Según el flujo de trabajo de aprobación definido en su empresa, es posible que le incluyan como responsable de la aprobación de las solicitudes de gasto que presenten los miembros de su equipo.
Cada vez que se presente una solicitud de gasto que tiene que aprobar, recibirá una notificación por correo electrónico y también se enviará un correo de notificación a su Buzón de recibo en Payhawk.
Especificaciones
En función del flujo de trabajo determinado, tras aprobar una solicitud de gasto, todos los responsables de la aprobación correspondientes en la cadena de aprobación de ese tipo de gasto recibirán la debida notificación.
Una vez que haya rechazado una solicitud de gasto, el empleado que envió la solicitud recibirá una notificación push en su teléfono y un correo electrónico. También podrá ver por qué la solicitud de gasto resultó denegada.
Dependiendo de los flujos de aprobación predefinidos en su empresa, los responsables de la aprobación de gastos divididos en varias líneas de partidas recibirán simultáneamente una solicitud de gasto por el monto respectivo. En la solicitud de gasto, los responsables de la aprobación pueden ver los detalles sobre las otras líneas de partidas y otros responsables de la aprobación.
Al devolver o rechazar un gasto, el motivo de la acción señalada (junto con la acción en sí) se registrará como un comentario y podrá verse desde la pestaña Actividad > Comentarios.
Las acciones de devolver al empleado y rechazar también se registrarán como una actividad y se podrán ver desde la pestaña Actividad > Flujo de trabajo.
Acceder a las solicitudes de gastos
Puede acceder a una solicitud de gasto desde su teléfono u ordenador a partir de la notificación de solicitud por correo electrónico que ha recibido.
Como alternativa, abra la aplicación móvil de Payhawk en su teléfono o inicie sesión en el portal web de Payhawk desde su navegador, y acceda a la solicitud desde su Buzón de recibo de Payhawk.
Aprobar las solicitudes de pago bancario de las órdenes de compra
Al aprobar el pago por transferencia bancaria de una factura de proveedor vinculada a una orden de compra, es posible que reciba un mensaje de advertencia por discrepancias de importe basado en el cotejo a dos o tres bandas realizado por Payhawk y basado en las normas de discrepancia predefinidas en su empresa. El contenido del mensaje, por tanto, puede variar.
Aprobar las solicitudes de gastos por importes presupuestados
Si es responsable de un presupuesto o responsable de la aprobación de solicitudes de gastos que su empresa ha presupuestado, podrá ver los detalles del presupuesto y también ir al presupuesto y a los gastos en sí para obtener más detalles.
Si usted es responsable de un presupuesto o responsable de la aprobación de solicitudes de gastos que su empresa ha presupuestado, y la solicitud de gasto está relacionada con una orden de compra, podrá ver los detalles del presupuesto y también ir al presupuesto y a la propia solicitud de compra para obtener más detalles.
En cualquier caso, si corre el riesgo de salirse del presupuesto o ya lo ha hecho, el sistema le mostrará una advertencia para que la tenga en cuenta.
Aprobación de solicitudes de gastos en la aplicación móvil
Para aprobar una solicitud de gasto desde la aplicación móvil de Payhawk:
En la aplicación móvil de Payhawk, pulse Buzón de recibo.
En Pendientes, seleccione la solicitud de gasto deseada pulsándola.
Pulse Aprobar.
Rechazar solicitudes de gastos en la aplicación móvil
Para rechazar una solicitud de gasto:
En la aplicación móvil de Payhawk, vaya a Buzón de recibo.
Seleccione la solicitud de gasto deseada pulsándola.
Pulse Rechazar. Como resultado, se abre la pantalla Rechazar esta solicitud. Ahora, debe seleccionar si devuelve el gasto para que el solicitante lo actualice, o si lo rechaza y lo elimina por completo.
Para devolver la solicitud de gasto para que el empleado la actualice y la vuelva a enviar:
Pulse la opción Devolver al empleado.
En Nota, introduzca el motivo de la denegación con los detalles adicionales que el empleado debe proporcionar.
Pulse Devolver.
Para rechazar y eliminar la solicitud de gasto:
Seleccione la opción Rechazar y eliminar.
En Nota, introduzca el motivo del rechazo del gasto.
Pulse Rechazar.
Aprobación de solicitudes de gastos en el portal
Para aprobar una solicitud de gasto:
En el portal web de Payhawk, vaya a Buzón de recibo.
Seleccione la solicitud de gasto deseada haciendo clic sobre ella.
En la siguiente pantalla, haga clic en Aprobar.
Rechazar solicitudes de gastos en el portal
Para rechazar una solicitud de gasto:
En el portal web de Payhawk, vaya a Buzón de recibo.
Seleccione la solicitud de gasto deseada haciendo clic sobre ella.
Haga clic en Rechazar. Como resultado, se abre la pantalla Rechazar esta solicitud. Ahora, tiene que seleccionar si devuelve el gasto para que el solicitante lo actualice, o si lo rechaza y lo elimina por completo.
Para devolver la solicitud de gasto para que el empleado la actualice y la vuelva a enviar:
Pulse sobre la opción Devolver al empleado.
En Nota, introduzca el motivo de la denegación con los detalles adicionales que el empleado debe proporcionar.
Haga clic en Devolver.
Para rechazar y eliminar la solicitud de gasto:
Seleccione la opción Rechazar.
En Nota, introduzca el motivo del rechazo del gasto.
Haga clic en Rechazar y eliminar.
Cuando rechace una solicitud de gasto de tarjeta, esto no eliminará el gasto pero se mostrará el motivo para que lo vea el contable.
Cuando rechace una solicitud de otro tipo de gastos, esta acción eliminará por completo el gasto a menos que se haya pagado sin una aprobación.
