La integración directa entre Payhawk y QuickBooks Online te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a QuickBooks Online por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y QuickBooks Online.
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Enviar pagos a QuickBooks Online
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a QuickBooks Online.
Cuando se liquida una transacción, la fecha correspondiente y su importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en QuickBooks Online en forma de pago de factura.
Para obtener más información sobre la integración de cuentas Payhawk-QuickBooks Online, consulta el artículo sobre sincronización de cuentas con QuickBooks Online.
Enviar depósitos a QuickBooks Online
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk lo envía automáticamente en forma de transacción de depósito a QuickBooks Online.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos necesarios. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Enviar gastos a QuickBooks Online
Cuando se revisa un gasto, Payhawk lo envía a QuickBooks Online en forma de factura.
Para los gastos de reembolso, Payhawk utiliza al empleado como proveedor.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura y se ha pagado a través de Payhawk, Payhawk creará y vinculará automáticamente un pago de factura.
Campos de datos exportados a QuickBooks Online
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema QuickBooks Online:
Proveedor: si el proveedor aún no existe en el sistema QuickBooks Online, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es Empleado, podrá ser solicitado por un administrador.
Número de documento
Prefijo del número del documento: este campo opcional te permite proporcionar un prefijo a todos los gastos realizados a través de Payhawk y visualizarlos fácilmente para su exportación a QuickBooks Online
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el Administrador cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: la nota del titular de la tarjeta en la que explica el gasto aparece en el campo Descripción del gasto en QuickBooks Online.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo de impuesto.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por QuickBooks Online.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa Clases, Dimensiones, Clientes y Proyectos de QuickBooks Online y permite utilizarlas como campos de gasto.
Tasas: cuando la transacción incluya una tasa, durante la conexión al sistema ERP se creará un asiento independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.
Tipo de cambio: al exportar datos a QuickBooks Online, Payhawk utiliza el tipo de cambio definido en QuickBooks Online. Sin embargo, si el gasto y el pago están en diferentes monedas, Payhawk aplica su propio tipo de cambio interno. Por ejemplo, si el gasto está en USD y se paga con una tarjeta en EUR, Payhawk utilizará su tipo de cambio interno para convertir el importe al exportar los datos a QuickBooks Online.