Gestionar las aprobaciones de gastos puede resultar complicado. Los diferentes departamentos, importes y tipos de gastos pueden requerir diferentes aprobadores antes de que se pague la factura. Incluso puedes tener un proceso de aprobación para los pagos con tarjeta, asegurándote de que cada transacción sea un gasto de empresa antes de que sea revisada por tu equipo de contabilidad.
Es por eso que ahora te permitimos definir tus flujos de trabajo para cada tipo de gasto. Así es cómo:
3. Una vez que estés aquí, verás la posibilidad de establecer un proceso de aprobación diferente para cada tipo de pago:
Transferencias bancarias (vencidas o pagadas mediante transferencia bancaria)
Pagos con tarjeta
Reembolsos (pagados con fondos personales)
Efectivo de la empresa (pagado con fondos de la empresa)
4. Para cada tipo de pago, verás las acciones correspondientes, para lo cual hay una leyenda a la derecha
5. Por ahora, los contables y administradores son los roles responsables de la acción de revisión, mientras que Pagar y reembolsar pueden ser realizados por administradores, contables o una persona específica
6. Haz clic en "Editar"
7. Puedes elegir el rol respectivo de acuerdo con su flujo de trabajo:
La mayoría de empresas optan por el rol de jefe de equipo. De esa manera, el gasto se aprobará de acuerdo con la estructura de equipo que hayas establecido
También puedes elegir un administrador de campo personalizado (en el ejemplo, estos son el administrador del centro de costos, el administrador del proyecto y el administrador del proveedor)
Contables o administradores (esto significa cualquiera de ellos)
Cualquier contable
Cualquier administrador
Persona específica: debes seleccionar una persona en particular
Cadena de aprobación de varios pasos: esta es tu opción, si necesitas una aprobación de umbral. Después de seleccionarlo, puedes agregar tantos pasos adicionales como lo requiera su política
Aprobación de un solo paso: esta es tu opción, si necesitas la aprobación mínima de la persona con la autoridad concreta para cada gasto, dependiendo del importe del gasto. Después de seleccionar esta opción, puedes agregar tantos niveles de autoridad de aprobación como lo requiera tu política.
Cadena de aprobación multinivel
Cuando eliges la cadena de aprobación multinivel, puedes agregar tantos pasos adicionales como lo requiera tu política
Luego, puedes elegir un importe límite hasta el cual un determinado rol o empleado debe aprobar el gasto
Define el rol / empleado (para las opciones, consulta 7a a 7f arriba)
Para el ejemplo anterior, cualquier gasto de hasta 100 € deberá ser aprobado únicamente por el director del equipo. Si el importe del gasto está entre 101 y 500, deberá ser aprobado por el gerente del equipo y luego por Mary Brown. Para cualquier gasto superior a 500, pasará por el administrador del equipo -> Mary y luego cualquier administrador podría dar la aprobación final.
Una vez que haya definido su flujo de trabajo:
Los empleados pueden enviar solicitudes de gastos
Los aprobadores pueden aprobarlos o rechazarlos