Payhawk te permite importar manualmente los proveedores existentes utilizando el archivo de plantilla de Excel y, del mismo modo, te permite exportar tu base de datos de proveedores existente desde Payhawk.
No podrás importar proveedores manualmente si tienes una integración ERP activa con Payhawk.
Información específica
Al rellenar manualmente tus proveedores en Payhawk, el sistema actualizará la base de datos de proveedores existente (si la hubiera) haciendo coincidir los nombres de los proveedores, los números de identificación fiscal y los ID externos:
Si estos campos coinciden entre los proveedores existentes y los importados, Payhawk actualizará los proveedores existentes.
Si no se encuentra ninguna coincidencia para un proveedor actual, Payhawk lo eliminará.
Si no se encuentra ninguna coincidencia para los datos existentes en una fila del archivo, Payhawk creará un nuevo proveedor para esa fila.
La plantilla de Excel
El archivo de plantilla ende Excel para realizar una importación manual de proveedores a Payhawk contiene las subhojas Proveedores y Campos adicionales, y también proporciona breves instrucciones sobre los campos de importación de proveedores necesarios para facilitar el proceso:
Proveedores: la subhoja te permite importar varios proveedores a la vez. Aquí puedes especificar los datos de contacto y bancarios del proveedor, su número de identificación fiscal y más detalles del proveedor.
Campos adicionales: la subhoja te permite especificar los nombres y los posibles valores para los campos de proveedor adicionales (personalizados), por ejemplo, Nombre del proyecto, Referencia externa o Código de descuento. Si especificas posibles valores para un campo adicional, el campo se tratará como una lista de valores. De lo contrario, el campo se tratará como un campo de texto libre.
No puedes especificar los campos de clasificación de gastos en el archivo de la plantilla de importación.
Importación de proveedores con la plantilla de Excel
Para importar tus proveedores a Payhawk con el archivo de la plantilla de Excel:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Panel de control > Proveedores.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Importar proveedores.
En la siguiente pantalla, haz clic en el enlace del archivo de la plantilla para descargar el archivo de la plantilla localmente.
Rellena los datos necesarios para la importación de proveedores al archivo.
Vuelve a Payhawk y carga el archivo con los datos de tu proveedor. Haz clic en Continuar.
En la siguiente pantalla aparecerá un resumen de los datos cargados. Confirma la importación en el sistema y haz clic en Importar.
Ten en cuenta que si faltan datos obligatorios de los proveedores o son incorrectos (por ejemplo, identificador externo, número de identificación fiscal o nombre de proveedor duplicado), Payhawk mostrará un mensaje de advertencia.
Una vez finalizada la importación, la pantalla mostrará un resumen del resultado de la importación y se mostrará el estado actual de la aplicación Proveedores. Haz clic en Hecho.
Exportar proveedores en Excel
También puedes exportar manualmente tus proveedores:
Ve a Panel de control > Proveedores.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Exportar proveedores. Como resultado, se generará un archivo de Excel que se descargará automáticamente de forma local en tu ordenador.
