Payhawk te permite crear y personalizar flujos de aprobación según tipos de gastos, aprobadores y condiciones que se ajusten a las necesidades específicas de tu empresa. Además, el sistema ofrece una visión clara de cada paso del flujo y de los usuarios involucrados en el proceso de aprobación.
Puedes definir reglas alternativas para que el proceso de aprobación continúe en casos excepcionales, como cuando un empleado sin un gestor de equipo asignado envía un gasto que normalmente requeriría la aprobación de su gestor.
En Payhawk, puedes definir flujos de aprobación para solicitudes de tarjetas y transacciones, reembolsos, facturas y compras entre otros.
Flujos de aprobación para tipos de gastos
Basándote en el ciclo de vida de los gastos en Payhawk, puedes personalizar los flujos de aprobación para facturas, gastos reembolsables y transacciones con tarjeta en tu empresa.
Si todos los pasos del flujo de aprobación de tipo de gasto están activados, el ciclo de vida de una factura incluirá los siguientes pasos:
(Enviar) Un gasto es enviado primero por el propietario del gasto.
(Aprobar) Luego es aprobado por un empleado asignado como aprobador en el flujo de aprobación de gastos, según lo defina un administrador de Payhawk en tu empresa.
(Revisar) A continuación, un revisor revisa los detalles del gasto para asegurarse de que cumplen con las políticas de la empresa.
(Pagar > Confirmar detalles) Después de la revisión, los empleados con los permisos adecuados confirman los datos del pago.
Los pasos Confirmar detalles y Autorizar aplican el principio de 4 ojos, en el que un empleado autorizado confirma los detalles del pago y otro lo autoriza.
Si el gasto de la factura está programado, en esta etapa se establece el método de ejecución del pago.
Por defecto, el pago puede configurarse para ejecutarse de forma inmediata o en la fecha de vencimiento del gasto. Sin embargo, también se puede establecer para una fecha concreta.
(Pagar > Autorizar) Los empleados con permisos de pago autorizan entonces el gasto para su pago.
Si el pago está configurado como inmediato, se ejecutará justo después de la autorización.
Si el pago está programado, se autoriza y se ejecuta automáticamente en la fecha indicada (de vencimiento o específica).
Para más información, consulta el artículo sobre cómo configurar flujos de aprobación para los tipos de gastos.
Pasos del flujo de aprobación para facturas
En el caso de una factura, los pasos son Enviar, Aprobar, Revisar y Pagar con Pago, que incluye los pasos Confirmar detalles y Autorizar, aplicando así el principio de los 4 ojos.
Pasos del flujo de aprobación para gastos con tarjeta
Los gastos con tarjeta tienen los pasos Enviar, Aprobar y Revisar solo cuando ya han sido pagados.
Pasos del flujo de aprobación para gastos reembolsables
En el caso de un gasto reembolsable, como el kilometraje o las dietas, los pasos son Enviar, Aprobar, Revisar y Pagar con Pago, que incluyen los pasos Confirmar detalles y Autorizar, aplicando así el principio de los 4 ojos.
Por defecto, el paso Confirmar detalles en los gastos reembolsables está configurado como automático (Sistema Payhawk), pero puede modificarlo un administrador de Payhawk.
Flujos de aprobación para compras
Si todos los pasos del flujo de aprobación de compras están activados, el ciclo de vida de una compra incluirá los siguientes hitos:
(Enviar) El propietario es el primero en enviar una solicitud de compra.
(Revisar) A continuación, la compra la revisa un empleado asignado como revisor en el flujo de aprobación, según lo haya definido un administrador de Payhawk en tu empresa.
(Aprobar) Después, un aprobador valida los detalles de la compra para asegurarse de que cumplan con las políticas de la empresa.
(Recibir) Tras la aprobación, los empleados con acceso a la compra pueden subir notas de recibo de los productos recibidos.
(Facturar) Después de la aprobación, los empleados con acceso a la compra pueden subir facturas de los bienes o servicios entregados.
(Pagar > Confirmar detalles) A continuación, los empleados autorizados de tu empresa confirmarán los detalles de pago.
Los pasos Confirmar detalles y Autorizar aplican el principio de 4 ojos, en el que un empleado autorizado confirma los detalles del pago y otro lo autoriza.
(Pagar > Autorizar) Los empleados con permisos de pago autorizan entonces la compra para su pago.
(Cerrar) Si el cierre automático de las compras no está activado o hay diferencias entre la cantidad o el importe de la compra y los facturados y/o entregados, los empleados autorizados podrán cerrarlas manualmente.
Flujos de aprobación para solicitudes de tarjetas
Si está permitido, los empleados pueden enviar solicitudes para nuevas tarjetas físicas, virtuales y de un solo uso. A continuación, puedes definir quién puede aprobar estas solicitudes y quién puede emitir las tarjetas.
