Dependiendo de la cadena de aprobación definida en tu empresa, es posible que se te incluya como aprobador de las solicitudes de gasto enviadas por los miembros de tu equipo.
Siempre que se haya remitido una solicitud de gasto que tengas que aprobar, te enviaremos una notificación por correo electrónico. También recibirás una notificación por correo electrónico en tu Bandeja de entrada de Payhawk.
Notas sobre la aprobación y denegación de solicitudes de gasto
En función del tipo de cadena de aprobación, cuando apruebes una solicitud de gasto, todos los aprobadores pertinentes de la cadena de aprobación recibirán la notificación correspondiente.
Si deniegas una solicitud de gasto, el empleado que la haya remitido recibirá una notificación push en su teléfono y un correo electrónico. También podrá ver el motivo por el que has rechazado su solicitud de gasto.
Dependiendo de los flujos de aprobación predefinidos en tu empresa, los aprobadores de gastos de partidas divididas recibirán simultáneamente una solicitud de gasto por el importe respectivo. En la solicitud de gasto, los aprobadores pueden ver los detalles sobre las otras partidas y los aprobadores.
Acceder a solicitudes de fondos
Puedes acceder a una solicitud de gasto desde tu teléfono u ordenador a través de la notificación por correo electrónico recibida.
También puedes abrir la aplicación móvil Payhawk en tu teléfono o iniciar sesión en el portal web de Payhawk con tu navegador y acceder a la solicitud desde tu Bandeja de entrada Payhawk.
Aprobación de las solicitudes de pago bancario de las órdenes de compra
Al aprobar un pago por transferencia bancaria de la factura de un proveedor vinculada a una orden de compra, es posible que recibas un mensaje de advertencia por discrepancias basadas en la doble y triple conciliación realizada por Payhawk y según las reglas de discrepancia definidas previamente por tu empresa. El contenido del mensaje, por lo tanto, puede variar.
Aprobar solicitudes de gasto en la aplicación móvil
Para aprobar una solicitud de gasto en la aplicación móvil Payhawk:
En la aplicación móvil Payhawk, pulsa Bandeja de entrada.
En Pendiente, pulsa la solicitud de gasto que desees seleccionar.
Pulsa Aprobar.
Denegar solicitudes de gasto en la aplicación móvil
Para denegar una solicitud de gasto en la aplicación móvil Payhawk:
En la aplicación móvil Payhawk, ve a la Bandeja de entrada.
Pulsa la solicitud de gasto que desees seleccionar.
Pulsa Denegar. Como resultado, se abre la pantalla Denegar esta solicitud. Ahora, tendrás que seleccionar si devolver el gasto para que el solicitante lo actualice o rechazarlo y eliminarlo por completo.
Para devolver una solicitud de gasto para que el empleado la actualice y la vuelva a enviar:
Pulsa la opción Devolver al empleado.
En Nota, escribe el motivo para el rechazo con los datos adicionales que debe proporcionar el empleado.
Haz clic en el botón Devolver para confirmar.
Para rechazar y eliminar la solicitud de gasto:
Selecciona la opción Rechazar y eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre, escribe el motivo para tu rechazo en Nota.
Marca la casilla para confirmar tu elección.
Pulsa el botón Rechazar para rechazar y eliminar el gasto no pagado.
Aprobar solicitudes de gasto en el navegador
Para aprobar una solicitud de gasto en el portal web de Payhawk:
En el portal web de Payhawk, ve a Bandeja de entrada.
Haz clic en la solicitud de gasto que desees seleccionar.
Haz clic en Aprobar y los contables podrán procesar el gasto.
Denegar solicitudes de gasto en el navegador
Para denegar una solicitud de gasto en el portal web de Payhawk:
En el portal web de Payhawk, ve a Bandeja de entrada.
Haz clic en la solicitud de gasto que desees seleccionar.
Haz clic en Denegar. Como resultado, se abre la pantalla Denegar esta solicitud. Ahora, tendrás que seleccionar si devolver el gasto para que el solicitante lo actualice o rechazarlo y eliminarlo por completo.
Para devolver una solicitud de gasto para que el empleado la actualice y la vuelva a enviar:
Haz clic en la opción Devolver al empleado.
En Nota, escribe el motivo para la denegación con los datos adicionales que debe proporcionar el empleado.
Haz clic en el botón Devolver para confirmar.
Para rechazar y eliminar la solicitud de gasto:
Selecciona la opción Rechazar.
En Nota, indica el motivo para tu decisión.
Marca la casilla para confirmar tu elección.
Haz clic en el botón Rechazar para confirmar.
El rechazo de una solicitud de gasto de una tarjeta no eliminará el gasto, pero mostrará el motivo para que pueda verlo el contable.
El rechazo de una solicitud de otro tipo de gasto eliminará por completo el gasto, a menos que se haya pagado sin ser aprobado.
