Una vez confirmada la entrega de los artículos o servicios, el sistema puede cerrar la compra automáticamente o un contable o administrador de Payhawk puede cerrarla manualmente.
Cierre automático de compras
Para activar el cierre automático de las compras, tienes que activar la función en la aplicación Ajustes. La opción de cierre automático predeterminada se activa cuando las facturas vinculadas se han pagado en su totalidad, lo que significa que se cumplen las siguientes condiciones:
El estado de la cantidad recibida es COMPLETO.
El estado del importe facturado es VINCULADO.
Si se activa, la opción de cierre automático se aplicará tanto si el importe facturado se liquida mediante transferencia bancaria como si se marca como pagado manualmente.
Si un gasto se marca como pendiente de pago o se revierte una transferencia bancaria después de la liquidación, la compra no se puede reabrir.
Para activar la opción de cierre automático de las compras:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Ajustes > Compras > Reglas.
En el menú desplegable Cierre automático, selecciona la opción La factura vinculada está pagada.
Haz clic en Guardar.
Cierre manual de las compras
Para cerrar la compra manualmente:
Ve a Compras y selecciona la compra que desees.
En el menú de tres puntos, selecciona Cerrar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Confirmar.
Reabrir compras
Una vez que se cierra una compra, aún puedes reabrirla:
Ve a Compras > Todas y selecciona la compra que desees.
Desde su menú de tres puntos, selecciona Reabrir..
En el cuadro de diálogo que se abre, escribe el motivo por el que quieres reabrirla y haz clic en Reabrir. Así, la compra reabierta pasará a la pestaña Enviar y deberá enviarse de nuevo siguiendo el flujo de aprobación definido para tu empresa.
Recursos útiles