Además de importar manualmente proveedores a Payhawk o rellenar los campos automáticamente sincronizando los datos del proveedor con el sistema ERP, también puedes crear un proveedor desde la aplicación Proveedores, buscarlo en la base de datos de proveedores, archivarlo si ya no lo necesitas y recuperarlo si la empresa vuelve a necesitarlo.
Creación de proveedores nuevos
Para crear un proveedor nuevo en Payhawk:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Panel de control > Proveedores.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, rellena los datos disponibles y haz clic en Guardar. Como resultado, aparece el proveedor en la pestaña Proveedores > Activa.
Para crear una nueva entrada, solo tienes que rellenar el nombre del proveedor. Los demás datos del proveedor pueden añadirse más adelante.
Añadir nuevos proveedores al cargar gastos
La herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk detecta automáticamente el nombre del proveedor cuando un empleado carga un gasto. Cuando un contable o administrador de Payhawk abre el gasto, el sistema le pide que añada este proveedor a la cuenta si se trata de un proveedor nuevo.
Si el campo de gastos Proveedor se ha establecido en Todos, los empleados pueden seleccionar un proveedor existente o marcar un proveedor como nuevo.
Si el campo de gastos Proveedor se ha establecido en Contables y administradores, el campo Proveedor se eliminará del gasto y los empleados no podrán ver ni introducir ninguna información del proveedor.
Para añadir un nuevo proveedor desde la aplicación Gastos en Payhawk:
Haz clic en el enlace Añadir un proveedor a tu cuenta.
En el cuadro de diálogo que se abre, Payhawk muestra la información extraída automáticamente sobre el gasto y, como resultado, algunos de los campos de proveedores ya están cumplimentados.
Rellena los datos que necesites. Haz clic en Guardar.
Archivo de proveedores
Si se ha añadido un proveedor incorrecto a la lista de los proveedores activos, ha quedado obsoleto un proveedor actual o no son exactos los datos de un proveedor y prefieres mantenerlos fuera de uso en lugar de eliminarlos, puedes mover el proveedor a la pestaña Proveedores > Archivados.
Para archivar un proveedor:
Ve a la pestaña Panel de control > Proveedores > Activos.
Haz clic en el proveedor que quieras seleccionar.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Archivar. Como resultado, el proveedor pasará a la pestaña Archivados.
Recuperación de proveedores archivados
Puedes volver a activar un proveedor, lo que te permitirá editar sus datos y categorizar los gastos:
Ve a la pestaña Panel de control > Proveedores > Archivados.
Haz clic en el proveedor que quieras seleccionar.
Haz clic en el botón Recuperar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Confirmar para confirmar los cambios. Como resultado, el proveedor ha pasado de la pestaña Proveedores > Archivados a la pestaña Activo.
Búsqueda de proveedores
Si la lista de proveedores es demasiado larga y necesitas reducirla rápidamente para encontrar un proveedor concreto, puedes utilizar la opción de búsqueda y filtrar la empresa deseada.
Para buscar un proveedor tanto en la lista Proveedores > Activo como en la lista Archivados:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Panel de control > Proveedores.
Haz clic en la barra de búsqueda (lupa) y escribe parte o todo el nombre del proveedor. Como resultado, el sistema mostrará una lista de resultados relacionados, si los hubiera.
Para salir de la opción de búsqueda y volver a la pantalla principal Proveedores, haz clic en x en la barra de búsqueda.
