitarbeiter.
Außerdem können Sie eigene Workflow-Fallbacks definieren, damit der Genehmigungsprozess in Ausnahmefällen gesichert ist. So zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter, der keinen Teammanager hat, eine Ausgabe einreicht, die von einem Teammanager genehmigt werden müsste.
In Payhawk können Sie Workflows zur Genehmigung von Kartenanträgen und Transaktionen, Rückerstattungen, Rechnungen, Bestellungen und mehr definieren.
Workflows für Ausgabenarten
Basierend auf dem Lebenszyklus von Ausgaben in Payhawk lassen sich die Workflows für die Rechnungen, Rückerstattungen und Kartentransaktionen in Ihrem Unternehmen individuell anpassen.
So beginnt der Lebenszyklus von Ausgaben für eine Rechnung zum Beispiel mit ihrer Einreichung. Dann muss die Ausgabe genehmigt werden. Im nächsten Schritt werden die autorisierten Personen im Unternehmen die Ausgabe prüfen. Anschließend werden die Einzelheiten der Zahlung und das Ausführungsdatum der Zahlung bestätigt, die Zahlung wird genehmigt und die Ausgabe wird bezahlt.
Bei einer Rechnung bestehen die Ausgabenschritte aus Einreichen, Bestätigen, Prüfen und Bezahlen (Einzelheiten bestätigen und Autorisieren).
Kartenausgaben enthalten nur die Schritte Einreichen, Genehmigen und Prüfen, da sie bereits bezahlt wurden.
Tagegelder und Ausgaben für Kilometergeld umfassen den Schritt Rückerstattung statt Bezahlen, da der Betrag an den Mitarbeiter zurückerstattet wird.
Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Genehmigungsworkflows für Ausgabenarten festlegen.
Workflows für Bestellungen
Für die Erstellung einer Bestellung in Payhawk müssen die Mitarbeiter zunächst eine Kaufanfrage einreichen. Anschließend müssen die autorisierten Mitarbeiter des Unternehmens den Betrag und andere Einzelheiten oder Bedingungen genehmigen, bevor die Lieferung veranlasst werden kann. Dann laden die autorisierten Mitarbeiter die Rechnungen und Quittungsbelege für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen hoch und die Bestellung kann abgeschlossen werden.
Mitunter können Bestellungen Unstimmigkeiten aufweisen, was die Menge der erhaltenen Waren oder den genehmigten und den in Rechnung gestellten Preis betrifft. In diesen Fällen können Sie bestimmten Mitarbeitern ausdrücklich erlauben, Bestellungen mit Abweichungen zu genehmigen.
Der Workflow, den Sie für Bestellungen anpassen können, umfasst die Einrichtung mehrerer Schritte, Rollen oder Personen, die die Berechtigung haben, Folgendes zu tun:
Kaufanträge genehmigen.
Rechnungen hochladen.
Banküberweisungen für Bestellungen genehmigen, wenn der Bestellbetrag mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt.
Banküberweisungen für Bestellungen genehmigen, wenn der Bestellbetrag nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt.
Banküberweisungen genehmigen, wenn die Rechnung ohne vorherige Bestellung eingegangen ist.
Workflows für Kartenanträge
Mitarbeiter können, sofern dies erlaubt wird, Anträge für neue Karten stellen. Sie können festlegen, wer Kartenanträge genehmigen und wer Karten ausstellen darf.
