In den Schritten Einreichen, Genehmigen und Überprüfen des Ausgabenlebenszyklus können Sie Kartenausgaben und Bageldbezüge am Geldautomaten für Waren oder Dienstleistungen von zwei oder mehr Anbietern aufteilen, solange die gewünschten Kartenausgaben bestimmte Anforderungen erfüllen.
Beispiel: Sie haben 10 Bücher bei einer Online-Buchhandlung bestellt und die Rechnung mit einer einzigen Kartentransaktion beglichen. Die Bücher werden jedoch von mehreren verschiedenen Lieferanten geliefert. Dabei stellt jeder Lieferant eine Rechnung für die jeweiligen Bücher und deren Beträge aus, und die Rechnungen erhalten Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums zeitversetzt mit dem Eintreffen der Bücher.
Normalerweise können Sie bei Erhalt aller Rechnungen die Ausgaben in Einzelposten aufteilen und diese überprüfen und in Ihr ERP-System exportieren. Anschließend müssen Sie in der Buchhaltungssoftware alle exportierten Zeilen manuell bearbeiten, um den richtigen Lieferanten, das Belegdatum und die Belegnummer festzulegen.
Wenn Sie die Ausgaben einer einzigen Karte hingegen in mehrere Ausgaben aufteilen, können Sie nur die Ausgaben überprüfen und exportieren, für die Sie die Rechnungen erhalten haben. Dies erspart Ihnen zusätzliche manuelle Schritte in Ihrem Buchhaltungssystem nach der Buchung der Ausgaben, da alle erforderlichen Ausgabendaten bereits während der Aufteilung übermittelt wurden.
Derzeit ist die Aufteilung von Kartenausgaben in mehrere Ausgaben ausschließlich im Webportal von Payhawk möglich.
Anforderungen für die Aufteilung von Ausgaben
Sie können in Payhawk Ausgaben einer Kartentransaktion in mehere Ausgaben aufteilen, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Es handelt sich um eine Kartenausgabe, d. h. es ist bereits eine Kartentransaktion in Payhawk sichtbar.
Es handelt sich nicht um eine geprüfte Ausgabe.
Es besteht kein zugehöriges Abonnement.
Hat keine Einzelposten.
Die Funktion zum Aufteilen von Ausgaben wird derzeit von einigen der verfügbaren Payhwk-ERP-Direktintegrationen unterstützt. Bei nicht unterstützten Integrationen erscheint ein Pop-up mit einer Benachrichtigung.
Ausgaben aufteilen und Ausgaben zusammenführen
Sie können die Aufteilung einer Ausgabe rückgängig machen, indem Sie die Funktion Ausgaben zusammenführen verwenden. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Zusammenführen von Ausgaben in Payhawk.
Ausgabe der Ausgaben-Aufteilung
Nach der Aufteilung der Ausgabe wird die resultierende Ausgabe die folgenden Merkmale aufweisen:
Die Gesamtsumme aller Ausgaben wird dem Betrag der anfänglichen Ausgabe entsprechen.
Die neuen Ausgaben werden mit einem Link zu der zugehörigen Transaktion versehen. Sie können zudem eine Ausgabe in mehrere Transaktionen aufteilen.
Das Erstellungsdatum der Aufteilung der Ausgaben ist das Datum des Aufteilungsvorgangs der Ausgabe.
Die Kategorisierung der Ausgaben und andere Eigenschaften werden von der ursprünglichen Ausgabe übernommen.
In der App Ausgaben wird jede aufgeteilte Ausgabe mit dem Informationsfeld Zusammen mit X anderen Ausgaben bezahlt versehen und enthält einen Hyperlink zum Filter Zahlungs-ID.
Wenn der Kartenausgabe bereits ein Ausgabenbeleg beigefügt ist, wird dieser beibehalten und an die erste Ausgabe nach der Aufteilung angehängt.
Wenn eine Kartenausgabe bereits genehmigt und erst anschließend in mehrere Ausgaben aufgeteilt wurde, ändert sich ihr Status und sie muss erneut eingereicht werden.
Wenn die anfängliche Ausgabe genehmigt wurde, werden alle neuen Ausgaben auf den Status „Nicht eingereicht“ zurückgesetzt.
Wenn eine Ausgabe bereits von einer anderen Ausgabe getrennt wurde, wird sie mit den Transaktionen der vorherigen Aufteilung verknüpft. Beispiel: Wenn Ausgabe A mit Transaktion T in die Ausgaben A1 und A2 aufgeteilt wird und Ausgabe A1 in die Ausgaben A3 und A4 aufgeteilt wird, werden die Ausgaben A2, A3 und A4 mit Transaktion T verknüpft.
Wenn der Betrag der aufgeteilten Ausgaben aktualisiert wurde und die Summe nicht mehr mit dem Betrag der Transaktion übereinstimmt, zeigt Payhawk eine Warnung an, um die Sie sich kümmern müssen. Aufgeteilte Ausgaben mit Warnungen wegen nicht übereinstimmender Beträge können nicht im Ganzen überprüft werden.
Aufteilung in mehrere Ausgaben
Aufteilung einer Kartenausgabe oder eines Bargeldbezugs am Geldautomaten in mehrere Ausgaben:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > zu der Registerkarte Einreichen, Genehmigen oder Überprüfen.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie die Option In mehrere Ausgaben aufteilen. Daraufhin wird das System die Ausgabe standardmäßig in zwei Teile aufteilen.
Geben Sie die Anmerkungen und Beträge für jede aufgeteilte Ausgabe ein. Wenn Sie eine weitere aufgeteilte Ausgabe hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche + Ausgabe hinzufügen. Zur Vereinfachung: Wenn Sie neue Zeilen hinzufügen und die Beträge aktualisieren, werden diese automatisch von der ersten Ausgabe abgezogen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufteilen in [Anzahl] Ausgaben.
Wenn beim Aufteilen und Bearbeiten der Ausgaben Abweichungen auftreten, zeigt Payhawk eine Fehlermeldung an, um die Sie sich kümmern müssen.
