La integración directa entre Payhawk y Oracle NetSuite te permite disfrutar de un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk sincroniza los datos cuando se conecta a Oracle NetSuite por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y Oracle NetSuite.
Datos maestros y campos personalizados
En el siguiente diagrama se muestran los datos maestros y los campos personalizados que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Gastos revisados y pagos liquidados
El siguiente diagrama muestra los datos intercambiados relativos a los gastos revisados y los pagos liquidados entre los sistemas Payhawk y Oracle NetSuite.
Enviar pagos a Oracle NetSuite
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a Oracle NetSuite.
Cuando el banco liquida una transacción, la fecha de la liquidación y el importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en Oracle NetSuite en forma de asiento contable bancario. Este tipo de transacciones incluyen las transacciones con tarjeta y las transferencias bancarias.
Para obtener más información sobre la integración de cuentas Payhawk-Oracle NetSuite, consulta el artículo sobre sincronización de cuentas con Oracle NetSuite.
Enviar depósitos a Oracle NetSuite
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk lo envía automáticamente en forma de transacción de depósito a Oracle NetSuite.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos necesarios. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Enviar gastos a Oracle NetSuite
Cuando un gasto se marque como revisado con la opción Marcar como revisado, Payhawk lo exportará a Oracle NetSuite.
Esto se aplicará a los siguientes gastos específicos:
Los gastos de tarjeta se exportarán en forma de facturas de proveedores.
Los gastos de efectivo se exportarán en forma de facturas de proveedores.
Los gastos bancarios de proveedores se exportarán en forma de facturas de proveedores.
Los reembolsos pueden exportarse a Oracle NetSuite en forma de Créditos de facturas. Los Créditos de facturas importados no se aplican a las Facturas de proveedores.
Durante la conexión entre Payhawk y Oracle NetSuite, puedes elegir si quieres exportar los Gastos reembolsables en forma de Facturas de proveedores o como Informes de gastos. Esta configuración se aplicará a todos los gastos de reembolso, kilometraje y dietas.
Si optas por exportar los reembolsos en forma de facturas de proveedores, Payhawk creará al empleado como proveedor y utilizará este proveedor para todos los gastos reembolsables.
Si optas por exportar los reembolsos en forma de informes de gastos, al llevar a cabo la exportación Payhawk buscará en los registros de empleados de Oracle NetSuite un empleado con el mismo identificador externo.
Si el empleado no tiene un identificador externo en Payhawk, Payhawk lo buscará en Oracle NetSuite basándose en el correo electrónico y el nombre del empleado.
Si no es posible encontrar o hacer coincidir al empleado, recibirás un mensaje de error.
Vincular facturas con pagos
Cuando se contabiliza una factura de compra y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y vincula automáticamente un asiento de pago.
Campos de datos exportados a Oracle NetSuite
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Oracle NetSuite:
Proveedor: si el proveedor aún no existe en Oracle NetSuite, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el rol del usuario es Empleado, podrá ser solicitado por un rol de administrador.
Categoría: asignada al plan de cuentas de Oracle NetSuite.
Número de documento
Fecha del documento
Periodo de servicio (Periodo contable en Oracle NetSuite): de forma predeterminada, cuando el administrador de Payhawk cambie la fecha del Periodo de servicio en Payhawk, se sobrescribirá la Fecha del documento del gasto contabilizado en el sistema ERP, salvo si se ha habilitado en Oracle NetSuite la opción Permitir fecha de transacción fuera del periodo contable.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: la nota del titular de la tarjeta en la que se explica el gasto aparece en el campo Memo del gasto en Oracle NetSuite.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por Oracle NetSuite.
Clasificaciones: Payhawk importa las clasificaciones de Oracle NetSuite y te permite utilizarlas como campos de gasto.
Tasas: cuando la transacción incluya una comisión, durante la conexión al sistema ERP se creará una entrada independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.
Inicio de la amortización (fecha) y Fin de la amortización (fecha): cuando los dos sistemas estén conectados, las plantillas de amortización de Oracle NetSuite se sincronizarán con los datos del campo de gasto integrado Amortización.
Para asientos de nivel de línea: el valor Plan de amortización seleccionado de un gasto en Payhawk se enviará al asiento de Plan de amortización únicamente en la línea de gasto (débito). Al exportar un gasto, las fechas de los dos campos de gasto Inicio de la amortización y Fin de la amortización se enviarán respectivamente a los campos de fecha Inicio de la amortización y Fin de la amortización de Oracle NetSuite.
En el caso de facturas de proveedores o créditos de facturas de nivel de línea: el valor Plan de amortización seleccionado de un gasto en Payhawk se enviará al asiento en Plan de amortización únicamente en la línea de gasto (débito). Al exportar un gasto, las fechas de los dos campos de gasto Inicio de la amortización y Fin de la amortización se enviarán respectivamente a los campos de fecha Inicio de la amortización y Fin de la amortización de Oracle NetSuite.
En el caso de gastos reembolsables: si un gasto reembolsable está configurado para ser exportado en forma de informe de gastos en Oracle NetSuite y cualquiera de los campos Amortización (calendario, fecha de inicio o fecha de finalización) de Payhawk están rellenados, serán omitidos en la exportación, ya que el informe de gastos no admite calendarios de amortización ni fechas de inicio o finalización de la amortización.