Desde la aplicación Ajustes > Compras y las pestañas General, Nota de entrega y albarán y Reglas, los administradores de Payhawk pueden configurar las órdenes de compra en la empresa.
Ajustes generales de las compras
Desde la pestaña General, puedes definir los ajustes básicos de las compras, por ejemplo, especificar quién puede presentar solicitudes de compra para su aprobación y definir la convención de numeración que se aplicará a las compras.
Para configurar los ajustes básicos de compra de tu empresa:
Ve a la pestaña General:
En la sección Perfiles, utiliza el menú desplegable para seleccionar qué empleados de tu empresa pueden presentar compras para su aprobación.
En la sección Personalización, define el prefijo numérico y el formato de los números de compra generados automáticamente, como OC-[número generado automáticamente].
(Opcional) Puedes especificar una dirección de correo electrónico de facturación central para vincularla automáticamente a las compras, lo que permite a los proveedores enviar las facturas directamente.
(Opcional) Añade el logotipo de tu empresa para que aparezca automáticamente en todas las compras.
(Opcional) Puedes añadir detalles de facturación adicionales a las compras activando el botón Información adicional. Escribe un título para la sección e indica la información que deseas que aparezca en las compras.
Haz clic en Guardar cambios para confirmar tus ajustes.
Notas de entrega y albaranes para categorías de gastos específicas
Desde la pestaña Nota de entrega y albarán, puedes solicitar notas de entrega y albaranes para las compras de una categoría concreta. Las categorías de gastos de esta pestaña se definen en Ajustes > Campos de gastos y se pueden gestionar desde Ajustes > Campos de gastos > Campos integrados > Categorías.
Al solicitar una nota de entrega y albarán para una categoría de gastos se activará el proceso de triple conciliación para esa categoría y requerirá que el equipo financiero compruebe los datos de la compra, la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán antes de que se ejecute el pago.
Para seleccionar las categorías de gastos que requerirán notas de entrega y albaranes para las compras:
Ve a la pestaña Nota de entrega y albarán para ver las categorías y subcategorías de gastos definidas para tu empresa. Selecciona las casillas de verificación para las que quieras solicitar una nota de entrega y albarán.
Haz clic en Guardar cambios.
Notas sobre las reglas de discrepancia para los pedidos de compra
Las categorías de gasto configuradas para requerir notas de entrega y albaranes para las órdenes de compra activan el proceso de triple conciliación (entre la orden de compra, la factura y la nota de entrega y el albarán) mientras que las categorías de gasto que no requieren notas de entrega y albaranes para las órdenes de compra activan un proceso de doble conciliación (entre la orden de compra y la factura).
Si durante la conciliación Payhawk identifica una discrepancia entre los importes de los documentos, el sistema activará un proceso de aprobación del pago de acuerdo con los flujos de aprobación definidos previamente para el tipo de gasto vinculado a las órdenes de compra.
Para simplificar el proceso de pago, Payhawk te permite definir reglas de discrepancia para los tipos de gastos relacionados con la orden de compra que permiten desviaciones en los importes de los documentos (orden de compra, factura y nota de entrega y albarán si procede).
Payhawk activará un flujo de trabajo de aprobación de discrepancia en los siguientes casos:
Si el importe facturado es superior al importe en la orden de compra con más del umbral de discrepancia permitido.
Si los artículos recibidos son menos que los comprados y la nota de entrega y albarán tiene marcada la casilla No espero recibir más.
Si los artículos recibidos son más que los comprados.
Las reglas de discrepancia sólo pueden definirse en la moneda base de su cuenta. Si recibe una orden de compra para pago en otra divisa, Payhawk aplica el tipo de cambio actual para calcular la discrepancia. Por ejemplo, si define una regla de discrepancia de 20 GBP y recibe una orden de compra que supera el importe aprobado con 21 EUR, no se activará ninguna discrepancia.
Reglas de cierre automático y umbrales de discrepancia
Para definir el reglamento para discrepancias para las compras:
Ve a la pestaña Reglas:
Especifica si el cierre automático debe estar activado para las compras en tu empresa.
Utiliza el enlace Configuración del flujo de aprobación para asignar perfiles o empleados autorizados para iniciar pagos por discrepancias. Para obtener más información, consulta el artículo sobre la configuración de los flujos de aprobación para compras.
En Discrepancia de importe, establece un porcentaje o un importe específico como umbral aceptable.
Haz clic en Guardar cambios.
Si hay una discrepancia en la cantidad, se ignorará la tolerancia de la discrepancia de cantidad.
