De forma predeterminada, los administradores de Grupo pueden ver el panel de control de Grupo. Este ofrece una serie de opciones para supervisar las finanzas y operaciones de las diferentes entidades.
El panel de control de Grupo proporciona un acceso rápido a la siguiente información:
La lista de todas tus entidades en Payhawk con un resumen de tarjetas y empleados.
Una columna de situación (cobertura) para cada entidad, en la que se indica si los fondos son suficientes para cubrir los gastos y suscripciones pendientes de pago.
Suscripciones y gastos pendientes de pago.
Un resumen de todos los gastos que están sin aprobar (en espera), sin revisar y sin pagar.
Lista de entidades
En el menú desplegable de cada entidad, puedes recibir información sobre lo siguiente:
Número de empleados de la entidad. Muestra tanto los usuarios activos de la entidad como los que tienen invitaciones pendientes.
Número de tarjetas de la entidad. Muestra tanto las tarjetas activas como las que están pendientes de activación.
Los fondos de la entidad disponibles en cada momento en sus respectivas monedas.
Situación de fondos suficientes
Junto a los fondos, una columna de cobertura indica si el saldo en su moneda respectiva es suficiente para cubrir los gastos de un período seleccionado.
De este modo, los administradores de Grupo reciben información sobre:
El momento en que necesitan depositar fondos para cubrir los próximos gastos.
El importe de los fondos necesarios.
Si los fondos actuales son suficientes, es decir, si los fondos actuales pueden cubrir las suscripciones y los gastos pendientes de pago, el estado será SUFICIENTE.
Si las suscripciones y los gastos pendientes de pago superan los fondos disponibles, el estado pasará a ser INSUFICIENTE, lo que indicará al administrador que debe añadir fondos.
Basándose en la información del panel de control de Grupo, los administradores de Grupo pueden hacer lo siguiente:
Utiliza como referencia la diferencia entre los fondos y los próximos gastos.
Ahorra tiempo y desplázate desde esta vista hasta el saldo correspondiente cuando necesites realizar ingresos con tan solo hacer clic en él.
Ten en cuenta que el gasto próximo no incluye ninguna previsión de rotación de tarjetas. Los administradores pueden utilizar avisos de saldo bajo a nivel de entidad para mitigar ese riesgo y recibir un aviso con la antelación oportuna. Si se produce un aviso, el estado será INSUFICIENTE.
Suscripciones y gastos pendientes de pago
La pestaña Gastos pendientes de pago muestra el importe de las transferencias bancarias pendientes de pago revisadas y los gastos reembolsables pendientes de pago antes de la fecha del día en curso. Para ver todos los gastos que debe pagar la entidad, haz clic en la suma. De esta forma, el administrador del Grupo puede ver una vista más detallada de los gastos pendientes de una entidad individual.
La pestaña Suscripciones pendientes de pago muestra el importe de las próximas suscripciones pendientes de pago durante el mes en curso. Para ver todos los pagos de las próximas suscripciones de la entidad, haz clic en la suma.
Resumen de operaciones
Las columnas En espera, Para revisar, y Para pagar indican a los administradores de grupo a cuánto asciende el trabajo pendiente de cada entidad. El número de gastos por entidad aparece resaltado en azul y, si se hace clic en el menú desplegable de las entidades individuales, se desglosan los gastos por moneda.
En espera muestra el número de gastos (creados antes de la fecha del día en curso) que aún no han sido aprobados. Esto permite al administrador del grupo realizar el seguimiento de los empleados o responsables con partidas pendientes al cerrar el mes.
Para revisar muestra cuántos gastos (con fecha de documento anterior a la fecha del día en curso) están sin revisar. De este modo, los administradores de Grupo pueden entonces centrarse en finalizar los gastos no revisados para terminar el cierre de fin de mes.
Para pagar muestra cuántos gastos (vencidos antes de la fecha del día en curso) están listos para el pago hasta una fecha determinada. Los administradores de Grupo pueden acceder a estos gastos y liquidar los pagos pendientes.
