Puede construir flujos de trabajo complejos, robustos y flexibles que cubran todos los casos de uso en su empresa estableciendo condiciones específicas y definiendo roles o empleados específicos como parte del flujo de trabajo de aprobación.
En Payhawk puede incluir los siguientes roles o personas en el proceso de aprobación:
Cualquier contable de Payhawk
Cualquier administrador de Payhawk
Cualquier contable o administrador Payhawk
Director de equipo
Gestor de segundo nivel
Gestor de campos personalizados
Gestor de categoría
Gestor de categoría de segundo nivel
Un empleado específico
Un empleado específico de un grupo de empleados definidos
Varios aprobadores
Cada proceso de flujo de trabajo contiene uno o más pasos de aprobación. Cada paso de aprobación puede contener una o más aprobaciones, cada una con sus propias condiciones. Si se cumple la condición de aprobación, es necesaria una aprobación. Cuando la aprobación incluye varios autorizadores, cualquiera de ellos puede aprobar.
Por ejemplo, para importes superiores a 1.000 euros procedentes del equipo de Ingeniería, puede asignar como aprobadores a personas concretas y también a todos los administradores de Payhawk de su empresa. Como resultado, cada vez que un empleado de Ingeniería envíe una solicitud de más de 1.000 euros, cualquiera de los aprobadores definidos podrá aprobarla.
Si desea que cada una de estas personas y funciones específicas dé su aprobación, deberá crear pasos de aprobación independientes.
Por ejemplo, para los importes superiores a 1.000 euros procedentes del equipo de Ventas en la categoría Viajes, deberá definir pasos de autorización independientes, cada uno de los cuales contendrá las mismas condiciones y el autorizador deseado.
Contables y administradores de Payhawk
Por defecto, en cada paso y para cada flujo de trabajo, podrás incluir empleados con derechos de contable o administrador de Payhawk. Para más información, consulta el artículo sobre roles y derechos en Payhawk.
Gerentes de equipo
El gerente de equipo en Payhawk es un rol personalizado porque puedes decidir no asignar gerentes de equipo para equipos específicos o desactivar la estructura de equipo para tu organización.
En cuanto a los flujos de aprobación, el gerente de equipo es el responsable del equipo al que pertenece el empleado que presenta la solución de aprobación.
Puedes definir los gerentes de equipo desde Empleados > Equipos.
Puedes definir los ajustes globales de los equipos, como activar o desactivar la estructura de equipos de tu empresa, desde Ajustes > Equipos.
Ten en cuenta que Equipos te permite definir una estructura personalizada de equipos que puede no corresponderse con la jerarquía interna de tu empresa. Para más información, consulta los artículos sobre gestión de empleados y equipos.
Gerentes de segundo nivel
El gerente de segundo nivel en Payhawk es un rol personalizado porque puedes decidir no tener subequipos o desactivar la estructura de equipos para tu organización.
En términos de flujos de aprobación, el gerente de segundo nivel es el gerente asignado al equipo principal. Por ejemplo, puedes haber definido un equipo Marketing como principal con un subequipo que se llame Publicidad online. El gerente de segundo nivel de un empleado del equipo Publicidad online sería el gerente del equipo Marketing. Para más información, consulta los artículos sobre gestión de empleados y equipos.
Gerentes de categorías
El gerente de categorías en Payhawk también es un rol personalizado porque puedes decidir asignar uno o más gerentes a cada valor de categoría de gastos que hayas creado. Si se asigna, puedes incluir gerentes de categorías en los flujos de aprobación de tu empresa, ya que el rol de gerente de categorías se incluirá automáticamente en las opciones una vez que se defina un gerente para la categoría de gastos.
Gerentes de campos personalizados
Por diseño, puedes asignar uno o varios gerentes a cada valor de campo personalizado que crees para tu organización. A continuación, puedes utilizar el rol de gerente de campo personalizado en los flujos de aprobación. En función del valor seleccionado de un gasto determinado, se requerirá la aprobación del gerente de campo personalizado correspondiente.
Por ejemplo, si has definido a Angela García como gerente del centro de costes cuando el centro de costes es Finanzas y a Iván Camino como gerente del centro de costes cuando el centro de costes es Hardware, entonces:
Cuando el centro de costes de un gasto concreto sea Finanzas, el aprobador será Angela García.
Cuando el centro de costes de un gasto concreto sea Hardware, el aprobador será Iván Camino.
Empleados específicos
Cada empleado de tu empresa estará disponible para que lo selecciones al definir los flujos de aprobación personalizados de tu empresa.
Reasignación de gastos tras la salida de un aprobador
La reasignación de la aprobación de gastos se produce automáticamente si el aprobador está vinculado a una función (por ejemplo, responsable de equipo o de categoría), redirigiéndose las solicitudes a la nueva persona asignada a dicha función. Sin embargo, si el aprobador es un empleado específico, las solicitudes de gasto se redirigirán por defecto a los administradores de Payhawk.