Desde la aplicación Órdenes de compra y las pestañas General, Nota de entrega y albarán y Reglas de discrepancia, los administradores de Payhawk pueden configurar las órdenes de compra en la empresa.
Configuración de los ajustes básicos de las órdenes de compra
Los ajustes básicos incluyen la definición de las personas que pueden enviar solicitudes de compra para su aprobación, así como la convención numérica que se aplicará a las órdenes de compra.
Para definir los ajustes básicos de las órdenes de compra en la empresa:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Órdenes de compra.
En la pestaña General:
En la sección Perfiles, utiliza el menú desplegable para seleccionar quién podrá enviar órdenes de compra para su aprobación en tu empresa.
En la sección Personalización, selecciona el prefijo numérico y el formato del número generado automáticamente para las órdenes de compra recién creadas, por ejemplo, OC-[número generado automáticamente].
(Opcional) Puedes definir la dirección de correo electrónico de facturación central que se añadirá automáticamente a la orden de compra y que el proveedor podrá utilizar para enviar facturas más adelante.
(Opcional) También puedes añadir el logotipo de tu empresa, el cual aparecerá automáticamente en las órdenes de compra.
(Opcional) También puede incluir información adicional en los pedidos de compra. Active el botón Información adicional, rellene el título de la sección y añada la información que desea que sea visible en los pedidos de compra.
Haz clic en Guardar cambios para confirmar los ajustes.
Establecimiento de las categorías de gastos que requieren notas de entrega y albaranes
Puedes definir las categorías de gastos que requerirán una nota de entrega y albarán para las órdenes de compra. Las categorías de gastos que puedes ver en la pestaña Acuse de recibo corresponden a las categorías que has definido desde Ajustes > Campos de gasto.
Para obtener más información sobre la gestión de los campos de gastos en Payhawk, consulta los siguientes artículos:
La solicitud de una nota de entrega y albarán para una categoría de gasto activará el proceso de triple conciliación para esa categoría y requerirá que el equipo financiero coteje los datos en la orden de compra, la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán antes de que se ejecute el pago.
Para seleccionar las categorías de gasto que requerirán notas de entrega y albaranes para las órdenes de compra:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Órdenes de compra.
En la pestaña Acuse de recibo, verás las categorías y subcategorías de gasto definidas para tu empresa. Consulta aquellas para las que necesitarás una nota de entrega y albarán.
Haz clic en Guardar cambios para confirmar los ajustes.
Notas sobre las reglas de discrepancia para los pedidos de compra
Las categorías de gasto configuradas para requerir notas de entrega y albaranes para las órdenes de compra activan el proceso de triple conciliación (entre la orden de compra, la factura y la nota de entrega y el albarán) mientras que las categorías de gasto que no requieren notas de entrega y albaranes para las órdenes de compra activan un proceso de doble conciliación (entre la orden de compra y la factura).
Si durante la conciliación Payhawk identifica una discrepancia entre los importes de los documentos, el sistema activará un proceso de aprobación del pago de acuerdo con los flujos de trabajo definidos previamente para el tipo de gasto vinculado a las órdenes de compra.
Para simplificar el proceso de pago, Payhawk te permite definir reglas de discrepancia para los tipos de gastos relacionados con la orden de compra que permiten desviaciones en los importes de los documentos (orden de compra, factura y nota de entrega y albarán si procede).
Payhawk activará un flujo de trabajo de aprobación de discrepancia en los siguientes casos:
Si el importe facturado es superior al importe en la orden de compra con más del umbral de discrepancia permitido.
Si los artículos recibidos son menos que los comprados y la nota de entrega y albarán tiene marcada la casilla No espero recibir más.
Si los artículos recibidos son más que los comprados.
Las reglas de discrepancia sólo pueden definirse en la moneda base de su cuenta. Si recibe una orden de compra para pago en otra divisa, Payhawk aplica el tipo de cambio actual para calcular la discrepancia. Por ejemplo, si define una regla de discrepancia de 20 GBP y recibe una orden de compra que supera el importe aprobado con 21 EUR, no se activará ninguna discrepancia.
Definición de las reglas de discrepancia para las órdenes de compra
Para definir las reglas de discrepancia para las órdenes de compra:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Órdenes de compra.
En la pestaña Reglamento para discrepancias, define:
Los cargos o las personas de la empresa que podrán aprobar (iniciar) pagos por discrepancias haciendo clic en el enlace Configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulta el artículo sobre configuración de flujos de trabajo para tipos de gastos relacionados con órdenes de compra.
En la pestaña Importe en discrepancia, define el importe permitido:
Haz clic en Guardar cambios para confirmar los ajustes.
Si hay una discrepancia en la cantidad, se ignora la tolerancia de la discrepancia de cantidad.
Recursos útiles