Mit Payhawk können Sie Arbeitsabläufe auf der Grundlage von Ausgabentypen, Genehmigern und Genehmigungsbedingungen erstellen und anpassen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Das System bietet auch eine klare Sicht auf jeden Schritt des Workflows und die am Genehmigungsprozess beteiligten Benutzer.
Sie können Fallback-Regeln definieren, um sicherzustellen, dass der Genehmigungsprozess in Ausnahmefällen fortgesetzt wird, z. B. wenn ein Mitarbeiter ohne zugewiesenen Teammanager eine Ausgabe einreicht, die normalerweise die Genehmigung seines Vorgesetzten erfordern würde.
In Payhawk können Sie Workflows zur Genehmigung von Kartenanträgen und Transaktionen, Rückerstattungen, Rechnungen, Bestellungen und mehr definieren.
Workflows für Ausgabentypen
Basierend auf dem Lebenszyklus von Ausgaben in Payhawk lassen sich die Workflows für die Rechnungen, rückerstattungsfähige Ausgaben und Kartentransaktionen in Ihrem Unternehmen individuell anpassen.
Wenn alle Schritte für den Arbeitsablauf des Ausgabentyps aktiviert sind, umfasst der Lebenszyklus für eine Rechnung die folgenden Schritte:
(Einreichen) Eine Ausgabe wird zuerst vom Ausgabenbesitzer eingereicht.
(Genehmigen) Sie wird dann von einem Mitarbeiter genehmigt, der als Genehmiger im Workflow für die Ausgabengenehmigung zugewiesen ist, wie von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen definiert.
(Überprüfen) Als Nächstes überprüft ein Prüfer die Details der Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
(Zahlen > Daten bestätigen) Nach der Prüfung bestätigen die Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen die Zahlungsdaten.
Die Schritte Details bestätigen und Autorisieren setzen das 4-Augen-Prinzip um, bei dem ein autorisierter Mitarbeiter die Zahlungsdetails bestätigt, während ein anderer die Zahlung autorisiert.
Wenn die Rechnungsausgabe geplant ist, wird in diesem Stadium die Zahlungsausführungsmethode festgelegt.
Standardmäßig wird die Zahlung so konfiguriert, dass sie entweder sofot oder am Fälligkeitsdatum der Ausgabe gezahlt wird. Die Ausführung kann aber auch für ein bestimmtes Datum geplant werden.
(Bezahlen > Autorisieren) Mitarbeiter mit Zahlungsrechten autorisieren dann die Ausgabe zur Zahlung.
Wenn die Zahlung auf „Sofortige Zahlung“ eingestellt ist, wird sie sofort nach der Autorisierung gezahlt.
Wenn die Zahlung geplant ist, wird sie autorisiert und automatisch zum angegebenen Datum (Fälligkeitsdatum oder bestimmtes Datum) gezahlt.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Genehmigungsworkflows für Ausgabentypen festlegen.
Workflow-Schritte für Rechnungen
Bei einer Rechnung gibt es die Schritte Einreichen, Genehmigen, Prüfen Bezahlen mit Bezahlen, einschließlich der Schritte Details bestätigen und Autorisieren, sodass das 4-Augen-Prinzip gewährleistet wird.
Workflow-Schritte für Kartenausgaben
Für Kartenausgaben gibt es nur die Schritte Einreichen, Genehmigen und Prüfen, da sie bereits bezahlt wurden.
Workflow-Schritte für erstattungsfähige Ausgaben
Für eine erstattungsfähige Ausgabe, wie z. B. Kilometergeld oder Tagegeld, gibt es die Schritte Einreichen, Genehmigen, Prüfen und Bezahlen mit Bezahlen, einschließlich der Schritte Details bestätigen und Autorisieren, sodass das 4-Augen-Prinzip gewährleistet wird.
Standardmäßig ist der Schritt Details bestätigen für erstattungsfähige Ausgaben auf „Automatisch“ eingestellt (Payhawk-System). Er kann jedoch von einem Payhawk-Administrator geändert werden.
Workflows für Käufe
Wenn alle Schritte für den Kauf-Workflow aktiviert sind, umfasst der Lebenszyklus für einen Kauf die folgenden Meilensteine:
(Einreichen) Ein Kaufantrag wird zunächst vom Eigentümer eingereicht.
(Prüfen) Der Kauf wird dann von einem Mitarbeiter geprüft, der im Workflow als Prüfer zugewiesen ist, wie von einem Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen definiert.
(Genehmigen) Als Nächstes genehmigt ein Genehmiger die Kaufdetails, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
(Empfangen) Nach der Genehmigung können die Mitarbeiter mit Zugriff auf den Kauf Empfangsbestätigungen für die erhaltenen Waren hochladen.
(Rechnung) Nach der Genehmigung können Mitarbeiter mit Zugriff auf den Kauf Rechnungen für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen hochladen.
(Bezahlen > Daten bestätigen) Autorisierte Mitarbeiter Ihres Unternehmens bestätigen anschließend die Zahlungsdaten.
Die Schritte Details bestätigen und Autorisieren gewährleisten das 4-Augen-Prinzip, bei dem ein autorisierter Mitarbeiter die Zahlungsdetails bestätigt, während ein anderer die Zahlung autorisiert.
(Bezahlen > Autorisieren) Mitarbeiter mit Zahlungsrechten autorisieren anschließend den Kauf zur Zahlung.
(Schließen) Wenn das automatische Schließen der Einkäufe nicht aktiviert ist oder wenn es Diskrepanzen zwischen der Menge oder dem Betrag der Käufe und den fakturierten und/oder gelieferten Käufen gibt, können autorisierte Mitarbeiter die Käufe manuell schließen.
Workflows für Kartenanfragen
Wenn erlaubt, können Mitarbeiter Anträge für neue physische, virtuelle und Einwegkarten ste llen. Sie können dann festlegen, wer Kartenanträge genehmigen und wer die Karten ausstellen darf.
